Office Support Administrator

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich Trayport Vollzeit
The Role

Our Office Support Administrator will be fundamental to the efficient daily running of the office.

It's also a key role in helping to make Trayport a great place to work Working as part of our passionate People team, this is a multi-faceted role that includes Office Management, HR support and Community engagement requiring someone who can prioritise and manage multiple things at once.

What you'd be doing


As a company that prioritizes making our office the best place to work, the role will be vital to the continued management and ongoing improvement to our physical environment in addition to playing a proactive part of our much-loved community engagement.


This would involve tasks such as:

  • Office Administration:_
  • First point of contact for all visitors (internal and external)
  • Welcoming at front desk
  • Office Tour
  • Introductions to relevant people
  • Access pass set up (if applicable)
  • Timely communications on chat channels of guests and visitors
  • Answering all incoming calls and escalating to the relevant individual
  • Ensure our office is fit for purpose and well equipped (meeting rooms, kitchen, stationary room, stock management)
  • Arranging couriers, taxis, food orders
  • Being the first point of contact for Vienna employees needing to travel for business (booking portal support, expense policy and procedure)
  • Open post on a daily basis and escalate to the relevant stakeholders
  • Documentation and budgets kept up to date (billing/invoice records, supplier agreements/contracts, insurance admin, company cars)
  • Manage all issues and painpoints from staff regarding facilities and escalate in a timely manner
  • Proactively suggest and implement ways we can improve the office environment and functionality
  • Supporting the HR Manager on administrative requests


 Trayport Community:_
  • Coordinate company community events and celebrations (socials, functions, birthdays, farewells, News and Views)
  • Coordinating the Vienna office community calendar public holidays, location specific celebrations, monthly massages
  • Ensuring smooth onboarding process for all new joiners (induction set up, access to the office, lockers & equipment, welcome messages, relevant community group chats)
  • Ensure positive leavers process equipment return, farewell cards
  • Supporting the Benefits Team with benefit related admin
  • Travel tickets, lunch vouchers
What we are looking for- Office presence 5 days per week- Core hours under flextime company agreement 08:00 - 15:00- Fluent German and English (B2- Level or higher)- Proactive in owning tasks and making improvements- Excellent communication with stakeholders (HR Manager, Vienna Management Team, wider people team, employees, visitors)- Prioritization of tasks & ability to manage own time- Professionalism

What we offer

Our people are crucial to our future.

We employ intelligent, enthusiastic, adaptable individuals and give them the freedom, training and guidance to help them become the very best, we've won awards for places to work, engagement strategies and the work we've done on community.

We are looking for someone who is really passionate about developing their career and this role offers that - our Employee Communications Manager, HR Business Partner and others that work in our Finance, Legal and Development teams have all started as an Office Support Administrator at Trayport, so if your long term ambitions are to gain knowledge in HR, forge a career in marketing or one day be in finance..

whatever your goals Trayport is the place to start.- Learning/development opportunities- Company-funded Job-ticket- Edenred Lunch vouchers- Employee Share-scheme- Company socials and holiday parties- A friendly, diverse and vibrant office- Flexi-time

We offer an attractive salary for this position based on your qualifications and experience. The minimum monthly salary for this position is € gross per month.


Trayport is committed to creating and sustaining a collegial work environment in which all individuals are treated with dignity and respect and one which reflects the diversity of the community in which we operate.

We provide accommodations for applicants and employees who require it.

  • IT-Administrator / Office 365 Administrator (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich into-IT GmbH Vollzeit

    Die into-IT GmbH ist ein eigenständiges IT Unternehmen, welches nach einer Ausgliederung eines Geschäftszweiges aus einer Vorgängerorganisation im Jahr 2019 entstanden ist. Das Management und der Kern des Teams sind seit 15 Jahren in der bestehenden Konstellation und mit einem bestehenden Kundenkreis im Einsatz. Unser Aufgabengebiet ist die Unterstützung...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office **Administrator **(m/w/x) für unsere Bereiche Sales & Service in Wien****Empowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen....

  • Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IXOLIT Vollzeit

    Seit über 20 Jahren betreut die IXOLIT Group nationale und internationale Kunden mit den Schwerpunkten eCommerce und digitaler Zahlungsverkehr und sind wir mit den Bedürfnissen, Wünschen und Herausforderungen unserer Kunden gewachsen. Unsere renommierte Payment Plattform IXOPAY ist eine SaaS-basierende Payment Plattform für große Online Shops und...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator - Customer Service & Disposition in Wien****E**mpowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das nach...

  • CRM & Tech Support Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich David Kennedy Recruitment Vollzeit

    David Kennedy Recruitment is working with a young financial/FX company led by a management team with over 20 years of experience. Their mission is to simplify trading complexities and deliver excellence to clients across multiple continents and countries.Position: CRM & Tech Support AdministratorLocation: Remote from anywhere in the worldEmployment type:...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator mit **Schwerpunkt interne Logistik / Einkauf (m/w/x) in Wien****Empowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu...

