Administrative Assistant

Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

Vienna, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit
Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will. 

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Administrative Assistant

ADF International is looking for a highly organized Administrative Assistant to join us in our Vienna Office. In this role, you will report to the Director of Operations, Europe, and are responsible for various administrative tasks.

Your Essential Responsibilities:

In this position, you will:

  • Answer phone calls, schedule meetings and support visitors
  • Provide administrative support to ensure efficient operation of the office
  • Act as the point of contact between the Executive Director and internal or external contacts.
  • Work closely with the Executive Director and Deputy Director (Advocacy) to keep them well informed of upcoming commitments and responsibilities
  • Provide sophisticated calendar management for the Executive Director. Prioritize inquiries and requests while troubleshooting conflicts; make judgements and recommendations to ensure smooth day-to-day engagements
  • Create and edit presentations, correspondence, memos, reports, graphs, organizational charts.
  • Manage Outlook calendars of assigned Team Members and expense reports.
  • Make travel arrangements for leadership team.
  • Prepare meetings and conference calls - keep minutes for team members in Europe and internationally.
  • Support in planning and coordinating events.
  • Manage files, contacts, travel and events using a professional CRM application.
  • Prepare and file legal documents.
  • Proofread/edit documents with a high level of expertise.


Other Responsibilities:

  • You may be asked to perform related duties or special projects as assigned within the general scope of the position.


Skills You Need to Succeed:

  • Strong administrative skills.
  • Strong computer skills including experience with Microsoft Office: Word, Excel, Outlook and Internet Explorer.
  • Proven excellent verbal, written, and interpersonal communication skills in English and German.
  • Proven excellent customer service skills.
  • Ability to initiate, work, and motivate within a team and independently.
  • Ability to organize a daily workload by priorities.
  • Ability to professionally handle confidential and sensitive information with discretion.
  • Ability to learn and apply new software applications.
  • Ability to make sound decisions under demanding conditions.

Education and/or Experience:

  • Bachelor degree or equivalent
  • At least 3 years of experience in the field or in a related area
  • High English proficiency and excellent German required

Work permit for Austria or EU citizenship required

  • Administrative Assistant Vienna

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Mutares SE & Co. KGaA Vollzeit

    Administrative Assistant Vienna (m/w/d) bei Mutares SE & Co. KGaA | softgarden View job here Administrative Assistant Vienna (m/w/d) Teilzeit Vienna, Austria Mit Berufserfahrung ...

  • Administrative Manager

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Allocator One Vollzeit

    Allocator One is seeking a diligent and proactive Administrative Assistant to join our team at our offices in Wasagasse, 1090 Vienna. In this role, you will report to the Director of Operations, Europe, and undertake various administrative and preliminary accounting tasks to support our dynamic team. In this pivotal role, you will support our operations and...

  • Marketing Assistant Specialty

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 1 Woche

    Vienna, Österreich STADA Arzneimittel Gesellschaft m.b.H. Vollzeit

    Die STADA Arzneimittel AG kümmert sich weltweit als vertrauensvoller Partner um die Gesundheit der Menschen. Ursprünglich von Apothekern gegründet, sind wir einer der führenden Hersteller von hochwertigen Pharmazeutika. Mehr als 12.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit leben unsere Werte Integrität, Unternehmertum, Agilität und One STADA, um...

  • Administrative Manager

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Allocator One Vollzeit

    Allocator One is seeking a diligent and proactive Administrative Assistant to join our team at our offices in Wasagasse, 1090 Vienna. In this role, you will report to the Director of Operations, Europe, and undertake various administrative and preliminary accounting tasks to support our dynamic team. In this pivotal role, you will support our operations...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Management Assistant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich ANDRITZ Vollzeit

    Tagtäglich liefert ANDRITZ erfolgreiche und innovative Lösungen an Kunden auf der ganzen Welt. Warum sind wir so erfolgreich? Weil wir mit Begeisterung bei der Sache sind und lieben, was wir tun! Wenn es um zukünftige Engineering-Technologien geht, stehen wir mit unseren Lösungen, die den Erfolg unserer Kunden in zukunftsweisenden Schlüsselindustrien...

  • Management Assistant

    Gefunden in: beBee S AT - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich ANDRITZ AG Vollzeit

    Tagtäglich liefert ANDRITZ erfolgreiche und innovative Lösungen an Kunden auf der ganzen Welt. Warum sind wir so erfolgreich? Weil wir mit Begeisterung bei der Sache sind und lieben, was wir tun! Wenn es um zukünftige Engineering-Technologien geht, stehen wir mit unseren Lösungen, die den Erfolg unserer Kunden in zukunftsweisenden Schlüsselindustrien...

  • Executive Assistant for the CEO of Central and Eastern Europe

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 8 Stunden

    Vienna, Österreich TÜV SÜD Vollzeit

    Aufgaben Ensuring efficient office management (coordinating appointments, travel management, business correspondence, general administrative support of the management in daily business operations of the region) Preparation of reports, presentations and various documents in German and English Main point of communication for internal and external...

