Management Assistant | Office Administration

vor 4 Wochen

Vienna, Österreich the tean GmbH & Co KG Vollzeit


Management Assistant |

Office Administration

the tean ist ein international agierendes Technologieunternehmen mit Fokus

auf der Entwicklung von künstlicher Intelligenz sowie neuen digitalen

Produkten, Services und Geschäftsmodellen. Standorte des Unternehmens

befinden sich in Wien, Duisburg und der Schweiz (Diepoldsau).

Dienstort ist Wien. Es besteht auch die Möglichkeit für Remote Work.

Ihre Aufgaben

Unterstützung bei der Entscheidungsfindung:

Als

Assistenz des Managements sind Sie oft in die Entscheidungsfindung auf

höchster Ebene eingebunden. Sie unterstützen den CEO und das restliche

Management bei der Vorbereitung und Analyse von Informationen, die für

strategische Entscheidungen notwendig sind.

Verwaltung des Terminkalenders:

Sie planen und

koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen des CEOs. Fallweise

nehmen Sie auch an Meetings des Managements teil und führen Protokoll.

Kommunikationsmanagement:

Als Assistenz des Managements

agieren Sie oft als vermittelnde Person zwischen dem Management und

anderen Teams, Mitarbeitenden oder Geschäftspartner*innen. Sie stellen

sicher, dass die Kommunikation effizient und klar ist und helfen dabei,

Missverständnisse zu vermeiden. Sie repräsentieren auch das Unternehmen

nach außen, indem Sie die Leistungsinhalte, die Struktur und die

Unternehmenswerte – intern und Dritten gegenüber –

kommunizieren. Sie sind die erste Ansprechperson für verschiedenste

Kontakte und Stakeholder.

Personelle Aufgaben:

Sie schalten Jobinserate,

verwalten in der Schnittstelle mit dem HR-Management Bewerbungen –

sowohl terminlich als auch in der Erstansprache – und beantworten

die Anliegen der Bewerber*innen. Außerdem wirken Sie beim Onboarding von

neuen Teammitgliedern mit.

Organisation von Veranstaltungen:

Sie sind auch für die

Organisation von internen und externen Veranstaltungen verantwortlich,

zum Beispiel Teamevents.

Administrative Aufgaben:

Als Assistenz des Managements

übernehmen Sie auch eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, wie das

Verfassen von Korrespondenz (in deutscher und englischer Sprache), die

Vorbereitung von Präsentationen oder die Pflege von Daten.

Sie verwalten Eingangs- und Ausgangsrechnungen und übernehmen auch die

Vorkontierung von Belegen in der Schnittstelle zur Buchhaltung.

Organisatorische Aufgaben:

Sie wirken an internen

Projekten zur kontinuierlichen Optimierung und Effizienzsteigerung

innerbetrieblicher Abläufe und Prozesse mit.

Office Administration:

Sie sind für alle

administrativen Aufgaben im Büro in Wien verantwortlich, zum Beispiel

die Kontrolle des Reinigungsdienstes, Empfang und Bewirtung von Gästen

des Managements, Einkauf von Büroartikeln und Handwerkerorganisation.

Vertrauliche Aufgaben:

Aufgrund der engen

Zusammenarbeit mit dem Management sind Sie oft in vertrauliche

Angelegenheiten des Unternehmens eingebunden. Dies erfordert ein hohes

Maß an Diskretion und Integrität. Sie verwalten auch Verträge jeglicher

Art, zum Beispiel Dienstverträge.

Ihr Profil

Ausbildung und Erfahrungen:

Sie besitzen eine

abgeschlossene Berufsausbildung (Bürokaufperson, Buchhaltung etc.) oder

höhere Schulausbildung, wie zum Beispiel Matura oder Fachmatura. Sie

haben ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und

Schrift. Vorzugsweise können Sie Erfahrungen im Bereich Assistenz des

Managements und Office Administration vorweisen.

Arbeitsweise:

Als Assistenz des Managements und Office

Administration müssen Sie selbstständig, verantwortungsbewusst und

zuverlässig agieren. Genauigkeit in der Textgestaltung und im Umgang mit

Zahlen sind für Sie maßgeblich.

Begeisterungsfähigkeit:

Als Assistenz des Managements

müssen Sie sich für digitale Anwendungen, insbesondere jener der

künstlichen Intelligenz, begeistern können. Sie sind lernfähig und

interessieren sich für technologische Anwendungen und deren

Geschäftsmodelle.

Organisationsfähigkeit:

Sie müssen in der Lage sein,

den Überblick über den vollen Terminkalender des CEOs zu behalten,

Meetings und Geschäftsreisen zu organisieren und gleichzeitig

administrative Aufgaben zu erledigen.

Kommunikationsfähigkeit:

Hervorragende mündliche und

schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, da die

Assistenz des Managements als vermittelnde Person zwischen dem

Management und anderen Teams oder Geschäftspartner*innen agiert.

Diskretion und Vertraulichkeit:

Aufgrund der engen

Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Management sind Sie oft in

vertrauliche Angelegenheiten eingebunden. Es ist daher wichtig, dass sie

vertrauliche Informationen diskret behandeln und professionelle

Integrität bewahren.

Multitasking-Fähigkeit:

Die Aufgaben einer Assistenz

des Managements können kurzfristig und gebündelt anfallen und sollen

rasch gelöst werden. Es kann vorkommen, dass mehrere Aufgaben

gleichzeitig anstehen. Multitasking-Fähigkeiten sind daher unerlässlich.

Problemlösungskompetenz:

Sie müssen in der Lage sein,

Probleme effektiv und proaktiv zu lösen, insbesondere in Situationen mit

hohem Druck oder in letzter Minute auftretenden Herausforderungen.

Technische Fähigkeiten:

Sie müssen mit verschiedenen

Software-Anwendungen aus Microsoft Office vertraut sein.

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität:

Als Assistenz des

Managements müssen Sie sich schnell an neue Situationen anpassen und

flexibel auf Änderungen reagieren können.

Interkulturelle Kompetenz:

Als international tätiges

Unternehmen ist es wichtig, dass Sie als Assistenz des Managements

interkulturelle Kompetenz besitzen und mit Menschen aus verschiedenen

Kulturen effektiv zusammenarbeiten können.

Wir bieten

Innovative Projekte rund um die Themen KI, Data Analytics und Digital

Business Development

Herausfordernde, spannende Aufgaben

Dynamisches Wachstum: vielfältige Karriere- und

Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitsorte (Remote Work)

Tolles Büro am Wiener Stephansplatz mit Kaffee, Tee und Snacks

Moderne Arbeitsgeräte

Eine auf Work-Life-Balance ausgerichtete Unternehmenskultur

Flache Hierarchien mit viel Raum für eigene Ideen und Entfaltung

Sympathisches, ambitioniertes Team

Regelmäßige Teamevents (zuletzt in Athen und Barcelona)

Internationales Expert*innen-Netzwerk

Tierschutz-Engagement des Unternehmens

Für die ausgeschriebene Position gilt der Kollektivvertrag für Information

und Consulting. Für diese Vollzeitposition (40 Stunden pro Woche –

all-in) ist ein Monatsbruttogehalt je nach Erfahrung von EUR 2.800,-

vorgesehen.

Sie haben Interesse? Dann wenden Sie sich bitte mit Rückfragen und/oder

Ihrer Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf mit Foto, relevante Zeugnisse

etc.) schriftlich per E-Mail an

helen.burkard@the-tean.com .

Bitte geben Sie bei der Bewerbung an, über welche Plattform Sie auf unser

Inserat gestoßen sind.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter

Datenschutzerklärung .

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