Executive Personal Assistant

vor 1 Woche

Wien, Wien, Österreich PXP Financial Vollzeit

Working Model: Hybrid Working

Employment status: Full-time, Temporary.

Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.

Office Location: Vienna, Austria

In this role you will add value to PXP by:

The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for streamlining administrative procedures, managing schedules, and facilitating smooth communication between the executive team and stakeholders.

A typical week might involve:

  • Manage and maintain the CEO's schedule, appointments, and travel arrangements.
  • Coordinate meetings, including booking venues, preparing agendas, and taking minutes.
  • Handle confidential documents ensuring they remain secure.
  • Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents.
  • Manage and oversee the completion of special projects as assigned.
  • Provide administrative support for the management team as needed.
  • Handle incoming mail and other material and manage information flow in a timely and accurate manner.
  • Make travel arrangements for the CEO and other executives as required.
  • Undertake additional administrative duties as assigned to support the executive team and ensure efficient office operations.

We are looking for someone who:

  • Bachelor's degree or equivalent experience in Business Administration or related field.
  • Proven experience as a personal assistant or similar executive administrative role.
  • Proficient in Microsoft Office Suite and other office productivity tools.
  • Strong organizational, project management, and problem-solving skills.
  • Excellent verbal and written communication skills.
  • Discretion and confidentiality.

We would love someone to have any of the following:

  • Exceptional interpersonal skills.
  • Ability to multitask and prioritize tasks.
  • Comfortable handling sensitive information and maintaining confidentiality.
  • Experience in managing executive schedules and travel arrangements.

What we can offer you:

Annual gross salary from EUR 40,000.- (on a full-time basis). Overpayment is obviously possible based on qualifications and professional experience.

Competitive package and other employee benefits such as:

  • Modern office close to transport links
  • Transportation tickets
  • Food allowance
  • Small and friendly team.
  • Attractive Commission Scheme.
  • A diversified range of activities in an international environment.
  • To be a part of a supportive and dynamic team with ambitious, yet realistic objectives for the future.
  • An open communication culture.

About us

PXP Financial is a well-established and respected name within the card payment industry.

We boast an impressive and diverse client database across the globe and have over 30 years of experience within the payments space.

Our people are employed across our regional offices located in the Austria, UK, Bulgaria, India and the US.

PXP are a leading payment provider with a reputation of a reliable payment and acquiring platform as well as offering operational excellence and best in class service for all of our clients.

We strongly believe these are fundamental values which contribute to our customers success because for our clients, regardless of sector, taking payment is one of the most important parts of their business.

We listened to our employees and now offer a fantastic hybrid working option, with a minimum two days in the office and optional 3 days home working.

  • Personal Assistant Partner Assistenz

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Aufgaben Personal Assistant Partner Assistenz (m/w/d) Unser Auftraggeber ist eine renommierte, internationaltätige Anwaltskanzlei in zentraler Lage in Wien. Zur weiteren Unterstützung des professionellen, engagierten Teams suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und loyale Persönlichkeit als Personal Assistant Partner Assistenz (m/w/d) In dieser...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Globe personal services GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location:Austria, Wien & Brunn/Gebirge:The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Personal Assistant | Partner Assistenz (m/w/d) Unser Auftraggeber ist eine renommierte, internationaltätige Anwaltskanzlei in zentraler Lage in Wien. Zur weiteren Unterstützung des professionellen, engagierten Teams suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und loyale Persönlichkeit als Perso... Original Stellenanzeige auf – Jetzt Jobagent bei...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location: Austria, Wien & Brunn/GebirgeThe executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    FulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d).In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Speedinvest Vollzeit

    About Speedinvest:Speedinvest is a leading early-stage venture capital firm with more than €1 billion AuM and 40 investors based in Berlin, London, Munich, Paris, and Vienna. Our dedicated sector-focused teams are the first to fund Europe's most innovative technology startups and our in-house operational experts are on-hand to offer founders ongoing...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich globe personal services GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...

  • Executive/ Partner Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Fellner Wratzfeld & Partner Rechtsanwälte Vollzeit

    Mit rund 140 hochqualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, davon über 70 Juristinnen und Juristen, und einem weltweiten Partnernetzwerk zählen wir zu den besten österreichischen Sozietäten in allen Bereichen des Wirtschaftsrechts. Am Standort im Zentrum von Wien arbeiten unsere hochmotivierten Teammitglieder zusammen an hochspezialisierten...

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Younameit GmbH Vollzeit

    Younameit is an executive search & recruiting agency empowering businesses across EMEA during their growth phase with a focus on building high-performing teams. We've successfully hired more than candidates in 20+ counties, leveraging our in-house unicorn experience to bring unmatched value to every recruitment process – smart, diverse, and fast. Our...

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Wien | VollzeitMEHR ARCOTELDie ARCOTEL Hotelgruppe wurde im Jahr 1989 gegründet, und zählt heute mit 11 Hotels und ca. 850 Mitarbeiter: innen zu einem der größten privaten österreichischen Unternehmen im Tourismusbereich. Mit unseren Hotels sind wir in Berlin, Dresden, Hamburg, Linz, Salzburg, Stuttgart und Wien am Markt vertreten.**Für unser ARCOTEL...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und Präsentationen in...

  • Global Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you'll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You'll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber zählt zu den führenden Immobilien-Investmentgesellschaften in Österreich und Mitteleuropa. Als Unternehmensgruppe werden institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis hin zum Asset Management angeboten. Zur...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

    Unser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...

  • Executive/ Partner Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich we RECRUITING Vollzeit

    weRECRUITING bringt Talente zusammen Als Spezialist für Fach- und Führungskräfte im Segment Immobilien, Technologie & Finanz in Österreich legen wir gemeinsam mit unseren Kunden den Grundstein für den zukünftigen Erfolg. Mit unserem hochqualifizierten Netzwerk im gesamten DACH - Raum agieren wir flexibel, effektiv und erfolgreich. Unser Beitrag für...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich goUrban Vollzeit

    Executive Assistant - JDThe majority of the time, our cars are not being used and are therefore a waste of valuable public space. Furthermore, the purchase of a car is the second biggest investment in our life after buying a home. goUrban exists to resolve this huge problem - in other words, to make constantly moving shared cars a reality, with the help of...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich PAIR Finance Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich PlanRadar GmbH Vollzeit

    Was wir bei PlanRadar tunPlanRadar ist eine digitale Plattform für Dokumentation, Aufgabenmanagement und Kommunikation bei Bau- und Immobilienprojekten. Dank der Plattform können Teams die Qualität erhöhen, Kosten senken und ihre Arbeit schneller erledigen. Durch verbesserte Zusammenarbeit und Zugriff auf Daten in Echtzeit bietet die benutzerfreundliche...