Office Manager

vor 1 Woche

Vienna, Österreich AVVie GmbH Vollzeit

AVVie is an exciting early stage medical device company with an innovative, minimally invasive technology for the treatment of mitral valve disease.

If you are interested in joining a young and international start-up active in medical technology in Vienna.

Tasks

Primary responsibility is to manage and optimize office and administrative operations to support the efficiency and growth of our dynamic start-up environment in Vienna.

  • Perform general office management tasks, such as coordinating meetings, managing office emails, handling deliveries, and ordering office supplies.
  • Organize business travel, including flight, hotel, and car rental reservations.
  • Identify opportunities for process improvements in office management and implement new processes where needed.
  • Maintain financial records, track expenses, process invoices, and assist with budget planning.
  • Support HR operations, including employee onboarding, record-keeping, and personnel file management.
  • Assist with recruitment tasks, such as scheduling interviews and managing candidate documentation.
  • Ensure compliance with internal policies, ISO 13485 standards, and other regulatory requirements.
  • Coordinate and support internal and external company events.
  • Publish news updates on platforms such as LinkedIn or the company website.
  • Collaborate with the leadership team to support operational and administrative projects.
  • Perform other duties as assigned by the direct supervisor.
Requirements
  • 2+ years of experience in an administrative or office management role, preferably in a start-up environment.
  • Strong organizational and time management skills, with the ability to multitask and prioritize.
  • Excellent communication and interpersonal skills.
  • Experience working in fast-paced, multicultural environments.
  • Familiarity with basic accounting principles and financial record-keeping.
  • Fluent in English; German proficiency is a plus.
  • Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • A positive, resilient attitude with a proactive approach to problem-solving.
  • Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
  • Comfortable building and aligning processes in a dynamic and growing organization.

  • Assistant Front Office Manager

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich Marriott International Vollzeit

    At more than 100 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create experiences so exceptional that long after a guest stays with us, the experience stays with them. As the premier worldwide provider of luxury experiences, we set the standard for rare and special luxury service the world over. We invite you to explore The...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich Hans Lechner ZT e.U. Vollzeit

    Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine(n) Office Manager (m,w,d) (Vollzeit: 40 Stunden)Berufserfahrung von Vorteilmit perfekten Deutschkenntnissenmit umfangreichen EDV-Kenntnissen insbesonders in Microsoft Wordgute Basis Kenntnisse in Powerpoint, Outlook, ExcelFür diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und Berufserfahrung lt. KV ein...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich Hans Lechner ZT e.U. Vollzeit

    Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine(n) Office Manager (m,w,d) (Vollzeit: 40 Stunden) Berufserfahrung von Vorteil mit perfekten Deutschkenntnissen mit umfangreichen EDV-Kenntnissen insbesonders in Microsoft Word gute Basis Kenntnisse in Powerpoint, Outlook, Excel Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und Berufserfahrung lt. KV...

  • Front Office Manager

    vor 5 Monaten

    Vienna, Österreich Motel One Wien-Hauptbahnhof Vollzeit

    Front Office Manager (m/w/d)StellenbeschreibungIhr Fokus: Das Wohlergehen von Gästen und Mitarbeitenden. Mit der Koordination und Führung der Abteilung Front Office, sind Sie sowohl für unsere Gäste auch für Ihr Empfangsteam da. Darüber hinaus kümmern Sie sich um: Durchführung von Check-Ins sowie Prüfung der Reservierungen, Überbuchungen und...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Motel One Wien-Prater Vollzeit

    Front Office Manager (m/w/d)StellenbeschreibungDein Fokus: Das Wohlergehen von Gästen und Mitarbeitenden. Mit der Koordination und Führung der Abteilung Front Office, bist Du sowohl für unsere Gäste auch für dein Empfangsteam da. Darüber hinaus kümmerst Du dich um: Durchführung von Check-Ins sowie Prüfung der Reservierungen, Überbuchungen und...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich Randstad Wien Vollzeit

    Wir suchen eine freundliche und zuverlässige Unterstützung für unser Office Management im 22. Bezirk! Sie sind die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und Kollegen und sorgen für eine reibungslose Organisation im Büroalltag. Bei uns erwartet Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein dynamisches Team in einem erfolgreichen IT-Unternehmen.Ihre Rolle...

  • Working Student Office Manager

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich Trimble Vollzeit

    At Transporeon - A Trimble Company - we embrace transformation and change in total sync with one another. We rethink, reinvent and rework ideas from one moment to the next – as many times as is necessary to get the job done right. That’s how we respond to the new challenges that we face each and every day. And regardless of whether you are just starting...

