HR Assistant

vor 1 Woche

Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit
HR Assistant (Data Analytics)(G /

Organization:
MTHR-Division of Human Resources

Primary Location:
Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting:
, 11:04:22 AM

Closing Date:
, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type:
Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment:
Yes

Organizational Setting


The Department of Management (MT) provides a 'platform of services' that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA's scientific and technical programmes.


Its mission statement is as follows:
"MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose". Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment, and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.


The Division of Human Resources (MTHR), within the Department of Management, plans, acquires and manages human resources to effectively implement the IAEA programmes.

It thus delivers the full spectrum of human resource services, including HR organizational development and planning, talent acquisition and development, performance management, and administration of compensation and benefits.

The Division serves a multicultural workforce of approximately 2300 people from diverse scientific, technical, managerial and professional disciplines.

Main Purpose


Reporting to the Human Resources Officer (Data Analytics) and providing support to a group of Professionals, the HR Assistant (Data Analytics) contributes to the efficient operation of the office by providing assistance and advice on the administrative processes and procedures.

Functions / Key Results Expected

Supports MTHR on report-related items through the following responsibilities:

  • Responds to routine and ad hoc report request on HR data.
  • Provides administrative support in maintaining the PowerBI powered report environment MTHR reporting suite.
  • Assists in updating all PowerBI reports according to Standard Operating Procedures and highlights any issues to Human Resources Officer (Data Analytics) for troubleshooting.
Acts as internal IT focal point, through the following responsibilities:

  • Review and manage supplies and IT equipment/inventory including MTHR subscriptions and/or licences.
  • Raise requests for procurement of goods and services, as needed.
  • Coordinates with MTIT in settingup IT equipment when needed in the Division.
  • Prepare graphs, charts, and other visual aids for use by the supervisor(s) or experts in seminars, meetings, workshops and presentations.
Act as focal point for ARMS (Archives and Records Management Section) staff on records management issues.
Provide logístical and administrative support for the team and backup to other administrative support staff in the Division. Provide required support and/or backup to staff in executive offices.

Respond to queries, draft standard correspondence according to corporate communication guidelines, as well as format letters, reports, technical documents, manuscripts, newsletters, documents for Internet publication and other material in accordance with standard operating procedures.

Competencies and Expertise

Core Competencies (Competency Framework)

Name

Definition

  • Communication
  • Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
  • Achieving Results
  • Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division's programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
  • Teamwork
  • Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.
  • Planning and Organizing
  • Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section's priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
    Functional Competencies

Name

Definition

  • Analytical thinking
  • Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
  • Client orientation
  • Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
  • Resilience
  • Able to remain calm in emotionally charged situations. Accepts constructive feedback in a positive manner and is able to cope with setbacks.
    Required Expertise

Function

Name

Expertise Description

  • Administrative Support
  • Correspondence and Written Communication
  • Ability to draft routine correspondence and correct documents in accordance with established standards and requirements.
  • Administrative Support
  • Data and Information Analy

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Vollzeit

    Dich interessiert das Human Resource Management und du möchtest erste Erfahrungen im HR-Bereich sammeln? Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch einen selbstständigen und strukturierten Arbeitsstil aus? Dich reizt die Arbeit in einer der bekanntesten und exklusivsten Hotelmarken weltweit? Dann herzlich willkommen im Hotel Sacher...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Amazon Transport Austria GmbH Vollzeit

    **Erforderliche Qualifikationen**:- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HLW, HBLA)- Berufserfahrung in der HR oder Assistenz- Ausgezeichnete Excel-Kenntnisse (Pivot, einfache Makros, Verknüpfungen etc.)- Erfahrung mit verschiedenen IT-Systemen (Digitale Zeiterfassung, Sharepoints, Datenbanken)- Exzellente Deutsch- und verhandlungssichere...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich HENSOLDT Analytics GmbH Vollzeit

    HENSOLDT Analytics GmbH ist einer der weltführenden Innovatoren im Bereich der Open Source Intelligence (OSINT) und Sprachtechologiesysteme. Wir entwickeln Software-Lösungen für die Analyse von öffentlich zugänglichen Daten. Unser Media Mining System ist eine integrierte Plattform, die es Analysten und Entscheidungsträgern ermöglicht, relevante...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Santander Vollzeit

    HR Assistant (m/w/d)Country: Austria**WHAT YOU WILL BE DOING****Die Santander Consumer Bank ist ein profilierter Anbieter von **Finanzdienstleistungen **im Privatkundengeschäft und führend in der **herstellerunabhängigen **Auto- und **Konsumgüterfinanzierung. **Unser Mutterunternehmen, die spanische Banco Santander, ist eine der größten Bankengruppen...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Delivery Hero Vollzeit

    **Delivery Hero Austria** und die Marke **Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig.**Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch die...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich bwise Media AG Vollzeit

    bwise Media ist eine **internationale digitale Mediaagentur**, die sich auf die **Vermarktung von Sportportalen und -Apps** spezialisiert hat. Wir arbeiten im **globalen** Sport-Bereich mit den **weltweit größten Partnern** zusammen und managen für unsere Kunden den digitalen Werbeverkauf.Für unser kleines aber feines HR Team suchen wir ab sofort einen...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich mjam GmbH Vollzeit

    **Delivery Hero Austria und die Marke Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig.**Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch die...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    HR Assistant (G / Organization: MTHR-HR Service CentrePrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 11:35:00 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesThis vacancy notice may be used to fill multiple positions.Organizational...

