Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Österreich Louis Vuitton Vollzeit

POSTE

**MISSION**

Als Administrative Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen sowie verwaltungstechnischen Angelegenheiten, die im Wiener Louis Vuitton Store, einem der größten Europas, zu erledigen sind, um einen reibungslosen Ablauf im Team und Tagesgeschäft zu gewährleisten.

**VERANTWORTUNGSBEREICH**
- Schnittstelle zu und Support von diversen Head Office Departments (HR, Finance, Buchhaltung, Maintenance,...) in administrativen Belangen wie zb Payroll, monatliches Reporting, Mitarbeiterbenefits, Lieferantenvertragsmanagement, etc.
- Koordination diverser Supplier und Partnerunternehmen sowie Management aller Behördenangelegenheiten
- Erstellung und Verwaltung des Personaleinsatzplans für ein Team von weit über 100 Mitarbeitern
- Reisekoordination für alle Storemitarbeiter sowie anschließende Spesenabrechnungen
- Management von Mitarbeiteranfragen und Verwaltung diverser Mitarbeiterangelegenheiten
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Küchenutensilien, Kundengeschenken, etc inklusive Verwaltung der jeweiligen Budgets
- Koordination des Reinigungspersonals im Store
- Unterstützung der Geschäftsleitung in strategischen Projekten, Vorbereitung von Meetings, etc.

PROFIL

**PROFIL**
- Exzellente Umgangsform sowie Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Erfahrung in der Assistenz/Administration in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld von Vorteil
- Vertrauenswürdig, loyal und verlässlich im Umgang mit vertraulicher Information
- Kompetenter Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (speziell Excel) sowie IT generell
- Multi-tasking Fähigkeit, Arbeit unter Deadlines gewöhnt
- Lösungsorientiertes Arbeiten
- Flexibel, autonom, anpassungsfähig, offen, empathisch

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    **Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.** - ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people._ Please visit our _career site_ _to view our Statement of Faith and _Doctrinal Distinctives. **Administrative...

  • Senior Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    **Background**: The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence - and security-building measures, human rights, combating human trafficking, national minorities,...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    **Background**: The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence - and security-building measures, human rights, combating human trafficking, national minorities,...

  • Online Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich Halliburton Vollzeit

    The Job Overview We are seeking an individual to perform online assistance/Travel duties and support our business operations. As a virtual assistant, you will be responsible for scheduling and attending meetings, managing calendars, and executing travel arrangements. You will also be expected to complete online research, compile and distribute reports,...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich RHI Magnesita Vollzeit

    Vollzeit Du suchst nach neuen Herausforderungen in einem internationalen und innovationsorientierten Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams Wenn du neugierig bist, gerne Neues dazulernst und wachsen willst, dann entwickle doch deine Karriere gemeinsam mit uns Wir versprechen dir: Es wird eine ganz...

  • Administrative Clerk

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich U.S. Embassy in Austria Vollzeit

    The U.S. Embassy in Vienna is recruiting for an Administrative Clerk (M/F/d) Part-Time Position (30 hours/week) **Qualifications we seek**: We are looking for an efficient team-player with effective communication skills, attention to detail, and excellent customer service orientation. Also helpful are the ability to anticipate office needs and to interact...

  • Office Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Interactive Paper Vollzeit

    We are currently seeking an organized and responsible Office Assistant to join our team. This is a part-time position that requires dedication, multitasking, and a hands-on approach to work. As an Office Assistant, you will be part of the backbone of our company, ensuring smooth operations daily. Tasks - Assist with the day-to-day administrative tasks such...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Valneva Vollzeit

    or only-in-class vaccine solutions. We have a strong track record, having advanced multiple vaccines from early R&D to approvals, and currently market three proprietary travel vaccines, including the world’s first and only chikungunya vaccine, as well as certain third-party vaccines. **Responsibilities**: In this role, you will support our Admin Team...

