Management Assistant | Office Administration

vor 3 Wochen

Wien, Österreich the tean GmbH & Co KG Vollzeit

 Management Assistant | Office Administration the tean ist ein international agierendes Technologieunternehmen mit Fokus auf der Entwicklung von künstlicher Intelligenz sowie neuen digitalen Produkten, Services und Geschäftsmodellen. Standorte des Unternehmens befinden sich in Wien, Duisburg und der Schweiz (Diepoldsau). Dienstort ist Wien. Es besteht auch die Möglichkeit für Remote Work. Ihre Aufgaben Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Als Assistenz des Managements sind Sie oft in die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene eingebunden. Sie unterstützen den CEO und das restliche Management bei der Vorbereitung und Analyse von Informationen, die für strategische Entscheidungen notwendig sind. Verwaltung des Terminkalenders: Sie planen und koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen des CEOs. Fallweise nehmen Sie auch an Meetings des Managements teil und führen Protokoll. Kommunikationsmanagement: Als Assistenz des Managements agieren Sie oft als vermittelnde Person zwischen dem Management und anderen Teams, Mitarbeitenden oder Geschäftspartner*innen. Sie stellen sicher, dass die Kommunikation effizient und klar ist und helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Sie repräsentieren auch das Unternehmen nach außen, indem Sie die Leistungsinhalte, die Struktur und die Unternehmenswerte – intern und Dritten gegenüber – kommunizieren. Sie sind die erste Ansprechperson für verschiedenste Kontakte und Stakeholder. Personelle Aufgaben: Sie schalten Jobinserate, verwalten in der Schnittstelle mit dem HR-Management Bewerbungen – sowohl terminlich als auch in der Erstansprache – und beantworten die Anliegen der Bewerber*innen. Außerdem wirken Sie beim Onboarding von neuen Teammitgliedern mit. Organisation von Veranstaltungen: Sie sind auch für die Organisation von internen und externen Veranstaltungen verantwortlich, zum Beispiel Teamevents. Administrative Aufgaben: Als Assistenz des Managements übernehmen Sie auch eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, wie das Verfassen von Korrespondenz (in deutscher und englischer Sprache), die Vorbereitung von Präsentationen oder die Pflege von Daten. Sie verwalten Eingangs- und Ausgangsrechnungen und übernehmen auch die Vorkontierung von Belegen in der Schnittstelle zur Buchhaltung. Organisatorische Aufgaben: Sie wirken an internen Projekten zur kontinuierlichen Optimierung und Effizienzsteigerung innerbetrieblicher Abläufe und Prozesse mit. Office Administration: Sie sind für alle administrativen Aufgaben im Büro in Wien verantwortlich, zum Beispiel die Kontrolle des Reinigungsdienstes, Empfang und Bewirtung von Gästen des Managements, Einkauf von Büroartikeln und Handwerkerorganisation. Vertrauliche Aufgaben: Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem Management sind Sie oft in vertrauliche Angelegenheiten des Unternehmens eingebunden. Dies erfordert ein hohes Maß an Diskretion und Integrität. Sie verwalten auch Verträge jeglicher Art, zum Beispiel Dienstverträge. Ihr Profil Ausbildung und Erfahrungen: Sie besitzen eine abgeschlossene Berufsausbildung (Bürokaufperson, Buchhaltung etc.) oder höhere Schulausbildung, wie zum Beispiel Matura oder Fachmatura. Sie haben ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Vorzugsweise können Sie Erfahrungen im Bereich Assistenz des Managements und Office Administration vorweisen. Arbeitsweise: Als Assistenz des Managements und Office Administration müssen Sie selbstständig, verantwortungsbewusst und zuverlässig agieren. Genauigkeit in der Textgestaltung und im Umgang mit Zahlen sind für Sie maßgeblich. Begeisterungsfähigkeit: Als Assistenz des Managements müssen Sie sich für digitale Anwendungen, insbesondere jener der künstlichen Intelligenz, begeistern können. Sie sind lernfähig und interessieren sich für technologische Anwendungen und deren Geschäftsmodelle. Organisationsfähigkeit: Sie müssen in der Lage sein, den Überblick über den vollen Terminkalender des CEOs zu behalten, Meetings und Geschäftsreisen zu organisieren und gleichzeitig administrative Aufgaben zu erledigen. Kommunikationsfähigkeit: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, da die Assistenz des Managements als vermittelnde Person zwischen dem Management und anderen Teams oder Geschäftspartner*innen agiert. Diskretion und Vertraulichkeit: Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Management sind Sie oft in vertrauliche Angelegenheiten eingebunden. Es ist daher wichtig, dass sie vertrauliche Informationen diskret behandeln und professionelle Integrität bewahren. Multitasking-Fähigkeit: Die Aufgaben einer Assistenz des Managements können kurzfristig und gebündelt anfallen und sollen rasch gelöst werden. Es kann vorkommen, dass mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen. Multitasking-Fähigkeiten sind daher unerlässlich. Problemlösungskompetenz: Sie müssen in der Lage sein, Probleme effektiv und proaktiv zu lösen, insbesondere in Situationen mit hohem Druck oder in letzter Minute auftretenden Herausforderungen. Technische Fähigkeiten: Sie müssen mit verschiedenen Software-Anwendungen aus Microsoft Office vertraut sein. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: Als Assistenz des Managements müssen Sie sich schnell an neue Situationen anpassen und flexibel auf Änderungen reagieren können. Interkulturelle Kompetenz: Als international tätiges Unternehmen ist es wichtig, dass Sie als Assistenz des Managements interkulturelle Kompetenz besitzen und mit Menschen aus verschiedenen Kulturen effektiv zusammenarbeiten können. Wir bieten Innovative Projekte rund um die Themen KI, Data Analytics und Digital Business Development Herausfordernde, spannende Aufgaben Dynamisches Wachstum: vielfältige Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen Flexible Arbeitszeiten Flexible Arbeitsorte (Remote Work) Tolles Büro am Wiener Stephansplatz mit Kaffee, Tee und Snacks Moderne Arbeitsgeräte Eine auf Work-Life-Balance ausgerichtete Unternehmenskultur Flache Hierarchien mit viel Raum für eigene Ideen und Entfaltung Sympathisches, ambitioniertes Team Regelmäßige Teamevents (zuletzt in Athen und Barcelona) Internationales Expert*innen-Netzwerk Tierschutz-Engagement des Unternehmens Für die ausgeschriebene Position gilt der Kollektivvertrag für Information und Consulting. Für diese Vollzeitposition (40 Stunden pro Woche – all-in) ist ein Monatsbruttogehalt je nach Erfahrung von EUR 2.800,- vorgesehen. Sie haben Interesse? Dann wenden Sie sich bitte mit Rückfragen und/oder Ihrer Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf mit Foto, relevante Zeugnisse etc.) schriftlich per E-Mail an helen.burkard@the-tean.com . Bitte geben Sie bei der Bewerbung an, über welche Plattform Sie auf unser Inserat gestoßen sind. Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter Datenschutzerklärung .

