Administrative Manager

vor 4 Wochen

Vienna, Österreich Allocator One Vollzeit

Allocator One is seeking a diligent and proactive Administrative Assistant to join our team at our offices in Wasagasse, 1090 Vienna. In this role, you will report to the Director of Operations, Europe, and undertake various administrative and preliminary accounting tasks to support our dynamic team.

In this pivotal role, you will support our operations and contribute to the efficiency of our business by providing personalized and timely support to executive members of the general management team and Chief Financial Officer.

Allocator One

Building a new asset management organization as a newcomer is a Herculean task regardless of one's potential or qualifications. Therefore worthy potential GP newcomers, who should play a pivotal role in driving the impact of next-generation businesses due to their hands-on experience in founding companies in the past, strong networks in their field, and access to relevant early-stage insights, are consistently overlooked, even though they possess a strong understanding of where investment opportunities lie.

Allocator One unleashes the power of highest potential first-time GPs with a one-of-a-kind infrastructure: Anchor investment, tech-driven admin and regulation solutions, global investor network access, and a loyal and intimate community backbone.

Our Purpose? Empowering underserved talent to become the disruptors of tomorrow.

Allocator One Leadership

Felix Staeritz, Founding Partner: Corporate venture builder extraordinaire, founder, VC/PE investor, WEF & Fraunhofer board/advisor.

Michael Ströck, Founding Partner: Founder with exits, Y Combinator alum, CTO turned investor, built 3 VC funds; open-source software developer.

Paula Schwarz, Anchor Fund I Partner: Impact founder (StartupBoat), VC fund & family office co-builder, Forbes innovator, 500 Startups scholar, family business roots.

Aufgaben
  • Answer phone calls, schedule meetings, and support visitors.
  • Maintain office services by organizing office operations and procedures.
  • Act as the point of contact between the Executive Team and internal or external contacts.
  • Work closely with the Executive Team to keep them well informed of upcoming commitments and responsibilities.
  • Provide sophisticated calendar management for the Executive Director. Prioritize inquiries and requests while troubleshooting conflicts; make judgments and recommendations to ensure smooth day-to-day engagements.
  • Create and edit presentations, correspondence, memos, reports, graphs, organizational charts.
  • Manage Outlook calendars for assigned Team Members and expense reports.
  • Make travel arrangements for the leadership team.
  • Prepare meetings and conference calls – keep minutes for team members in Europe and internationally.
  • Support in planning and coordinating events.
  • Manage files, contacts, travel, and events using a professional CRM application.
  • Prepare and file legal documents.
  • Proof/read/edit/file documents with a high level of expertise.
  • Perform preliminary accounting (Vorkontierung) - perform initial categorization and recording of financial transactions in preparation for final account postings.
  • Keep abreast with all organizational changes and business developments.
  • You may be asked to perform related duties or special projects as assigned within the general scope of the position.
Qualifikation
  • At least 3 years of experience in the field or in a related area
  • High English proficiency and excellent German required
  • Bachelor’s degree or equivalent
  • Work permit for Austria or EU citizenship required.
Benefits
  • Competitive salary
  • “No assholes allowed” company culture
  • Learn from and grow with experienced colleagues who are eager to share their knowledge

Equal Opportunity Employer: At Allocator One, diversity and inclusion are at the core of our values. We ensure fair and equal treatment for all applicants, embracing candidates from diverse backgrounds, genders, ages, and beyond. Your unique perspectives matter to us, and we sincerely appreciate your interest in becoming a part of our team.

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will. ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our career site to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives.Administrative AssistantADF...

  • Administrative Manager

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Allocator One Vollzeit

    Allocator One is seeking a diligent and proactive Administrative Assistant to join our team at our offices in Wasagasse, 1090 Vienna. In this role, you will report to the Director of Operations, Europe, and undertake various administrative and preliminary accounting tasks to support our dynamic team. In this pivotal role, you will support our operations and...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich Campari Austria GmbH Vollzeit

    The Office Manager (m/f/d) will be responsible for overseeing the daily operations of the office, organizing and coordinating administration duties and office procedures, while maintaining a pleasant work environment with high levels of organizational effectiveness, communication and safety. Key Activities & Responsibilities Reception • Answer...

