Executive Assistant
vor 1 Woche
**Standort**:Austria - Vienna
**Arbeitszeit**:Full-Time
**Art des Vertrags**:Permanent
Wir stellen Lösungen für eine bessere Zukunft zur Verfügung.
Wir suchen eine/n **Executive Assistant **(m/w/d), welche/r das Management unseres Transformation Office und unserer IT & Digital Solutions Abteilung proaktiv unterstützt. In dieser Funktion übernimmst Du vielfältige Verwaltungstätigkeiten und arbeitest auch selbstständig indem du initiierst, informierst, organisierst, implementierst, recherchierst, überprüftst und Berichte erstellst.
Deine konkreten Aufgaben umfassen:
- Lesen und analysieren eingehender Korrespondenz, um deren Bedeutung zu ermitteln und über weitere Maßnahmen zu entscheiden.
- Bereitstellung routinemäßiger administrativer Unterstützung, Koordination und Optimierung (z. B. Reisevorbereitungen einschließlich Visa, Spesenabrechnung, Kalender
- und Posteingangsverwaltung).
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und der Vorbereitung von Besprechungen.
- Unterstützen, organisieren, recherchieren, koordinieren und planen (internationaler) Meetings und Veranstaltungen - einschließlich der Vorbereitung von Materialien, dem Hochladen von Dokumenten in Share Points (z. B. MSTeams), dem Organisieren von Meeting-Agenden und der Erstellung von Protokollen bei Besprechungen und/oder Action Lists
- Aktualisierung und Nachverfolgung delegierter Aufgaben aus eigener Initiative, innerhalb der gesetzten Fristen
- Sammeln und Aufbereitung von Daten (z. B. 360-Grad-Feedback) und Erstellung von Grafiken (z. B. Balkendiagramme) und Folien.
- Aktive Teilnahme an internen Netzwerken und Kontaktpflege, um über ausreichende Informationen zu verfügen, um die Anforderungen der Rolle zu erfüllen (z. B. Beitrag zum lokalen Assistant Network)
**Über Dich**:
Du bist die richtige Person für diese Position, wenn Du über 5 - 7 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Managementassistenz verfügst und dies idealerweise in einem internationalen Unternehmensumfeld mit Kollegen auf der ganzen Welt (z. B. in Nordamerika, Asien und Europa). Du hast ausgezeichnete Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) und bist mit dem gesamten MS Office Paket bestens vertraut (insbesondere Outlook, Power Point, Excel und MS Teams). Solltest du auch andere IT-Tools wie beispielsweise SAP kennen, wäre dies ein Vorteil. Darüber hinaus zeichnest Du dich durch hervorragende Organisations
- und Planungsfähigkeiten aus sowie die Fähigkeit, auch unter hohem Druck akkurat und fristgerecht zu arbeiten.
**Über Borealis und unser Angebot**:
Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt, beginnend bei einem Bruttojahresgehalt von EUR ,00 für 38 Wochenstunden entsprechend Kollektivvertrag, sowie eine variable Vergütung, ein Pensionskassensystem und andere attraktive Benefits an.
Wir erlauben uns diese Ausschreibung offline zu nehmen, sobald wir genügend Bewerbungen erhalten haben, die den ausgeschriebenen Anforderungen entsprechen. Wir werden uns bei Dir melden, sobald wir alle Bewerbungen gesichtet haben.
Borealis ist einer der global führenden Anbieter fortschrittlicher und kreislauforientierter Polyolefinlösungen und europäischer Marktführer im Bereich des Polyolefin-Recyclings. In Europa sind wir Marktführer in den Bereichen Basischemikalien und Pflanzennährstoffe. Wir nutzen unsere Expertise im Zusammenhang mit Polymeren und unsere jahrzehntelange Erfahrung, um innovative und kreislauforientierte Materiallösungen mit Mehrwert für Schlüsselindustrien wie Konsumgüter, Energie, Healthcare, Infrastruktur und Mobilität zu liefern. Indem wir essentielle Ressourcen für ein nachhaltiges Leben neu erfinden, bauen wir auf unser Bekenntnis zur Sicherheit, auf unsere Mitarbeiter und auf Exzellenz, während wir den Umstieg auf eine Kreislaufwirtschaft beschleunigen und unseren geographischen Fußabdruck für unsere Kunden auf der ganzen Welt erweitern.
**We go beyond boundaries. Together.
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Otti & Partner VollzeitSuchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und Präsentationen in...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Globe personal services GmbH VollzeitUnser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...
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Global Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH VollzeitWe are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you'll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You'll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH VollzeitFulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d).In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication VollzeitLocation:Austria, Wien & Brunn/Gebirge:The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich DWL Consulting VollzeitUnser Auftraggeber zählt zu den führenden Immobilien-Investmentgesellschaften in Österreich und Mitteleuropa. Als Unternehmensgruppe werden institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis hin zum Asset Management angeboten. Zur...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Speedinvest VollzeitAbout Speedinvest:Speedinvest is a leading early-stage venture capital firm with more than €1 billion AuM and 40 investors based in Berlin, London, Munich, Paris, and Vienna. Our dedicated sector-focused teams are the first to fund Europe's most innovative technology startups and our in-house operational experts are on-hand to offer founders ongoing...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner VollzeitUnser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication VollzeitLocation: Austria, Wien & Brunn/GebirgeThe executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Otti & Partner VollzeitUnser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich PAIR Finance VollzeitBereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...
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Executive Personal Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich PXP Financial VollzeitWorking Model: Hybrid WorkingEmployment status: Full-time, Temporary.Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.Office Location: Vienna, AustriaIn this role you will add value to PXP by:The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for...
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Executive Assistant(G5)
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency VollzeitExecutive Assistant(G / Organization: MTHR-Division of Human ResourcesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 10:29:06 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Management (MT) provides a...
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Executive Assistant(G5)
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency VollzeitExecutive Assistant(G / Organization: SG-Section for Safeguards Programme CoordinationPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 8:36:09 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Safeguards...
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Executive Assistant(G5)
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency VollzeitExecutive Assistant(G / Organization: MTPS-Office of Procurement ServicesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 5:16:43 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Management (MT) provides...
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Executive Assistant to Executive Management
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Western Union VollzeitRequires a minimum of 7-10 years of progressively responsible administrative experience. Reports to a Senior Executive (EVP).Executive Assistant - Vienna, AustriaDo you thrive on working in an environment where the customer is your top priority? Are you a tenacious problem solver, someone who enjoys working in a fast-paced organization, and strives to...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH VollzeitBereit, den Markt zu verändern?Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung unserer...
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Executive/ Partner Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Fellner Wratzfeld & Partner Rechtsanwälte VollzeitMit rund 140 hochqualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, davon über 70 Juristinnen und Juristen, und einem weltweiten Partnernetzwerk zählen wir zu den besten österreichischen Sozietäten in allen Bereichen des Wirtschaftsrechts. Am Standort im Zentrum von Wien arbeiten unsere hochmotivierten Teammitglieder zusammen an hochspezialisierten...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich globe personal services GmbH VollzeitUnser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Wien, Wien, Österreich Österreichische Akademie der Wissenschaften Vollzeit**Job ID**: ZVGG035ADM124An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW), der größten außeruniversitären Einrichtung fürGrundlagenforschung in Österreich, ist eine Karenzvertretung als**EXECUTIVE ASSISTANT (W/M/X)**(Vollzeit / 40 Wochenstunden)****ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.**Ihre Tätigkeiten**:- Assistenz des...
