Global Administrative

vor 1 Monat

Wien, Wien, Österreich Talentor Austria GmbH Vollzeit


Unser Klient ist ein eigentümergeführtes, pharmazeutisches Unternehmen, das weltweit verschreibungspflichtige Originalpräparate für Fachärzt*innen anbietet, weiterentwickelt und über strategische Zukäufe stetig wächst. Über seine Zentrale in Wien wird sein etabliertes Netzwerk zur Herstellung und zum Vertrieb seiner Produkte gesteuert. Das Unternehmen wird von seinen zwei Gründern und einem Team von erfahrenen Expert*innen geführt. Diese haben sich das Ziel gesetzt, die langfristige Verfügbarkeit seiner Produkte sicherzustellen, diese zum Wohle von heutigen und zukünftigen Patient*innen weiterzuentwickeln und weltweit zu liefern.

Aufgrund der außerordentlichen Dynamik und des fortlaufenden Wachstums unseres Klienten suchen wir ab sofort zur proaktiven und eigenständig koordinierenden Unterstützung des Vice Presidents-Teams / ausgewählter Vice Presidents eine fokussierte, engagierte und positionsrelevant erfahrene Verstärkung im Headquarter-Team als


Global Administrative & Project Coordinator (w/m/x)

Vollzeit

IHRE KÜNFTIGE ROLLE
  • Eigenständige Unterstützung der definierten Vice Presidents (VPs) / des Headquarter (HQ)-Managements in allen organisatorischen, administrativen und fachlichen Belangen
  • Kommunikationsschnittstelle der VPs / des HQ-Managements zu den jeweiligen internen und externen Stakeholdern
  • Eigenständiges und proaktives Management und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen mit globalem Outreach
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von (Management-) Präsentationen, Protokollen & Reports (v.a. auf Englisch)
  • Wahrnehmung von Koordinations- und Informationsaufgaben (Recherche, Sammlung und Aufbereitung relevanter geschäftsbezogener Informationen)
  • Vorbereitung der Lohnverrechnung / Rechnungsbelege-Management für eine definierte Personengruppe inklusive Eingabe in SAP
  • Selbstständige Definition und Betreuung interner administrativer Abläufe sowie Abwicklung / Initiierung und Koordinierung von definierten / ausgewählten Projekten und Events
  • Mitarbeit und Unterstützung bei positionsrelevanten Tätigkeiten wie internen Schulungen
  • Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den definierten Abteilungen (u.a. mit dem Quality-RA-PV- sowie dem Supply Chain Team)


IHRE QUALIFIKATIONEN
  • Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem global tätigen Life Science- / Pharma-Unternehmen
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, FH, Uni, etc.)
  • Ausgeprägte Zahlenaffinität gepaart mit unternehmerischem Denken
  • Vorausschauendes Organisationstalent mit Blick fürs Ganze sowie Freude, eigeninitiativ und eigenständig arbeiten zu dürfen und zu müssen
  • Hohes Maß an zeitlicher Flexibilität sowie sehr hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft
  • Englisch und Deutsch mit hohem Sprachgefühl auf muttersprachlichem Niveau
  • Sehr hohe IT-Affinität / -Kompetenz und sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (u.a. MS Word, Excel, Power Point) ; SAP-Know-how wünschenswert
  • Loyalität, Eigenverantwortung und -Engagement, Korrektheit sowie exakte, strukturierte Arbeitsweise und Sensibilität beim Umgang mit vertraulichen Informationen zeichnen Sie aus
  • Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit mit langem Atem und sorgfältiger, umsichtiger sowie eigenständiger und ergebnisorientierter Arbeitsweise
  • Als Teamplayer*in haben Sie darüber hinaus einen ausgeprägten Wunsch nach einem dynamischen Arbeitsumfeld und kultureller Diversität
  • Und bei aller Seriosität: Sie lachen liebend gerne


DAS BESONDERE AN DIESER POSITION
  • Ihre Position ist eine neugeschaffene: vielseitig, abwechslungsreich, eigen-verantwortungsvoll; mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten und Gestaltungsspielraum
  • Sie arbeiten Seite an Seite mit den Eigentümern in einer dynamischen, pragmatischen Unternehmenskultur mit Zukunftsperspektive, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen; Sie haben die Möglichkeit, gemeinsam zu wachsen und am Erfolg (u.a.