  • Management Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich svarmony Technologies GmbH Vollzeit

    **Job Description**: To support the management at our headquarters in Vienna, we are looking for a dynamic Management Assistant. The position is a full-time temporary job due to a maternity leave (planned until April 2024). As an executive assistant at svarmony, you prepare many decisions and thus relieve the CEO. You have fun and talent in dealing with...

  • Office Management/head of Administration

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich jobs Personalberatung Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein erfolgreiches Unternehmen im Bereich Produktion von Kunststoffteilen für den mobilen Brandschutz. Als Marktführer in diesem Segment möchte man die weitere Vorreiterrolle weiter ausbauen und stellt sich neu auf. Am Standort südlich von Wien wird folgende Position neu besetzt **Office Management/Head of Administration -...

  • Office Management/head of Administration

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Jobs-Personalberatung Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein erfolgreiches Unternehmen im Bereich Produktion von Kunststoffteilen für den mobilen Brandschutz. Als Marktführer in diesem Segment möchte man die weitere Vorreiterrolle weiter ausbauen und stellt sich neu auf. Am Standort südlich von Wien wird folgende Position neu besetzt Office Management/Head of Administration -...

  • Property Management Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Property Management Team (PMT), General Support Services (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV). The incumbent will work under the direct supervision and the overall guidance of the Property Management and Supply Chain Officer, GSS. **Responsibilities**: As part of the Property Management...

  • Human Resources Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    **Job Opening** **Job Opening ID**: 226201 **Job Network** : Management and Administration **Job Family** : Human Resources **Category and Level** : General Service and Related Categories, G-6 **Duty Station** : VIENNA **Department/Office** : United Nations Office at Vienna **Date Posted** : Jan 22, 2024 **Deadline** : Feb 21, 2024 **Org. Setting...

  • Assistant Project Officer

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    **Background**: The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence - and security-building measures, human rights, combating human trafficking, national minorities,...

  • Associate Programme Management and Human Resources Officer

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich United Nations Office at Vienna Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>This position is located in the Office of the Chief (OC), Human Resources Management Service (HRMS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV) and United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) in Vienna, Austria. The Associate Programme Management and Human Resources Officer will work under the...