  • Administrative Support Officer, Uk Delegation to

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Foreign & Commonwealth Office Vollzeit

    Job Description (Roles and Responsibilities)The UK Delegation to the OSCE in Vienna is looking for an Administrative Support Officer.The Administrative Support Officer will- be in charge of budgets and project management, including tracking UKDel's budget forecast for travel and expenses, and supporting payments to the OSCE for UK-funded projects- lead on...

  • Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IXOLIT Vollzeit

    IXOPAY ist eine einzigartige, hoch skalierbare und PCI-zertifizierte Payment-Orchestration-Plattform für White-Label-Kunden und Enterprise Merchants. Ob globale Konzerne oder innovative Start-Ups - schon seit über 20 Jahren betreuen wir, von unserem Hauptsitz im Herzen Wiens, unsere Kunden.- Weltweit genießen wir das Vertrauen namhafter Marken, denn...

  • Customer Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    People First - At Takeda we are dedicated to improving the health and well-being of all people and bringing them the hope of a brighter future. It is our passion that transforms every job into meaningful action. Our people are the heart of Takeda.We are looking for aCustomer Administrator (m/w/d)in a permanent position/ full time at the location Vienna (Euro...

  • Front Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Flemings Hotels GmbH Vollzeit

    Wir bei Flemings wollen unsere urbanen und modernen Hotels im Herzen Wiens mit einem besonders herzlichen Front Office Administrator verstärken und bereichern Gemeinsam mit Dir, Deinem freundlichen Auftreten und deiner empathischen Art schaffen wir einen Ort "even better than home". Wir ermöglichen unseren Gästen einen herausragenden Aufenthalt, begleitet...

  • IT-Service Desk, Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Aufgaben IT-Service Desk, Administrator (m/w/d) V o l l z e i t Unser Kunde ist ein international tätiges Ingenieurbüro. Das Unternehmen bearbeitet eine weite Palette an unterschiedlichen Baufachgebieten und bietet interessante Aufgaben bei Großprojekten im In- und Ausland. Zur Verstärkung des IT-Teams am Standort Wien suchen wir ab sofort eine_n...

  • Salesforce Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich four-paws Vollzeit

    About us:Would you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be: Supporting users globally with Salesforcerelated issues. Managing Salesforce data and maintain Salesforce security standards for the International team....

  • Salesforce Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FOUR PAWS International Vollzeit

    Full-time | 40 hours per week | Vienna Headquarters, AustriaAbout usWould you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be Supporting users globally with Salesforcerelated issues. Managing Salesforce data and maintain...

  • Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Moody's Vollzeit

    Provide administrative support to managers and team leads in the Vienna office Order office supplies Manage facility topics interface to building management and suppliers Distribute mail Organize Team Events Support HR department (e.g. absence management) Provide logistics support for meetings Requirements:At least 3 years of relevant work experience in...

  • ERP Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AIDe GmbH PersonalService Vollzeit

    AIDe PersonalService - ist seit über 30 Jahren der Spezialist für Arbeitskräfteüberlassung und Personalvermittlung. Wir sind ein erfolgreiches inhabergeführtes Unternehmen für Personaldienstleistungen im Bereich AUTOMOTIVE, AVIATION, ELECTRICS, HEALTHCARE, HOSPITALITY, INDUSTRIES, LOGISTICS und OFFICES.Für unseren namhaften Auftraggeber in Wien suchen...

  • System Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich GlobalBet Vollzeit

    System Administrator (M/F/d)Company DescriptionGlobalBet is the leading independent B2B provider for virtual sports solutions, offering the most realistic, robust, and reliable virtual sports product in the market. We create and develop unique game experiences for millions of players across different channels worldwide by bringing together the most talented...

  • Big Data Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich apsa personnel concepts gmbh Vollzeit

    Big Data Administrator (f/m/x):Our client is one of the leading players in the sports betting area. To build up a core team in the area Data Science in Vienna they are searching for a Big Data Administrator (f/m/x).These exciting tasks are awaiting you:Administrate, monitor and optimize our Big Data environment based on Apache Hadoop from Cloudera...

  • Salesforce Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FOUR PAWS International Vollzeit

    Full-time | 40 hours per week | Vienna Headquarters, AustriaWould you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be Supporting users globally with Salesforcerelated issues. Managing Salesforce data and maintain Salesforce...

  • Ikt Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Grain GmbH Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein bekanntes Technologieunternehmen mit Sitz in Wien, besetzen wir mehrere Tätigkeiten auf verschiedenen Niveaus als**IKT Administrator (m/w/d)**:**Was Sie erwartet**- o Koordination von KundInnenterminen- o Incident-Management- o Erste Kontaktaufnahme mit Kunden- o Weiterleitung und Koordination der Fehlerbehebung an den...

  • Boutique Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Cartier Vollzeit

    Referenzcode: 93769**Boutique Administrator (m/w/d)**:- Wien, 9, AT- Fixed TermDie Geschichte von Cartier basiert auf Mut und Leidenschaft. Seit über 170 Jahren leben wir den kühnen Pioniergeist, der Teams aus allen Berufsfeldern in den Boutiquen, Werkstätten und Geschäftsstellen inspiriert. Mehr als 9000 Kollegen mit 105 Nationalitäten sind vereint in...