Administrative Assistant

vor 3 Wochen

Vienna, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit
Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will. 

ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our career site to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives.

Administrative Assistant

ADF International is looking for a full-time, highly skilled Administrative Assistant to join us in our Vienna, Austria office. As an Administrative Assistant you are a vital part of the ADF International team. In this role you will perform a variety of administrative tasks and provide support to the Strategic Relations & Training team. As a member of the Operations team, you will furthermore contribute to the smooth running of the Vienna office as well as the overall Operations processes in Europe.

 

Your Essential Responsibilities:

In this position, you will:

  • Support the work of the Strategic Relations & Training team in the planning, coordination, and execution of all team-related tasks.
  • Support with event coordination.
  • Answer phone calls, schedule meetings, and support visitors.
  • Provide administrative support to ensure efficient operation of the office.
  • Create and edit presentations, correspondence, memos, reports, graphs, and organizational charts.
  • Manage Outlook calendars of assigned team members and expense reports.
  • Make travel arrangements for team members, guests, and visitors.
  • Support in planning and coordinating events.
  • Manage files, contacts, travel, and events using a professional CRM application.
  • Draft mass emails and communication.
  • Coordinate internal and external meetings, including location, invitations, and catering if needed.

 

Other Responsibilities:

  • You may be asked to perform related duties or special projects as assigned within the general scope of the position.

 

Skills You Need to Succeed:

  • Strong administrative skills.
  • Strong attention to detail without losing sight of goals, objectives, and timelines.
  • Strong computer skills, including experience with Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, and Internet Explorer.
  • Proven excellent verbal, written, and interpersonal communication skills in English and German.
  • Strong intercultural understanding and ability to work professionally with different cultural sensitivities.
  • Proven excellent customer service skills.
  • Ability to initiate, work, and motivate within a team and independently.
  • Ability to organize a daily workload by priorities and independently manage timelines.
  • Ability to professionally handle confidential and sensitive information with discretion.
  • Ability to learn and apply new software applications.
  • Ability to make sound decisions under demanding conditions.

 

Education and/or Experience:

  • Bachelor’s degree or equivalent.
  • At least 3 years of experience in the field or in a related area.
  • High English proficiency and excellent German required.

 

Work permit for Austria or EU citizenship required

  • Administrative Assistant, Indoor Sales

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich DSV Vollzeit

    Time Type: VollzeitDivision: AUT - DSV Air & Sea GmbH (Air & Sea)Location: Wien DSV – Global Transport and Logistics Bist du auf der Suche nach einer neuen Herausforderung bei einem attraktiven Arbeitgeber? Dann starte Deine Karriere bei DSV – Global Transport and Logistics!Wir bei DSV transportieren Waren aller Art rund um den Globus, mit 75.000...

  • Legal Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich TNT Personalberatung GmbH Vollzeit

    Legal Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist eine sehr renommierte Rechtsanwaltskanzlei in Wien, die zur Verstärkung ihres Teams nach "Rechtsanwaltsassistenz (w/m/d)" sucht.Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie Ihre administrativen Erfahrungen aus dem Assistenzbereich voll einbringen und Ihr Organisationstalent sowie...

  • Legal Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich TNT Personalberatung GmbH Vollzeit

    Legal Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist eine sehr renommierte Rechtsanwaltskanzlei in Wien, die zur Verstärkung ihres Teams nach "Rechtsanwaltsassistenz (w/m/d)" sucht.Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie Ihre administrativen Erfahrungen aus dem Assistenzbereich voll einbringen und Ihr Organisationstalent sowie...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich RHI Magnesita Vollzeit

    Vollzeit Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams! Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle doch deine Karriere gemeinsam mit uns! Wir versprechen dir: Es wird eine...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich RHI Magnesita Vollzeit

    Vollzeit Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams! Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle doch deine Karriere gemeinsam mit uns! Wir versprechen dir: Es wird eine...

  • Personal Assistant to General Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Marriott International Vollzeit

    At more than 100 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create experiences so exceptional that long after a guest stays with us, the experience stays with them. As the premier worldwide provider of luxury experiences, we set the standard for rare and special luxury service the world over. We invite you to explore The...