  • Sales Manager SaaS

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich ANGEHEUERT Recruiting Vollzeit

    Bereit für deinen nächsten Schritt deiner Sales-Karriere? Du bist Sales-Experte für digitale Lösungen? Let’s go! Der Arbeitgeber ist ein preisgekröntes LegalTech Startup, das Big Player bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt. Wie? Durch eine All-in-one Plattform für digitales Signieren: europaweit rechtsgültig, sicher & effizient....

  • Senior Sales Manager SaaS

    Vor 6 Tagen

    Vienna, Österreich ANGEHEUERT Recruiting Vollzeit

    Bereit für deinen nächsten Schritt deiner Sales-Karriere? Du bist Sales-Experte für digitale Lösungen? Let’s go! Der Arbeitgeber ist ein preisgekröntes LegalTech Startup, das Big Player bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt. Wie? Durch eine All-in-one Plattform für digitales Signieren: europaweit rechtsgültig, sicher & effizient....

  • Sales Manager DACH, Expanding Dermatology Company

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Stratpharma Vollzeit

    An ambitious forward thinking Swiss Medical Dermatology company have an exciting career opportunity for a Sales Manager DACH. This role can be based in either Switzerland, Germany or Austria.Stratpharma has over the past 5 years experienced tremendous growth in the European market and are keen to build a team in Switzerland to further this success.An...

  • Marketing Communication Manager

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich ZEISS Group Vollzeit

    ZEISS Wien ist Regional Headquarter für Österreich und Südosteuropa (SEE) und konzentriert sich auf den Vertrieb und das Servicehochwertiger optischer Lösungen in den Zukunftsmärkten Medizintechnik, Mikroskopie und Vision Care. Für unsere Vertriebs- und Servicegesellschaftin Österreich suchen wir Verstärkung für unser VISION Marketing Team. Von der...

  • Sales Manager SaaS

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich ANGEHEUERT Recruiting Vollzeit

    Bereit für deinen nächsten Schritt deiner Sales-Karriere?Du bist Sales-Experte für digitale Lösungen? Let’s go!Der Arbeitgeber ist ein preisgekröntes LegalTech Startup, das Big Player bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt. Wie? Durch eine All-in-one Plattform für digitales Signieren: europaweit rechtsgültig, sicher & effizient. Bereits...

  • Sales Manager SaaS

    Vor 3 Tagen

    Vienna, Österreich ANGEHEUERT Recruiting Vollzeit

    Bereit für deinen nächsten Schritt deiner Sales-Karriere?Du bist Sales-Experte für digitale Lösungen? Let’s go!Der Arbeitgeber ist ein preisgekröntes LegalTech Startup, das Big Player bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt. Wie? Durch eine All-in-one Plattform für digitales Signieren: europaweit rechtsgültig, sicher & effizient. Bereits...

  • Mitarbeiter Auftragssachbearbeitung

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Canon Vollzeit

    Als Mitarbeiter:in Auftragssachbearbeitung managen Sie den administrativen Ablauf der Kundenbestellung. Sie fungieren dabei als zentrale Schnittstelle zwischen unseren internen und externen Kund:innen und gewährleisten die korrekte Abwicklung des Auftrages. Was wir bieten Bei Canon fördern wir die Möglichkeiten, Neues auszuprobieren, die eigene...

  • Teamassistenz für Quality

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Roche Vollzeit

    The Position Was Sie erwartet Als Assistent:inin im Bereich Compliance, Quality & Regulatory stellen Sie den reibungslosen Ablauf und die Administration der Kund:innen- und Behördeninformationen sicher und arbeiten dabei eng mit dem Quality & Regulatory Manager zusammen. In dieser wichtigen Funktion umfassen Ihre Aufgaben: Die Administration...