  • Associate Security Officer

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Security and Safety Service (SSS) Vienna, Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV. The Associate Security Officer (Assistant Chief) works under the direct supervision of the Deputy Chief of SSS Vienna. **Responsibilities**: Within delegated authority, the Associate Security Officer (Assistant...

  • Assistant - Front Office Manager - Holiday Inn

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Novum Management GmbH Vollzeit

    **Das Holiday Inn** ist eine von 12 Hotelmarken der IHG. Die InterContinental Hotels Group PLC gehört zu den weltweit größten Hotelketten mit mehr als 5.600 Hotels in über 100 Ländern. Das **Holiday Inn Vienna-South** verfügt neben seinen 201 modernen Zimmer außerdem über ein Sky-Restaurant in der 22. Etage sowie ein Kaffee. Alle Zimmer, sowie Bar...

  • Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich TD SYNNEX Vollzeit

    **Arbeiten bei TD SYNNEX, einer der "World's Most Admired Companies"** **Du wünschst Dir eine berufliche Veränderung in einer soliden und wachstumsstarken Branche? Dir sind die tägliche Herausforderung und ein starkes Team wichtig? Du bist IT(-Technik) affin? Dann haben wir genau das richtige für Dich!** In einer immer mehr vernetzten Welt sind...

  • Back Office Management

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich VIENNA INSURANCE GROUP (VIG) Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Administration und Aktualisierung der internen sowie gruppenweit (30 CEE-Länder) ausgerollten Datenbanken - Enge Zusammenarbeit mit den KollegInnen aus Transfer Pricing, Tax Reporting, Accounting, IT und Reporting - Unterstützung der Abteilung im organisatorischen und administrativen Bereich - Mithilfe bei der laufenden Datenbank...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich d-fine GmbH Vollzeit

    **Vertragslaufzeit**: unbefristet **Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit **Einsatzort**: Wien, teilweise remote **Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus...

  • Management Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ANDRITZ AG Vollzeit

    Tagtäglich liefert ANDRITZ erfolgreiche und innovative Lösungen an Kunden auf der ganzen Welt. Warum sind wir so erfolgreich? Weil wir mit Begeisterung bei der Sache sind und lieben, was wir tun Wenn es um zukünftige Engineering-Technologien geht, stehen wir mit unseren Lösungen, die den Erfolg unserer Kunden in zukunftsweisenden Schlüsselindustrien...

  • Eventmanagement / Office Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich AWAK Vollzeit

    Wir konzipieren und organisieren juristische Fachseminare in ganz Österreich. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir **Eventmanagement / Office Assistant** **Ihr Profil**: - Sie sind gut organisiert und strukturiert, - können verlässlich mit Terminen und Fristen umgehen, - bringen gute Kommunikations - und Verhandlungsfähigkeiten mit. - Sie...

  • Management Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich TD SYNNEX Vollzeit

    **Arbeiten bei TD SYNNEX, einer der "World's Most Admired Companies"** **Du wünschst Dir eine berufliche Veränderung in einer soliden und wachstumsstarken Branche? Dir sind die tägliche Herausforderung und ein starkes Team wichtig? Du bist IT(-Technik) affin? Dann haben wir genau das richtige für Dich!** In einer immer mehr vernetzten Welt sind...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich PLPG GmbH Vollzeit

    PLPG is a consulting company based in Vienna, Austria. We assist companies from all over the world in relocating or establishing a business in Vienna, Austria. We offer comprehensive services in the areas of restructuring, information technology (IT) as well as communication. To strengthen our team we are looking for an office assistant Place of work:...

  • Assistant Project Officer

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    **Background**: Please note that this position is funded under an Extra-Budgetary (ExB) Project which runs until mid-January 2024. The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control,...

  • Implementation Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>The objective of the Department of Nuclear Energy is to foster the efficient and safe use of nuclear power by supporting interested Member States in improving the performance of nuclear power plants, the nuclear fuel cycle, and the management of nuclear wastes; in catalysing innovation in nuclear power and fuel cycle...

  • Research Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the CRIMJUST - Criminal Network Disruption Global Programme, Border Management Branch (BMB), Division for Operations (DO), United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC), in Vienna. The Research Assistant (Programme Management) will work under the overall guidance and direct supervision of the Programme Management Officer...

  • Center Management Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich CBRE Vollzeit

    Posted- 14-Feb-2024- Service line- Advisory Segment- Role type- Part-time- Areas of Interest- Property Management- Location(s)- Vienna - Wien - Austria- Sie sind eine kontaktfreudige, offene Person und haben Spaß an der Zusammenarbeit mit Menschen? Dann bewerben Sie sich jetzt als Center Management Assistant (m/w/d) in unserem Center Management Team.CBRE...