Office Manager

vor 1 Monat

Vienna, Österreich AVVie GmbH Vollzeit

AVVie is an exciting early stage medical device company with an innovative, minimally invasive technology for the treatment of mitral valve disease.

If you are interested in joining a young and international start-up active in medical technology in Vienna.

Tasks

Primary responsibility is to manage and optimize office and administrative operations to support the efficiency and growth of our dynamic start-up environment in Vienna.

  • Perform general office management tasks, such as coordinating meetings, managing office emails, handling deliveries, and ordering office supplies.
  • Organize business travel, including flight, hotel, and car rental reservations.
  • Identify opportunities for process improvements in office management and implement new processes where needed.
  • Maintain financial records, track expenses, process invoices, and assist with budget planning.
  • Support HR operations, including employee onboarding, record-keeping, and personnel file management.
  • Assist with recruitment tasks, such as scheduling interviews and managing candidate documentation.
  • Ensure compliance with internal policies, ISO 13485 standards, and other regulatory requirements.
  • Coordinate and support internal and external company events.
  • Publish news updates on platforms such as LinkedIn or the company website.
  • Collaborate with the leadership team to support operational and administrative projects.
  • Perform other duties as assigned by the direct supervisor.
Requirements
  • 2+ years of experience in an administrative or office management role, preferably in a start-up environment.
  • Strong organizational and time management skills, with the ability to multitask and prioritize.
  • Excellent communication and interpersonal skills.
  • Experience working in fast-paced, multicultural environments.
  • Familiarity with basic accounting principles and financial record-keeping.
  • Fluent in English; German proficiency is a plus.
  • Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • A positive, resilient attitude with a proactive approach to problem-solving.
  • Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
  • Comfortable building and aligning processes in a dynamic and growing organization.

  • Office & Happiness Manager

    Vor 3 Tagen

    Vienna, Österreich Necture Vollzeit

    NECTURE empowers businesses to unlock the full potential of fleets, seamlessly bridging the gap between mobility and energy. Combining human-driven information with data-driven intelligence, we provide tailored solutions that optimize operations, reduce costs, and achieve sustainability goals. NECTURE is building a world where electric fleets are not only...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Vienna, Österreich Hans Lechner ZT e.U. Vollzeit

    Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine(n) Office Manager (m,w,d) (Vollzeit: 40 Stunden) Berufserfahrung von Vorteil mit perfekten Deutschkenntnissen mit umfangreichen EDV-Kenntnissen insbesonders in Microsoft Word gute Basis Kenntnisse in Powerpoint, Outlook, Excel Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und Berufserfahrung lt. KV...

  • Leasing & Asset Manager / Offices (m/w/d)

    Vor 3 Tagen

    Vienna, Österreich weXelerate GmbH Vollzeit

    Du möchtest eine zentrale Rolle in einem der spannendsten Büroumfelder Wiens übernehmen? Leasing & Asset Manager / Offices (m/w/d) Vollzeitanstellung 40h/Woche - Standort Wien (Praterstraße 1) Du möchtest eine zentrale Rolle in einem der spannendsten Büroumfelder Wiens übernehmen? Bei uns bist Du nicht nur Ansprechpartner:in für...

  • CTO-Office Manager/in

    Vor 3 Tagen

    Vienna, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Teilzeit

    CTO-Office Manager/in (m,w,d) (Teilzeit 30 Stunden) BEWERBEN Interessante Tätigkeit Flexible Arbeitszeiten Home Office Modernes Büro Internationale Projekte Bank - Spezialinstitut im Herzen Wiens sucht einen gut organisierten, proaktiven und zuverlässigen CTO Office Manager (m,w,d), der das IT-Management-Team und den Chief Technology...

  • Sales Manager/in Front Office im ästhetischen Bereich

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich KMED - Dr. Knabl GmbH Teilzeit

    KMED - die Dr.Knabl-Klinik für ästhetische Medizin in Wien, sucht ab sofort, zwei Sales Manager/in Front Office im ästhetischen Bereich in 1010 Wien bzw. 1190 Wien Bist Du unsere(r) neue(r) Mitarbeiter(in) und hast ein großes Interesse an ästhetischer Medizin? Bist Du gerne unsere kompetente und freundliche Ansprechperson, unserer...

  • Office ManagerIn

    vor 7 Monaten

    Vienna, Österreich René Otto Knor GmbH Vollzeit

    Die ROK Akademie gehört als staatlich anerkannter Bildungsträger zu den Top Unternehmen Österreichs in unserer Branche. Ihr Gründer und Haupttrainer René Otto Knor ist - laut Presse - Österreichs Nr.1 Coach. Er hat weltweit bereits über 200.000 Menschen auf dem Weg in ihr Traumleben begleitet. Nicht umsonst vertrauen auf seine Kompetenzen ATX...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich GFIC Vollzeit

    This position is home office based Austria Wir sprechen auch Lebensmitteltechnogem an, die in den Verkauf wechseln wollen GFIC sucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den: Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/d mit Leidenschaft für...

  • Austria Technical Sales Manager Food Ingredients m/f/d home office based

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich GFIC Vollzeit

    This position is home office based Austria Wir sprechen auch Lebensmitteltechnogen an, die in den Verkauf wechseln wollen GFIC sucht für einen internationalen Distributor von Food Ingredients und Nutraceuticals für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie den: Technical Sales Mananger Food Ingredients Austria m/f/d mit Leidenschaft für...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Vienna, Österreich INTERMAPS GmbH Vollzeit

    Wir suchen eine Office ManagerIn für die INTERMAPS GmbH. Als führendes Unternehmen im Bereich Medien und Digitalisierung, konzentrieren wir uns auf die Entwicklung von Softwarelösungen und Anwendungen für die Tourismus- und die Freizeitindustrie. Mit unserem consumer brand iSKI® sind wir in 21 Ländern präsent und bieten den Marketeers exklusive Medien...

