Administrative Assistant

vor 1 Monat

Vienna, Österreich Valneva Vollzeit

We are a specialty vaccine company that develops, manufactures, and commercializes prophylactic vaccines for infectious diseases addressing unmet medical needs. We take a highly specialized and targeted approach, applying our deep expertise across multiple vaccine modalities, focused on providing either first-, best- or only-in-class vaccine solutions.

We have a strong track record, having advanced multiple vaccines from early R&D to approvals, and currently market three proprietary travel vaccines, including the world’s first and only chikungunya vaccine, as well as certain third-party vaccines.

Revenues from our growing commercial business help fuel the continued advancement of our vaccine pipeline. This includes the only Lyme disease vaccine candidate in advanced clinical development, which is partnered with Pfizer, as well as vaccine candidates against the Zika virus and other global public health threats.

Responsibilities

In this role, you will support our Admin Team with various administrative tasks as a part-time employee (12 hours/week). The position is limited to a duration of 10 months. These are your daily tasks:

  • Company Credit Cards and Travel Expenses – credit card expense reporting for employees of specific departments in close cooperation with Finance to ensure processing of credit card statements and travel expense reports in a timely and compliant manner according to guidelines and policies
  • Assistance with Organization of in-house/offsite Workshops and Meetings (Requesting offers from off-site meeting location, organization of leisure program for meetings if applicable: team events, restaurants for dinner, etc.)
  • Support with various administrative tasks, as copying, filing, scanning and printing documents, etc.
  • Interface with Peers across different Levels of the company

Requirements

  • High School Degree with administrative/financial background (HAK/or Matura with HAK-Kolleg)
  • Previous experience with administrative duties in an international environment
  • Communicative, loyal and hands-on personality
  • Fluent in German and English (oral and written)
  • Detailed working style and team-player
  • Profound and advanced MS office skills (Outlook, PowerPoint and MS office)

Benefits

  • Open, appreciative company culture with innovative spirit and attractive assignments
  • The opportunity to gain work experience in an international surrounding with flat hierarchies for 10 months
  • Good team spirit in a strong and highly motivated team
  • Flexitime: 12h/week can be divided flexibly over 2-3 days, whether in the morning or afternoon
  • Wide range of benefits like compensation days, performance-related bonus, lunch vouchers, child care center (“Kindergarten”), company events, myClubs, LinkedIn Learning etc.

Due to legal reasons we are obliged to disclose the minimum salary for this position, which is € 27.300,00 gross per year based on full-time employment. However our salaries are market oriented and in line with your qualifications and experience.

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will. ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our career site to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives.Administrative AssistantADF...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will. ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our career site to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives.Administrative AssistantADF...

  • Administrative Assistant, Indoor Sales

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich DSV Vollzeit

    Time Type: VollzeitDivision: AUT - DSV Air & Sea GmbH (Air & Sea)Location: Wien DSV – Global Transport and Logistics Bist du auf der Suche nach einer neuen Herausforderung bei einem attraktiven Arbeitgeber? Dann starte Deine Karriere bei DSV – Global Transport and Logistics!Wir bei DSV transportieren Waren aller Art rund um den Globus, mit 75.000...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich RHI Magnesita Vollzeit

    Vollzeit Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams! Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle doch deine Karriere gemeinsam mit uns! Wir versprechen dir: Es wird eine...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich RHI Magnesita Vollzeit

    Vollzeit Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams! Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle doch deine Karriere gemeinsam mit uns! Wir versprechen dir: Es wird eine...

  • Legal Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich TNT Personalberatung GmbH Vollzeit

    Legal Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist eine sehr renommierte Rechtsanwaltskanzlei in Wien, die zur Verstärkung ihres Teams nach "Rechtsanwaltsassistenz (w/m/d)" sucht.Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie Ihre administrativen Erfahrungen aus dem Assistenzbereich voll einbringen und Ihr Organisationstalent sowie...

  • Legal Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich TNT Personalberatung GmbH Vollzeit

    Legal Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist eine sehr renommierte Rechtsanwaltskanzlei in Wien, die zur Verstärkung ihres Teams nach "Rechtsanwaltsassistenz (w/m/d)" sucht.Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie Ihre administrativen Erfahrungen aus dem Assistenzbereich voll einbringen und Ihr Organisationstalent sowie...

