Mitarbeiterin Administration

Ihre Aufgaben
Als administrative Mitarbeiter*in im Bereich Finanzen, Personal und Beschaffung unterstützen Sie beim Aufbau der Workflows im Rechnungswesen und (Förder)-Controlling. Sie unterstützen die Leitung Finanzen bei diversen administrativen Belangen. Zudem wickeln Sie operativ diverse Beschaffungsabläufe ab, kümmern sich um Bestellungen sowie um administrative Personalangelegenheiten.

Der Stellenumfang beträgt im Jahr 2026 zunächst 50%. Ab dem Jahr 2027 ist eine Aufstockung auf einen Umfang von 100% vorgesehen.

Die zentralen Aufgaben umfassen:

Finanzen und Controlling

• Administrative Unterstützung bei Kalkulationen, Teilbereichscontrolling sowie bei internen Auswertungen
• Fördercontrolling und Abrechnung von Förderprojekten (z. B. Dokumentation, Fristenkontrolle, Aufbereitung förderrelevanter Unterlagen)
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Finanzgremien und bei der Erstellung des Jahresabschlusses

Beschaffung

• Unterstützung in der Abwicklung von Beschaffungs- und Bestellprozessen (Administration von Kundenkonten und BBG-Potal, Einholung von Angeboten, Bestellungen, Dokumentation, Lieferkontrolle)
• Administration von Rechnungsworkflows und Vorbereitung der laufenden Buchhaltung (Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine)
• Unterstützung bei der Schnittstelle zur externen Buchhaltung

Allgemeine Administration

• Unterstützung in der Personaladministration
• Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen, Verträge und Datenbanken
• Schnittstelle zu internen Abteilungen (Inhaltsteam, Facility Management, Events)
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im Organisationsumfeld

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (z. B. HAK, HAS, Lehre Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in Projekt- oder Förderumfeldern
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen bzw. Fördermanagement von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel)
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung
• Eigeninitiative, Flexibilität und Freude an der Mitgestaltung eines innovativen, sich entwickelnden Umfelds
• Teamfähigkeit sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Bereitschaft zur Weiterentwicklung der Rolle in Richtung Vollzeit ab 2027
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Diskretion
• Affinität zu Wissenschaft, Kultur und Bildung

Warum wir?
Wir bieten…

• die Möglichkeit am Aufbau eines innovativen Ausstellungshauses an der spannenden Schnittstelle von Wissenschaft, Kreativität und Gesellschaft mitzuwirken
• ein herausforderndes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsmöglichkeiten
• Sie sind Teil einer neu entstehenden Institution mit der Chance, Formate, Inhalte und Prozesse aktiv mitzugestalten
• ein engagiertes, offenes und kollegiales Arbeitsumfeld mit viel Entwicklungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Entwicklungsperspektiven
• Kollegiales Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege
• eine sinnstiftende Tätigkeit

Bewerbungen sind bis zum 28. Februar 2026 möglich.
Über uns
Science Communication Center
Mit dem Science Communication Center (SCC) entsteht im Herzen Wiens das größte Zentrum für moderne Wissenschaftsvermittlung in Österreich. Ab 2027 lädt das SCC auf rund 4.000 m² zu interaktiven Ausstellungen, Mitmachlaboren, Veranstaltungen und Dialogräumen ein – ein Ort, an dem Wissenschaft und Gesellschaft auf Augenhöhe in Austausch treten.

Ziel ist es, Begeisterung für Forschung zu wecken, wissenschaftliches Denken erlebbar zu machen und Vertrauen in wissenschaftliche Erkenntnisse zu fördern.

Das SCC ist ein gemeinsames Projekt der Universität Wien, der Technischen Universität Wien und der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Es entsteht in enger Kooperation mit dem Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung sowie dem Bundesministerium für Bildung. Im denkmalgeschützten Gebäude der Aula der Wissenschaften entsteht so ein lebendiger Ort der Auseinandersetzung mit aktuellen Forschungsthemen und zentralen Zukunftsfragen.

Besonderes Augenmerk gilt jungen Zielgruppen – vor allem Schüler*innen ab zehn Jahren und jungen Erwachsenen. Dabei versteht sich das SCC nicht als klassisches Museum, sondern als generationenübergreifende Plattform für Wissenschaftskommunikation mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH

Wollzeile 27a

1010 Wien

FN 649833m

Das Science Communication Center versteht sich als offene, vielfältige und chancengerechte Institution. Wir fördern aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und begrüßen insbesondere Bewerbungen von Frauen. Bei gleicher Qualifikation werden sie bevorzugt aufgenommen.

Das angegebene Gehalt ist als Mindestgehalt (auf Vollzeitbasis) zu verstehen und orientiert sich am Kollektivvertrag der Universitäten. Eine Überzahlung kann im Einklang mit den im öffentlichen Dienst üblichen Verhältnissen erfolgen, abhängig von Qualifikation und beruflicher Erfahrung.