  • Management Assistant | Office Administration

    Gefunden in: Talent AT A2 C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich the tean GmbH & Co KG Vollzeit

    Management Assistant |Office Administrationthe tean ist ein international agierendes Technologieunternehmen mit Fokusauf der Entwicklung von künstlicher Intelligenz sowie neuen digitalenProdukten, Services und Geschäftsmodellen. Standorte des Unternehmensbefinden sich in Wien, Duisburg und der Schweiz (Diepoldsau).Dienstort ist Wien. Es besteht auch die...

  • Project Assistant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Turner & Townsend Vollzeit

    StellenbeschreibungZur Verstärkung unseres Team suchen wir einen Project Assistant (m/w/d) im Bereich Infrastrukturprojekte:Als Teil eines Projektteams sind Sie verantwortlich für grundlegende kaufmännische bzw. administrative Tätigkeiten, sowie projekt- und sachbezogenen Sonderaufgaben.Sie unterstützen das Projektteam bei technischen oder...

  • Project Assistant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Turner & Townsend Vollzeit

    Unternehmensbeschreibung Turner & Townsend zählt zu den führenden, globalen Projektmanagement- und Bauberatungsunternehmen. Mit einem internationalen Netzwerk aus 118 Büros und über 8400 Mitarbeitern unterstützen wir private und öffentliche Bauherren und Investoren bei der Steuerung und Realisierung komplexer Bauprojekte und zukunftsorientierter...

  • Team Assistant Gebäudemanagement

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich PRIMUM Real Solutions GmbH Vollzeit

    Dein neuer Job – herausfordernd und zukunftsorientiert! Auf das legen wir Wert... [ Über-den-Tellerrand-Schauer [ Mitdenker mit einem selbstständigen und organisierten Arbeitsstil [ Engagierte, motivierte, zuverlässige und loyale Teamplayer [ Du zeigst uns, was in dir steckt und überrascht uns positiv Auf das legst du Wert... [ Weiterentwicklung und...

  • Underwriting Assistant MM

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich AXA Group Vollzeit

    Underwriting Assistant Property & Construction (m/f/d) Vollzeit (38,5 Stunden Woche), unbefristet in Wien, Österreich DISCOVERyour opportunity Diese Aufgaben erwarten Dich bei uns: ·Unterstützung der Underwriter und Sicherstellung, dass die administrativen Prozesse für den gesamten Zyklus der Polizzierung sorgfältig und zeitnah durchgeführt...

  • Executive Assistant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich HDI Vollzeit

    Ihre Aufgaben Unterstützung des Vorstandteams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben Bearbeitung der Terminplanung für das Vorstandsteam Inhaltliche Weiterentwicklung strategischer Themen Erstellung von Analysen, Berichten und Präsentationen zu strategischen Themen Koordination und Abstimmung mit internen und...

  • Executive Assistant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Cybermoth Vollzeit

    Wir suchen eine zuverlässige Assistentin unserer Geschäftsführung  In dieser Funktion vertrittst du unser Management und unterstützt die Geschäftsführung in allen administrativen Belangen und Projekten. Du fungierst als Schnittstelle zwischen den Geschäftsführern, allen Abteilungen der Firma sowie externen Partnern und Kunden. Neben der...

  • Office Assistant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Pernod Ricard Vollzeit

    Du suchst eine spannende Position, in der Du Deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen kannst? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir suchen einen engagierten Office & Facility Coordinator (m/w/d) in Teilzeit für 20 Stunden pro Woche, der unser Büromanagement im Herzen von Wien verantwortet. Das sind Deine Aufgaben Als...

  • Underwriting Assistant Casualty

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich AXA Group Vollzeit

    DISCOVERyour opportunity What will your essential responsibilities include? ·Providing support to the Underwriters and ensure that the administrative processes for the end to end policy lifecycle are run efficiently and at a high quality to serve internal and external clients ·Responsible for the implementation of international insurance solutions...

  • Office Manager

    Gefunden in: Talent AT C2 - Vor 5 Tagen

    Vienna, Österreich Sportradar Vollzeit

    Job DescriptionSportradar ist seit 2021 NASDAQ gelistet und befindet sich seit Jahren erfolgreich in einer enormen Wachstumsphase.Wir beschäftigen derzeit mehr als 400 MitarbeiterInnen an unserem neuen Standort in Wien, was uns zu einem der größten und wichtigsten Offices von Sportradar global macht.Als Office Managerin und Assistentin der...

  • Visiting Professor-Austria- remote

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Tech Talents Vollzeit

    This is a remote position.Position:Positions are open at five distinct ranks: Postdoctoral Fellow,Assistant Professor, Associate Professor, Full Professor, and Chair Professor.Responsibilities and DutiesApplicants will have extensive teaching experience, have published high quality papers in their area of expertise, have been successful in obtaining research...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich LINDLPOWER Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Dein Aufgabengebiet: Mit Sensibilität und Effizienz übernimmst du sämtliche administrative Aufgaben, um deine Vorgesetzte optimal zu unterstützen. Deine Tätigkeiten reichen von der Koordination von Terminen über die Protokollführung bis hin zur zuverlässigen Organisation von Reisen. Mit deiner selbstständigen und proaktiven Arbeitsweise...