  • Sales-Assistant (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Dr. Anna Bauthen Ges.m.b.H Vollzeit

    Wir von der Dr. Anna Bauthen Gesellschaft m.b.H. (kurz DABG) mit Sitz in Wien sind eine der führenden Holzhandelsfirmen in Zentraleuropa. Seit über 35 Jahren bieten wir Großhändlern und Importeuren in der Levante erstklassigen Service und qualitativ hochwertiges (Nadel-)Schnittholz.Sales-Assistant (m/w/d)Sofortiger Eintritt, Vollzeitanstellung...

  • Administrative Coordinator

    vor 16 Stunden

    Vienna, Österreich Gilead Sciences Vollzeit

    Job Description At Gilead, we’re creating a healthier world for all people. For more than 35 years, we’ve tackled diseases such as HIV, viral hepatitis, COVID-19 and cancer – working relentlessly to develop therapies that help improve lives and to ensure access to these therapies across the globe. We continue to fight against the world’s...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Executive Assistant (f/m/d) 1190 Wien Vollzeit Start: as of now In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Executive Assistant (f/m/d) 1190 Wien Vollzeit Start: as of now In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Valneva Vollzeit

    We are a specialty vaccine company that develops, manufactures, and commercializes prophylactic vaccines for infectious diseases addressing unmet medical needs. We take a highly specialized and targeted approach, applying our deep expertise across multiple vaccine modalities, focused on providing either first-, best- or only-in-class vaccine solutions.We...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Valneva Vollzeit

    We are a specialty vaccine company that develops, manufactures, and commercializes prophylactic vaccines for infectious diseases addressing unmet medical needs. We take a highly specialized and targeted approach, applying our deep expertise across multiple vaccine modalities, focused on providing either first-, best- or only-in-class vaccine solutions.We...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Valneva Vollzeit

    We are a specialty vaccine company that develops, manufactures, and commercializes prophylactic vaccines for infectious diseases addressing unmet medical needs. We take a highly specialized and targeted approach, applying our deep expertise across multiple vaccine modalities, focused on providing either first-, best- or only-in-class vaccine solutions.We...

  • Sales Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Sharp Electronics (Europe) GmbH - Zweigniederlassung Österreich Teilzeit

    BE PART OF SHARP Join our team! SALES ASSISTANT - VERTRIEBSINNENDIENST (m/w/d) Teilzeit ab 24h bis 28,5 h/Woche Was Sie erwartet * Erstellung von Angeboten * Zusammenstellung und Bearbeitung von Verkaufsunterlagen * Intensiver Kundenkontakt im Rahmen der Angebots- und Vertragsabwicklung * Administrative Unterstützung des...

  • Sales Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Sharp Electronics (Europe) GmbH - Zweigniederlassung Österreich Teilzeit

    BE PART OF SHARP Join our team! SALES ASSISTANT - VERTRIEBSINNENDIENST (m/w/d) Teilzeit ab 24h bis 28,5 h/Woche Was Sie erwartet * Erstellung von Angeboten * Zusammenstellung und Bearbeitung von Verkaufsunterlagen * Intensiver Kundenkontakt im Rahmen der Angebots- und Vertragsabwicklung * Administrative Unterstützung des...

  • Real Estate Management Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Ulreich Bauträger GmbH Vollzeit

    STARTE DEINE KARRIERE Real Estate Management Assistant 40 Stunden, Wien M / W / D JOIN US NOW Ulreich VerwaltungsGmbH ist ein Eigentümer geführtes Familienunternehmen mit Sitz in Wien. Spezialisiert auf nachhaltige Sanierungen von Gründerzeithäusern und spannende Neubauten wurden unsere Objekte und unsere Kundenorientierung bereits...

  • Real Estate Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Ulreich Bauträger GmbH Vollzeit

    STARTE DEINE KARRIERE Real Estate Management Assistant 40 Stunden, Wien M / W / D JOIN US NOW Ulreich VerwaltungsGmbH ist ein Eigentümer geführtes Familienunternehmen mit Sitz in Wien. Spezialisiert auf nachhaltige Sanierungen von Gründerzeithäusern und spannende Neubauten wurden unsere Objekte und unsere Kundenorientierung bereits...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Executive Personal Assistant

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich PXP Financial Vollzeit

    Working Model: Hybrid WorkingEmployment status: Full-time, Temporary.Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.Office Location: Vienna, AustriaIn this role you will add value to PXP by:The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for...