  • Personal Assistant to General Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Marriott International Vollzeit

    At more than 100 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create experiences so exceptional that long after a guest stays with us, the experience stays with them. As the premier worldwide provider of luxury experiences, we set the standard for rare and special luxury service the world over. We invite you to explore The...

  • Administrative Coordinator

    vor 1 Tag

    Vienna, Österreich Gilead Sciences Vollzeit

    Job Description At Gilead, we’re creating a healthier world for all people. For more than 35 years, we’ve tackled diseases such as HIV, viral hepatitis, COVID-19 and cancer – working relentlessly to develop therapies that help improve lives and to ensure access to these therapies across the globe. We continue to fight against the world’s...

  • Sales-Assistant (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Dr. Anna Bauthen Ges.m.b.H Vollzeit

    Wir von der Dr. Anna Bauthen Gesellschaft m.b.H. (kurz DABG) mit Sitz in Wien sind eine der führenden Holzhandelsfirmen in Zentraleuropa. Seit über 35 Jahren bieten wir Großhändlern und Importeuren in der Levante erstklassigen Service und qualitativ hochwertiges (Nadel-)Schnittholz.Sales-Assistant (m/w/d)Sofortiger Eintritt, Vollzeitanstellung...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Valneva Vollzeit

    We are a specialty vaccine company that develops, manufactures, and commercializes prophylactic vaccines for infectious diseases addressing unmet medical needs. We take a highly specialized and targeted approach, applying our deep expertise across multiple vaccine modalities, focused on providing either first-, best- or only-in-class vaccine solutions.We...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Executive Assistant (f/m/d) 1190 Wien Vollzeit Start: as of now In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Executive Assistant (f/m/d) 1190 Wien Vollzeit Start: as of now In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support...

  • Sales Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Sharp Electronics (Europe) GmbH - Zweigniederlassung Österreich Teilzeit

    BE PART OF SHARP Join our team! SALES ASSISTANT - VERTRIEBSINNENDIENST (m/w/d) Teilzeit ab 24h bis 28,5 h/Woche Was Sie erwartet * Erstellung von Angeboten * Zusammenstellung und Bearbeitung von Verkaufsunterlagen * Intensiver Kundenkontakt im Rahmen der Angebots- und Vertragsabwicklung * Administrative Unterstützung des...

  • Sales Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Sharp Electronics (Europe) GmbH - Zweigniederlassung Österreich Teilzeit

    BE PART OF SHARP Join our team! SALES ASSISTANT - VERTRIEBSINNENDIENST (m/w/d) Teilzeit ab 24h bis 28,5 h/Woche Was Sie erwartet * Erstellung von Angeboten * Zusammenstellung und Bearbeitung von Verkaufsunterlagen * Intensiver Kundenkontakt im Rahmen der Angebots- und Vertragsabwicklung * Administrative Unterstützung des...

  • Real Estate Management Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Ulreich Bauträger GmbH Vollzeit

    STARTE DEINE KARRIERE Real Estate Management Assistant 40 Stunden, Wien M / W / D JOIN US NOW Ulreich VerwaltungsGmbH ist ein Eigentümer geführtes Familienunternehmen mit Sitz in Wien. Spezialisiert auf nachhaltige Sanierungen von Gründerzeithäusern und spannende Neubauten wurden unsere Objekte und unsere Kundenorientierung bereits...

  • Real Estate Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Ulreich Bauträger GmbH Vollzeit

    STARTE DEINE KARRIERE Real Estate Management Assistant 40 Stunden, Wien M / W / D JOIN US NOW Ulreich VerwaltungsGmbH ist ein Eigentümer geführtes Familienunternehmen mit Sitz in Wien. Spezialisiert auf nachhaltige Sanierungen von Gründerzeithäusern und spannende Neubauten wurden unsere Objekte und unsere Kundenorientierung bereits...

  • Executive Personal Assistant

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich PXP Financial Vollzeit

    Working Model: Hybrid WorkingEmployment status: Full-time, Temporary.Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.Office Location: Vienna, AustriaIn this role you will add value to PXP by:The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...