  • Assistant to International HR Director

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Peek & Cloppenburg KG, Düsseldorf Vollzeit

    **Assistant to international HR Director (m/w/d)****EINSTELLUNG**- Vollzeit- **BEGINN**- ab sofort**GESELLSCHAFT**- Peek & Cloppenburg Holding B.V.- **ANSPRECHPARTNER**- Mary-May Banaag- **STANDORT**- Zentrale WienWir sind Zahlenjongleure und Trendsetter, Zukunftsgestalter und Wertebewahrer, Konzeptentwickler und Ärmelhochkrempler, Leistungsträger und...

  • HR Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    FulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for a HR Executive Assistant (f/m/d).What Your Day To Day Will Look Like: Assisting with daytoday operations of the HR functions and duties Managing HRrelated documents, files, and records, incl....

  • Personal Assistant Mit HR Agenten

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    **#MEHR ARCOTEL**:Die **ARCOTEL** Hotelgruppe wurde im Jahr 1989 gegründet, und zählt heute mit 11 Hotels und ca. 850 Mitarbeiter:innen zu einem der größten privaten österreichischen Unternehmen im Tourismusbereich. Mit unseren Hotels sind wir in Berlin, Dresden, Hamburg, Linz, Salzburg, Stuttgart und Wien am Markt vertreten.**Für unser ARCOTEL...

  • HR Assistant(G4)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    HR Assistant(G / Organization: MTHR-HR ServicesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 8:08:20 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Division of Human Resources (MTHR), within the Department of...

  • Personal Assistant Mit HR Agenten

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ARCOTEL Kaiserwasser Vollzeit

    **IHRE AUFGABEN**:- Unterstützung des General Managers in organisatorischen und administrativen Agenden des Tagesgeschäfts- Übernahme von HR Agenten im Bereich der HR Administration sowie vorbereitenden Lohn- und Gehaltsverrechnung- Office Management (Terminmanagement, Telefonate, Bearbeitung schriftlicher Korrespondenzen, etc.)- bedarfsbezogene...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich rubicon IT Vollzeit

    Du möchtest konzernweit Kolleg*innen durch den gesamten Employee Life Cycle begleiten und damit administrative Aufgaben in HR - vom Dienstvertrag, über die monatliche Gehaltsverrechnung bis letztlich zum Dienstzeugnis - managen? Als interne Kommunikationsdrehscheibe willst du Prozesse vorantreiben? Das Lösen von arbeitsrechtlichen Fragestellungen macht...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Base-IT GmbH Vollzeit

    **base-IT professional. fast. secure. **Seit unserer Gründung 2010 schaffen wir die Basis für erfolgreiche IT-Konzepte, Projektrealisierung und IT-Betriebsunterstützung von KMUs und internationalen Konzernen. Wir stellen uns dabei täglich und mit viel Freude neuen Herausforderungen Rundum-Service vom Feinsten zu bieten. Gerade in der heutigen, schnell...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich SOS Children's Villages International Vollzeit

    SOS Children's Villages, founded in 1949, is the world's largest non-governmental organization focused on supporting children and young people without parental care, or at risk of losing it.- Child neglect, abuse and abandonment is everywhere. Families are at risk of separation. Locally led, we work in more than 130 countries and territories to strengthen...

  • Office & HR Assistant Ab 20h/woche (M/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Finmatics GmbH Vollzeit

    The Future of Finance - today.Als Office & HR Assistant (m/w/d) bist du der Dreh- und Angelpunkt für unsere allgemeine Büroorganisation und übernimmst die Verantwortung für alle Bestellungen. Als Mitglied unseres HR-Teams trägst du maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung verschiedener HR-Projekte bei. Du unterstützt nicht nur beim reibungslosen Ablauf...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...

  • Online Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich HR-SCOPE | Scheiber Professional Staffing Vollzeit

    Urgently Hiring -Tourism Assistant - with online Operation No experience required Flexible working hours Will be assisting with online work. Familiarity with phone systems and phone etiquette. Daily Wages Training provided Strong attention to detail and accuracy in all tasks.Job details Helping travelers with lowcost personalized advertising Increase...

  • finance & reporting assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich European Handball Federation Vollzeit

    European Handball Federation (EHF) - Finance & Reporting AssistantThe European Handball Federation (EHF) oversees 50 national and two associated federations in Europe, recognized by the IHF. The EHF manages handball competitions, including EHF EURO events and EHF Champions League. Beyond events, the EHF focuses on game development from grassroots to...