  • HR Manager

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Mochi Holding GmbH Vollzeit

    Die Mochi-Familie stellt sich vorSeit Tobias Müller, Sandra Jedliczka, Eduard und Nicole Dimant 2012zusammen das Mochi eröffnet haben, ist die Restaurant-Familie um einigeAdressen gewachsen. Unverändert geblieben ist dagegen die Begeisterung derGastgeber für japanische Esskultur, hochwertige, frische Zutaten undgemeinsames Essen in gemütlicher,...

  • HR Manager

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Mochi Holding GmbH Vollzeit

    Die Mochi-Familie stellt sich vor Seit Tobias Müller, Sandra Jedliczka, Eduard und Nicole Dimant 2012 zusammen das Mochi eröffnet haben, ist die Restaurant-Familie um einige Adressen gewachsen. Unverändert geblieben ist dagegen die Begeisterung der Gastgeber für japanische Esskultur, hochwertige, frische Zutaten und gemeinsames Essen in gemütlicher,...

  • Logistik Operations Führungskraftnachwuchs

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Österreichische Post AG Vollzeit

    Berufsfeld: Logistik/Sortierung Das sind wir und das bewegt uns Wir sind ein modernes Logistikunternehmen mit hochtechnisierter Infrastruktur und vielen digitalen Angeboten und Services. Wir befördern Briefe, Werbesendungen und Pakete, bieten analoge und digitale Werbung, E-Commerce, Geschäftsprozesslösungen und an unseren Post-Standorten auch...

  • Key Account Manager Solid Tumors

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich AbbVie Vollzeit

    StellenbeschreibungZur Unterstützung unseres Teams in Österreich besetzen wir im Department Oncology ab sofort folgende spannende Position:Key Account Manager Solid Tumors - Gebiet WestUmsetzung des Produktlaunches eines hochinnovativen Medikaments im Bereich der Gyn-Onkologie im eigenen GebietFachliche Information, Präsentation und Vermarktung des...

  • Key Account Manager Solid Tumors

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich AbbVie Vollzeit

    StellenbeschreibungZur Unterstützung unseres Teams in Österreich besetzen wir im Department Oncology ab sofort folgende spannende Position:Key Account Manager Solid Tumors - Gebiet OstUmsetzung des Produktlaunches eines hochinnovativen Medikaments im Bereich der Gyn-Onkologie im eigenen GebietFachliche Information, Präsentation und Vermarktung des...

  • Clinical Operations Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich IQVIA Vollzeit

    Job Overview Direct and manage the delivery of all required site activation, maintenance and regulatory activities for selected studies or multi-protocol programs, including pre-award activities, oversight of the scope of work, budget and resources. Essential Functions Oversee the execution of Site Activation (including pre-award/bid defense...

  • Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich AccorHotel Vollzeit

    StellenbeschreibungDas vertrauen wir Dir an: Unser Front Office Team - du legst großen Wert auf eine professionelle Führung des gesamten Ibis Front Office Team - hast stets ein offenes Ohr und stehst mit Rat und Tat zur SeiteUnsere Gäste - es bereitet dir Freude unsere Gäste zu begeistern und eine konstante Zufriedenheit unserer...

  • Vertriebsassistenz Filiale

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Österreichische Post AG Vollzeit

    Berufsfeld: Assistenz Das sind wir und das bewegt uns: Die Österreichische Post AG bringt einiges zusammen. Denn wir liefern Lösungen, verbinden Menschen und stehen für Diversität und Ehrlichkeit. Wir leben ein offenes, wertschätzendes Arbeitsklima und bieten faire Bezahlung und jede Menge Benefits für unsere Mitarbeiter*innen. Denn es ist...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Sportradar Vollzeit

    Job DescriptionSportradar ist seit 2021 NASDAQ gelistet und befindet sich seit Jahren erfolgreich in einer enormen Wachstumsphase.Wir beschäftigen derzeit mehr als 400 MitarbeiterInnen an unserem neuen Standort in Wien, was uns zu einem der größten und wichtigsten Offices von Sportradar global macht.Als Office Managerin und Assistentin der...