  • Finance Officer/Accountant

    vor 1 Tag

    Vienna, Österreich Joint Vienna Institute Vollzeit

    Applications are solicited for the position of Finance Officer/Accountant at the Joint Vienna Institute (JVI), Vienna, Austria. The JVI an international organization is a regional training center created in 1992 by Austria, the International Monetary Fund, and several other international organizations. The JVIs objective is to train public sector officials...

  • Key Account Manager Industry/Office

    vor 7 Monaten

    Vienna, Österreich Siteco Österreich GmbH Vollzeit

    Motivierte Menschen sind der Schlüssel: Deshalb suchen wir eine Persönlichkeit mit Engagement und Leidenschaft in Vollzeit als Key Account Manager (m/w/d), um ein neues Kapitel unserer Erfolgsgeschichte aufzuschlagen. Aufgaben Ihre Aufgaben Kunde. Akquisition von Neukunden und erfolgreiche Weiterentwicklung des bestehenden Key-Account-Netzwerks. Branche....

  • Front Office Agent

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich CBRE GWS Austria GmbH Vollzeit

    Front Office Agent / Facilities Assistant CBRE Global Workplace Solutions is the world's largest provider of integrated facility and project management and real estate services. The team develops holistic solutions to help clients reduce operating costs, minimize risks, utilize space more effectively and create more innovative work environments. Numerous...

  • Internationale Risikomanagerin oder

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich IVM Technical Consultants Vollzeit

    Bei IVM Technical Consultants suchen wir eine Internationale Risikomanagerin oder -manager.Sicherheit und StabilitätWir bieten eine sichere und stabile Umgebung, in der Sie Ihre Fähigkeiten entwickeln und ein großes Anliegen haben. Im Gegenzug erwarten wir von Ihnen absolute Vertraulichkeit und Diskretion bei allen betrieblichen Angelegenheiten.Gehalt und...

  • Elektrotechnik-Manager mit Auftragsführung

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich IVM Technical Consultants Vollzeit

    Aufgabe: Als Elektrotechnik-Manager bei IVM Technical Consultants übernehmen Sie die Abwicklung von Projekten im Bereich Niederspannungsschaltanlagen und Antriebstechnik für Kunden in Österreich. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Die technische Ausarbeitung von Projekten, um höchste Qualität, Kostenkontrolle und termingerechte Fertigstellung...

  • Customer Success Manager

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich XING – part of NEW WORK SE Vollzeit

    Customer Success Manager (m/w/d) * Wien * Vollzeit *  55.000EUR - 65.000EUR * Berufserfahren * Kununu Rating 4,1 Deine Aufgaben: * Du betreust unsere ATS(applicant tracking system)-Bestandskundinnen entlang des Customer Lifecycles und leistest damit einen Beitrag zur Kundenbindung und Maximierung der Kundenzufriedenheit. * Du planst und...

  • HR Manager

    Vor 4 Tagen

    Vienna, Österreich HARPS Europe GmbH Vollzeit

    HR Manager (m/w/d) HARPS Europe is part of HARPS Global, a fast-growing global manufacturer and end-to-end distributor of medical and industrial gloves. HARPS Global was founded in 2015 by Malaysian entrepreneur Haziq Bin Zairel Oh, followed by the acquisition of Sempermed (formerly Semperit) by HARPS in 2023. The production plant in Wimpassing has more...

  • HSE Manager

    Vor 3 Tagen

    Vienna, Österreich Adecco Personalbereitstellungs GmbH Vollzeit

    Unser Kunde ist ein etablierter Anbieter von digitalen Energie- und Automatisierungslösungen. Sie kombinieren weltweit führende Energietechnologien, Automatisierung in Echtzeit, Software und Services um integrierte Lösungen für Häuser, Gebäude, Datacenter, Infrastrukturen und Industriezweige herzustellen. Das Unternehmen verfolgt das wertvolle Ziel...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich PWK GmbH Vollzeit

    Herzensgute Persönlichkeit gesucht! Für unseren Kunden mit Büro im Herzen Wiens, im 1. Bezirk, suchen wir eine herzliche und engagierte Unterstützung, die nicht nur fachlich überzeugt, sondern auch menschlich bereichert. Was Sie mitbringen sollten: Ein herzensgutes Wesen, das gerne mit Menschen arbeitet und ein gutes Gespür für unterschiedliche...

  • Rohstoff-Manager für Projektmanagement im Bereich Qualitätskontrolle

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Boehringer Ingelheim RCV GmbH & Co KG Vollzeit

    Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit als Rohstoff-Manager in unserem Team der Site Qualitätskontrolle, um unsere Unit Rohstoffe Dokumentation im Bereich Projekt Management zu unterstützen.Über unsBoehringer Ingelheim ist ein traditionsreiches Unternehmen, das seit 1885 bahnbrechende Therapien entwickelt und Menschen und Tieren hilft. Wir haben über...

  • Senior Business Compliance Officer

    Vor 3 Tagen

    Vienna, Österreich Liechtensteinische Landesbank (Österreich) AG Vollzeit

    Die Liechtensteinische Landesbank (Österreich) AG ist Österreichs führende Vermögensverwaltungsbank - innovativ und mit höchster Bonität. Werden Sie Teil unseres Teams und schreiben Sie gemeinsam mit uns die Erfolgsgeschichte der LLB Österreich AG weiter. Senior Business Compliance Officer 38,5h, Wien, w / m / d Ihre Rolle: * Operative...