Administrative Assistant Intern

vor 3 Wochen

Vienna, Österreich International Cultural Diversity Organization Vollzeit

We are seeking a detail-oriented and organized individual who thrives in an international environment and wants to make a meaningful impact. As our Administrative Assistant Intern, you’ll play a crucial role in the smooth operation of our office, supporting key projects and initiatives that aim to foster cultural diversity, intercultural dialogue, and sustainability.

Your Responsibilities
  • Conduct research, assist with data collection, and help track and monitor key information for ongoing ICDO projects.
  • Draft project proposals, reports, and summaries, ensuring clear communication across the team.
  • Provide outreach to organizations, media, and external partners, helping to build valuable relationships.
  • Assist in organizing meetings and events, including preparation, scheduling, and post-event debriefs.
  • Offer vital day-to-day administrative support, managing data entry, emails, database updates, and paperwork flow.
Why This Role Matters

As part of our team, you’ll not only gain valuable administrative and organizational experience, but you’ll also contribute to projects that make a real difference. Your role will help ICDO continue to grow and expand its reach, fostering cultural understanding and environmental sustainability on a global scale.

What You’ll Gain
  • Work with an international team and gain hands-on experience in research, project management, and administration.
  • Build skills in communication, organization, and strategic thinking while making a lasting impact.
  • Be part of a passionate team dedicated to creating a more inclusive and sustainable world.
  • Receive a recommendation letter and, where applicable, earn university credits.
About Us

At the International Cultural Diversity Organization (ICDO), we believe in a world where cultural diversity, inclusivity, human rights, and sustainability are embraced. With active projects in over 12 countries, our mission is to bridge cultural gaps and bring people together. We work tirelessly to promote intercultural dialogue and ensure a sustainable future for all. Though our team may be small, our commitment to creating meaningful change is unshakable.

About the Position
  • Location: Vienna, Austria (ICDO Headquarters)
  • Duration: 6 months
  • Hours: 15-20 hours per week
  • Start Date: Immediate
  • Payment: Volunteering (with a recommendation letter and possible university credits)
  • Reports To: President of ICDO
How to Apply

Ready to make a difference? Send your CV and a short motivation letter (in English). Share your enthusiasm for the role and how you can help contribute to ICDO’s mission.

Join us, and together, we’ll build a world where diversity is celebrated and cultural bridges are built.

#J-18808-Ljbffr

  • (Senior) Administrative Assistant – based in Luxembourg

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich European Investment Bank (EIB) Vollzeit

    This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its EIB Global Directorate (GLO), International Partners...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich IASIOS Interventional Radiology Accreditation Service GmbH Vollzeit

    Interventional Radiology Accreditation Service GmbH, a dynamic start-up managing the operations of IASIOS - the International Accreditation System for Interventional Oncology Services, is pioneering in the rapidly growing field of minimally-invasive cancer treatment. As the world's only accreditation program dedicated to interventional oncology, our mission...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich IASIOS Interventional Radiology Accreditation Service GmbH Vollzeit

    Interventional Radiology Accreditation Service GmbH, a dynamic start-up managing the operations of IASIOS - the International Accreditation System for Interventional Oncology Services, is pioneering in the rapidly growing field of minimally-invasive cancer treatment. As the world's only accreditation program dedicated to interventional oncology, our mission...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Iventa. The Human Management Group Teilzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Team Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Team Assistant (m/w/d) Sie sind Teamplayer:in, Organisation sowie Support eines dynamischen Teams sind genau das Ihre? Dann bewerben Sie sich jetzt als Team Assistant (m/w/d) in unserem Advisory & Transaction Team. CBRE ist der weltweit führende Immobiliendienstleister für Eigentümer:innen, Investor:innen und Nutzer:innen von gewerblichen...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Limited Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Executive Assistant to the CEO

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich BOA Group GmbH Teilzeit

    Die BOA Group ist einer der weltweit führende Hersteller von flexiblen mechanischen Bauteilen für die Automobilbranche und die Luftfahrt sowie für eine große Bandbreite an Anwendungen in der Industrie. Die Hauptniederlassung befindet sich in Stutensee in der Nähe von Karlsruhe in Deutschland. Darüber hinaus verfügt die BOA über Standorte in China,...