    individueller Jahresbonus als variabler Gehaltsbestandteil

    ) teilzuhaben
  • Ihr Arbeitgeber ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit vielversprechenden Projekten
  • Darüber hinaus sind Sie laufend in Kontakt mit Expert*innen auf weltweiter Ebene
  • Unser Klient mit Start Up-Dynamik bietet für diese unternehmens- und erfolgsrelevante Position mit Einstufung auf "Manager"-Level eine kompetitive Bezahlung von rund EUR Jahresbruttogehalt) - abhängig von Ihrer positionsrelevanten Qualifikation und Erfahrung
  • Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen (u.a. 30 Tage Urlaub, Vertrauensarbeitszeit, Büro- und Smart Working, Essensgutscheine u.a.)
  • Sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung im Herzen von Wien
  • Ein motivierendes Arbeitsklima in einem globalen Team: ein ausgeprägtes Teamgefühl mit hoher Wertschätzung und gelebtem Miteinander warten auf Sie / auf dich


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Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Ihre Ansprechpartnerin, Mag. Birgit Wandrak -

, wird sich nach Erhalt der Unterlagen sehr gerne mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir bitten Sie, uns bei einer DSGVO-konformen Bearbeitung Ihrer Dokumente zu unterstützen und von einer E-Mail-Bewerbung abzusehen.



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  • Global Administrative

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Talentor Austria Vollzeit

    Haben Sie den Blick für das große Ganze in seiner Komplexität und beflügelt Sie "Support"-Geben in Eigenverantwortung mit Gestaltungsspielraum? Sind Sie bereit für diese neugeschaffene Position mit vielseitigen, abwechslungsreichen Aufgaben im globalen Unternehmenskontext? Wollen Sie mehr erfahren?Unser Klient ist ein eigentümergeführtes,...

  • Berater für permanente Personalvermittlung im administrativen Bereich

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ManpowerGroup GmbH Vollzeit

    Aufgaben Profil Wir bieten Ihre neue Herausforderung als Berater für permanente Personalvermittlung im administrativen Bereich (w/m/d) wartet auf Sie. Beginnen Sie Ihre Karriere bei ManpowerGroup GmbH - einem globalen Vorreiter in innovativen HR- und Personallösungen. Verfügen Sie über Erfahrung als Spezialist:in im administrativen Bereich und sind...

  • Absolvent:in im Angebotsmanagement

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Frequentis AG Vollzeit

    ÜberblickWir suchen Absolvent:innen im Angebotsmanagement (alle Geschlechter) für unsere Global Sales Abteilung.VerantwortlichkeitenPrüfen und analysieren Sie Ausschreibungsunterlagen gemeinsam mit einem Tutor.Binden Sie selbstständig alle notwendigen Fachabteilungen zur Bewertung der öffentlichen Ausschreibungen ein.Unterstützen Sie beim Formulieren...

  • Absolvent:in im Angebotsmanagement

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Frequentis AG Vollzeit

    ÜberblickWir suchen Absolvent:innen im Bereich Angebotsmanagement (alle Geschlechter) für unsere Global Sales Abteilung.VerantwortlichkeitenPrüfen und analysieren Sie Ausschreibungsunterlagen gemeinsam mit einem Tutor.Binden Sie selbstständig alle notwendigen Fachabteilungen zur Bewertung der öffentlichen Ausschreibungen ein.Unterstützen Sie beim...

  • Junior Buchhalter:in

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich bwise Media AG Vollzeit

    Überblickbwise Media AG ist eine globale Medienagentur, die sich auf die Vermarktung von Sportportalen und -Apps spezialisiert hat. Wir arbeiten mit den weltweit größten Partnern aus der Sportbranche zusammen und managen den digitalen Werbeverkauf für unsere Kunden.Deine RolleAls Junior Buchhalter:in unterstützt du uns tatkräftig bei den...

  • HAK/HTL - Absolvent:in im Angebotsmanagement (alle Geschlechter) - Karrierechance in der Globalen Vertriebsleitung

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Frequentis AG Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich für die Herausforderung im Angebotsmanagement in der Globalen Vertriebsleitung begeistert.Aufgaben und VerantwortlichkeitenAnalysieren und prüfen Sie Ausschreibungsunterlagen gemeinsam mit einem erfahrenen Tutor und binden selbstständig alle notwendigen Fachabteilungen zur Bewertung...

  • Junior BuchhalterIn: Finanzexperte für globale Medienagentur

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich bwise Media AG Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenAls Junior BuchhalterIn bei bwise Media AG unterstützt du das Finanzteam bei der Verwaltung der Finanzen der Agentur. Deine Aufgaben umfassen:Die Rechnungslegung und -ablageDas rechtzeitige Erfassen diverser ZahlungenDie Schnittstelle zum SteuerberaterDie Erfassung von Finanztransaktionen im internen BuchhaltungssystemDer...

  • Human Resources Specialist

    vor 9 Stunden

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    About RP GlobalRP Global is a leading developer, operator, and investor in the renewable energy sector, with 40 years of experience and a strong presence in Western and Eastern European markets.Job SummaryWe are seeking a highly skilled HR Specialist to join our team in Vienna, Austria. As a key member of our HR department, you will provide administrative...