  • Office ManagerIn

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich René Otto Knor GmbH Vollzeit

    Die ROK Akademie gehört als staatlich anerkannter Bildungsträger zu den Top Unternehmen Österreichs in unserer Branche. Ihr Gründer und Haupttrainer René Otto Knor ist - laut Presse - Österreichs Nr.1 Coach. Er hat weltweit bereits über 200.000 Menschen auf dem Weg in ihr Traumleben begleitet. Nicht umsonst vertrauen auf seine Kompetenzen ATX...

  • Office ManagerIn

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich René Otto Knor GmbH Vollzeit

    Die ROK Akademie gehört als staatlich anerkannter Bildungsträger zu den Top Unternehmen Österreichs in unserer Branche. Ihr Gründer und Haupttrainer René Otto Knor ist - laut Presse - Österreichs Nr.1 Coach. Er hat weltweit bereits über 200.000 Menschen auf dem Weg in ihr Traumleben begleitet. Nicht umsonst vertrauen auf seine Kompetenzen ATX...

  • Assistent Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Primestar Hospitality GmbH Vollzeit

    Wer sind wir?KOMM ZU UNS INS TEAM!DEINE KARRIERE BEI PRIMESTARDie Primestar Group betreibt derzeit 17 Franchise-Hotels mit insgesamt 3.701 Zimmern in 10 deutschen Großstädten, ein Hotel in Wien sowie ein weiteres in der österreichischen Hauptstadt. 2022 eröffnete in Berlin das erste Hotel die Eigenmarke June Six im Segment der City-Boutique-Hotels.Starte...

  • Communications Officer

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will. ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our career site to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives.Communications OfficerADF...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich GFIC Vollzeit

    This position is home office based Austria GFIC sucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den: Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/d mit Leidenschaft für Lebensmitteltechnologie und Verkaufstalent home office based Wir sind in in 30 Ländern...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich GFIC Vollzeit

    This position is home office based Austria Wir sprechen auch Lebensmitteltechnogem an, die in den Verkauf wechseln wollen GFIC sucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den: Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/d mit Leidenschaft für...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Geiger Food Ingredients Recruitment & Consult.Ing Vollzeit

    This position is home office based AustriaGFICsucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den:Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/dmit Leidenschaft für Lebensmitteltechnologie und Verkaufstalenthome office basedWir sind in in 30 Ländern vertreten.Unser...

  • Front Desk Manager

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich Marriott International Vollzeit

    At 141 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create experiences so exceptional that long after a guest stays with us, the experience stays with them. As the premier worldwide provider of luxury experiences, we set the standard for rare and special luxury service the world over. We invite you to explore The Ritz-Carlton. ...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich GFIC Vollzeit

    This position is home office based AustriaGFICsucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den:Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/dmit Leidenschaft für Lebensmitteltechnologie und Verkaufstalenthome office basedWir sind in in 30 Ländern vertreten.Unser...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich GFIC Vollzeit

    This position is home office based AustriaWir sprechen auch Lebensmitteltechnogem an, die in den Verkauf wechseln wollenGFICsucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den:Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/dmit Leidenschaft für Lebensmitteltechnologie und...

  • Senior Front Office Agent

    vor 5 Monaten

    Vienna, Österreich H2 Hotel Wien Vollzeit

    Benefits ✓ unbefristeter Arbeitsvertrag ✓ verschiedene Zusatzleistungen ✓ Mitarbeiter- und Family-/Friends-Rate ✓ kostenfreie Weiterbildungen ✓ Zuschuss zur Kinderbetreuung ✓ Rabatte für Shopping und Events ✓ Zuschuss zur ÖPNV Jahreskarte ✓ kostenfreie Verpflegung ✓ 38h Vollzeit Deine Aufgaben Empfangs-Experte. Dreh- und...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Vienna, Österreich INTERMAPS GmbH Vollzeit

    Wir suchen eine Office ManagerIn für die INTERMAPS GmbH. Als führendes Unternehmen im Bereich Medien und Digitalisierung, konzentrieren wir uns auf die Entwicklung von Softwarelösungen und Anwendungen für die Tourismus- und die Freizeitindustrie. Mit unserem consumer brand iSKI® sind wir in 21 Ländern präsent und bieten den Marketeers exklusive Medien...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich Motel One Vollzeit

    StellenbeschreibungDein Fokus: Das Wohlergehen von Gästen und Mitarbeitenden. Mit der Koordination und Führung der Abteilung Front Office, bist Du sowohl für unsere Gäste auch für dein Empfangsteam da. Darüber hinaus kümmerst Du dich um: Durchführung von Check-Ins sowie Prüfung der Reservierungen, Überbuchungen und Optionen Erstellung der Dienst-...