  • Organisational Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    The University of Vienna (20 faculties and centres, 184 fields of study, approx. 10.400 members of staff, about 90.000 students) seeks to fill the position from 01.06.2023 of a **Organisational Assistant** **at** **the** **Department of Art History** to 31.05.2024. *** **Reference number***: **14138** The Department of Art History of the Faculty of...

  • Administrative Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Givaudan Vollzeit

    Step into our world of creativity and joy! Administrative Manager - Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with passion and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many to...

  • Administrative Clerk

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich U.S. Embassy in Vienna Vollzeit

    The U.S. Embassy in Vienna is recruiting for an Administrative Clerk (M/F/d) in the Health Unit **Responsibilities**: The Embassy provides medical support to its employees and diplomats in a clinic with the Embassy doctor and Medical Specialists. The Administrative Assistant executes all administrative functions and responsibilities for the Health Unit,...

  • Programme Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Programme Management Assistant (TC)(G5) - (2023/0141 (016858)) Organization: TC-Department of Technical Cooperation Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-02-23, 2:33:09 AM Closing Date: 2023-03-23, 5:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive...

  • Project Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Project Assistant (TC) (G4) - (2023/0469 (017839)) Organization: TC-Department of Technical Cooperation Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-08-07, 8:24:34 AM Closing Date: 2023-09-04, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Office Coordination Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>The Department of Nuclear Safety and Security (NS) formulates and implements the IAEA's nuclear safety and security programme, which encompasses the Agency's activities to protect people and the environment from radiation exposure and responds to the needs of its Member States related to nuclear safety and nuclear security. The...

  • Office Coordination Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>The Department of Nuclear Safety and Security (NS) formulates and implements the IAEA's nuclear safety and security programme, which encompasses the Agency's activities to protect people and the environment from radiation exposure and responds to the needs of its Member States related to nuclear safety and nuclear security. The...

  • Implementation Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>The objective of the Department of Nuclear Energy is to foster the efficient and safe use of nuclear power by supporting interested Member States in improving the performance of nuclear power plants, the nuclear fuel cycle, and the management of nuclear wastes; in catalysing innovation in nuclear power and fuel cycle...

  • Personal Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    PERSONAL ASSISTANT (M/W/D) DER KANZLEILEITUNG ab 56.000,-- brutto p.a. APPLY Unser Auftraggeber ist eine renommierte Anwaltskanzlei in zentraler Lage in Wien. Zur weiteren Unterstützung des professionellen, engagierten Teams suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und loyale Persönlichkeit als PERSONAL ASSISTANT (M/W/D) DER KANZLEILEITUNG IN...

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    PERSONAL ASSISTANT (M/W/D) DER KANZLEILEITUNG ab 56.000,-- brutto p.a. APPLY Unser Auftraggeber ist eine renommierte Anwaltskanzlei in zentraler Lage in Wien. Zur weiteren Unterstützung des professionellen, engagierten Teams suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und loyale Persönlichkeit als PERSONAL ASSISTANT (M/W/D) DER KANZLEILEITUNG IN...

  • Personal Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    PERSONAL ASSISTANT (M/W/D) DER KANZLEILEITUNG ab 56.000,-- brutto p.a. APPLY Unser Auftraggeber ist eine renommierte Anwaltskanzlei in zentraler Lage in Wien. Zur weiteren Unterstützung des professionellen, engagierten Teams suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und loyale Persönlichkeit als PERSONAL ASSISTANT (M/W/D) DER KANZLEILEITUNG IN...

  • Personal Assistant Partner Assistenz

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Aufgaben Personal Assistant Partner Assistenz (m/w/d) Unser Auftraggeber ist eine renommierte, internationaltätige Anwaltskanzlei in zentraler Lage in Wien. Zur weiteren Unterstützung des professionellen, engagierten Teams suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und loyale Persönlichkeit als Personal Assistant Partner Assistenz (m/w/d) In dieser...