  • Front Desk Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Biogen Vollzeit

    About the RoleThe Front Desk Coordinator will be responsible for managing the front desk and supporting commercial and medical functions in various administrative tasks. This role will serve as an interface to IT, landlord, and cleaning company, among others.Key ResponsibilitiesManage front desk operations, including visitor management, answering calls, and...

  • Finanzassistent:in für HAK/HBLA Absolvent:innen

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Über die PositionSie sind strukturiert und organisiert in Ihrer Arbeitsweise und haben eine Affinität zu Zahlen? Dann sind Sie bei CBRE GmbH genau richtig. Als führendes Unternehmen im Bereich der Immobilienwirtschaft bieten wir spannende Möglichkeiten für Ihre Karriere.Ihre AufgabenUnterstützung des Finanzteams bei der Analyse und Auswertung von...

  • Mitarbeiter:in für Personalkoordination im internationalen Kontext

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Österreichisches Rotes Kreuz Vollzeit

    StellenbeschreibungSie sind auf der Suche nach einer spannenden Herausforderung im Bereich Human Resources und möchten in einem globalen Umfeld tätig sein? Dann sind Sie hier genau richtig!Ihre Aufgaben:Administrative Unterstützung des zweiköpfigen Teams für die Personalkoordination bei Auslandseinsätzen.Bearbeitung aller erforderlichen Dokumente im...

  • Finanz- und Personalassistent

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Otti Personalmanagement KG Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen einen motivierten und organisierten Finanz- und Personalassistenten, der sich in einem dynamischen Team einbringen möchte. Als Assistent für Finanzen und Personal werden Sie Teil des Unternehmens Otti & Partner und unterstützen die Führungsebene bei administrativen und organisatorischen...

  • HR Fachkraft für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft in Teilzeit:HR Specialist Administration & Payroll (m/w/d)20-25 WochenstundenIhre Aufgaben umfassen:Unterstützung der HR-Leitung bei sämtlichen administrativen und operativen...

  • HR Fachkraft für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft in Teilzeit:HR Specialist Administration & Payroll (m/w/d)20-25 WochenstundenIhre AufgabenUnterstützung der HR-Leitung bei sämtlichen administrativen und operativen HR-Tätigkeiten,...

  • HR Spezialist für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Kunde ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet. Zur Verstärkung des HR-Teams am Standort Wien suchen wir eine engagierte Fachkraft in Teilzeit:HR Spezialist für Administration & Payroll (m/w/d)20-25 WochenstundenIhre AufgabenUnterstützung der HR-Leitung bei sämtlichen administrativen und operativen...

  • HR Spezialist für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Kunde ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet und eine Vertriebs-/Marketingniederlassung in Österreich hat. Zur Verstärkung des HR-Teams am Standort Wien suchen wir eine engagierte Person in Teilzeit:HR Spezialist für Administration & Payroll (m/w/d)20-25 WochenstundenIhr...

  • HR Fachkraft für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Kunde ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet und eine Niederlassung in Österreich hat. Zur Verstärkung des HR-Teams am Standort Wien suchen wir eine engagierte Fachkraft in Teilzeit:HR Spezialist für Administration & Gehaltsabrechnung (m/w/d)20-25 WochenstundenIhre Aufgaben umfassen:Unterstützung der...

  • Büroorganisation

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Novritsch Trading GmbH Vollzeit

    Wir sind ein dynamisches und engagiertes Team, das die Welt des Airsoft-Sports neu gestaltet. Novritsch ist bekannt für die Entwicklung innovativer Produkte und die Zusammenarbeit mit globalen Herstellern und Lieferanten. Unser Vertrieb erstreckt sich über mehr als 80 Länder, was unsere internationale Präsenz unterstreicht. Unsere Vision ist es,...

  • Büroorganisation

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Novritsch Trading GmbH Vollzeit

    Wir sind ein dynamisches und engagiertes Team, das sich der Innovation im Bereich Airsoft widmet. Novritsch Trading GmbH entwickelt erstklassige Produkte und arbeitet mit globalen Herstellern und Lieferanten zusammen, um unsere Kunden in über 80 Ländern zu bedienen. Unsere Vision ist es, Airsoft-Produkte zu kreieren, die unseren Kunden ein unvergessliches...

  • Werkstudent:in - Administration SAP Reisen (m/w/d) - Herausfordernde Aufgaben im Personalbereich

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich TÜV SÜD Landesgesellschaft Österreich GmbH Vollzeit

    Unser UnternehmenTÜV SÜD ist ein Unternehmen, das sich für die Sicherheit von Menschen und Gesellschaft einsetzt. Wir handeln aus Überzeugung und gestalten die Welt von Morgen. Wir unterstützen, prüfen und zertifizieren. Wir sind TÜV SÜD - eine globale Organisation mit über 1.000 Standorten in rund 50 Ländern.Unser AngebotAls Werkstudent:in in...