  • Executive Assistant to the CEO

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich BOA Group GmbH Teilzeit

    Die BOA Group ist einer der weltweit führende Hersteller von flexiblen mechanischen Bauteilen für die Automobilbranche und die Luftfahrt sowie für eine große Bandbreite an Anwendungen in der Industrie. Die Hauptniederlassung befindet sich in Stutensee in der Nähe von Karlsruhe in Deutschland. Darüber hinaus verfügt die BOA über Standorte in China,...

  • Corporate Business Vienna Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Group Vollzeit

    Administrative Assistant (all genders) - Liability Back-Office SupportSeniority: experiencedPosition Type: full-timeGender: all gendersYour TasksSupporting colleagues in the claims team with the creation/payment of claimsPreparation of analyses (claims overviews, profitability calculations, etc.)Settlement / coordination of claimsTransfer of fee notes and...

  • Assistant to Head of HR

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Assistant to Head of HR (all genders) Für unseren Standort ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Headquarter in Wien suchen wir ab sofort einen Assistant to Head of HR (all genders) Ihre Vorteile auf einen Blick: * Kostenübernahme für die Jahreskarte der Wiener Linien * Kostenzuschuss für Mittagessen * Bezahlter Urlaubstag zum Geburtstag * ...

  • Assistant to Head of HR

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Assistant to Head of HR (all genders)Für unseren Standort ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Headquarter in Wien suchen wir ab sofort einen Assistant to Head of HR (all genders)Ihre Vorteile auf einen Blick:Kostenübernahme für die Jahreskarte der Wiener LinienKostenzuschuss für MittagessenBezahlter Urlaubstag zum GeburtstagSonderkonditionen für...

  • Videographer & Media Assistant (Volunteer / Internship)

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich International Cultural Diversity Organization (ICDO) Vollzeit

    ICDO (International Cultural Diversity Organization) is seeking a creative and driven volunteer or intern to join our team as a Videographer & Media Assistant. This role is ideal for someone passionate about cultural diversity and skilled in video editing, eager to use existing footage to enhance our social media presence and overall...

  • Safety Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Amerikanische Botschaft Vollzeit

    Join the U.S. Embassy in Austria's Facility Management Office as a: Safety Assistant / Inventory Specialist (f/m/d) Duties and Responsibilities: The position is in the Facility Management Office of the U.S. Mission in Vienna. The incumbent supports the Safety Program with assisting a small team of Safety Officers and Coordinators, dealing with...

  • Assistant to Head of HR

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Assistant to Head of HR & Payroll (all genders) Für unseren Standort ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Headquarter in Wien suchen wir ab sofort einen Assistant to Head of HR & Payroll (all genders) Ihre Vorteile auf einen Blick: * Kostenübernahme für die Jahreskarte der Wiener Linien * Kostenzuschuss für Mittagessen * Bezahlter Urlaubstag zum...

  • Personal Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Cevaison Studios Vollzeit

    6 days ago Be among the first 25 applicantsAbout the Role:Cevaison Studios is seeking a dynamic, multilingual Personal Assistant to support the founder in managing day-to-day tasks, creative projects, and business operations. This role is ideal for someone who thrives in an artistic environment, has a strong understanding of social media marketing, and is...

  • Executive Assistant COO

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Donhauser GmbH Teilzeit

    Als österreichisches, eigentümergeführtes Gastronomie- und Cateringunternehmen bieten wir unseren Gästen maßgeschneiderte Genusserlebnisse in zwei Ländern. Unsere Werte - herzlich, unkonventionell, verantwortungsbewusst, ästhetisch - prägen unser tägliches Handeln und haben uns zum größten privaten Cateringunternehmen des Landes gemacht. Ab...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Executive Assistant COO

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Donhauser GmbH Teilzeit

    Als österreichisches, eigentümergeführtes Gastronomie- und Cateringunternehmen bieten wir unseren Gästen maßgeschneiderte Genusserlebnisse in zwei Ländern. Unsere Werte - herzlich, unkonventionell, verantwortungsbewusst, ästhetisch - prägen unser tägliches Handeln und haben uns zum größten privaten Cateringunternehmen des Landes gemacht. Ab...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Executive Assistant COO

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Donhauser GmbH Teilzeit

    Als österreichisches, eigentümergeführtes Gastronomie- und Cateringunternehmen bieten wir unseren Gästen maßgeschneiderte Genusserlebnisse in zwei Ländern. Unsere Werte - herzlich, unkonventionell, verantwortungsbewusst, ästhetisch - prägen unser tägliches Handeln und haben uns zum größten privaten Cateringunternehmen des Landes gemacht. Ab...