Office Manager Vienna

vor 7 Monaten

Wien, Österreich LOOP New Media Vollzeit

**Life as a Office Manager**:
As an Office Manager in our agency you are the first person to make an impression on people who come to our office. You are mainly responsible for the organisation and coordination of a smoothly running daily business at our LOOP office in Vienna.

At the same time you are supporting the company‘s management and your direct colleagues of all LOOP offices. You will have a broad and diverse area of responsibility within the front
- and back office.

**Requirements and Responsibilities**:

- You are responsible for front desk duties including answering phone calls, keeping the front desk area tidy, arranging couriers, sorting and distributing post and much more.
- You are responsible for the preparation of client meetings and book meeting rooms, organize catering, welcome guests and clients.
- You have to support in coordinating and booking of business trips.
- We need your active support in the organization of internal and external events.
- You are responsible for general office related duties including our pool car management.
- You are responsible for keeping the office’s appearance presentable at all times by collaborating closely with the facility manager and cleaning staff.
- You have to monitor level of supplies and handle shortages.
- You have to assist all team members in every LOOP office with administrative and organizational topics.
- You will work closely together with the Office Managers in Salzburg on daily tasks and projects.
- You are the main intersection of internal requests of any kind.
- You are a team player, but able to take proactively action where needed and work independently as well.
- You have the reliability, flexibility, attentiveness and the ability to keep calm in stressful situations.
- You have an always open, outgoing, friendly, helpful and caring personality.
- You are incredibly organized and aware of what is going on around you.
- You are costumer and service-focused and able to maintain trusting relationships with colleagues, clients and suppliers.
- You are open to new tools and implementations related to the industry.
- Dealing with the newest MS Office is no problem for you.
- Driving licence B is required.
- German and excellent English language skills.

**Benefits**:
**4-day Workweek**:
At LOOP you can choose between a 5-day or a 4-day workweek - and have the freedom to switch between these models twice a year.

**Free Sports and Fitness**:
Yoga, fitness, climbing, tennis and more. LOOP covers the costs and gives you access to fitness studios and sports facilities across Austria or Germany.

**+20% Vacation**:
We don’t believe there can be enough time to recharge, that’s why all our team members get +20% vacation days per year — we call it Sunny Hours.

**4000+ m² Office Space**:
Our loft space is part of our identity. An ideal environment for working, collaborating and finding inspiration — with an additional 600m² film
- and photo studio.

**100% Hybrid Work**:
Home office or LOOP office space? It’s your choice every day, and you don’t even need approval. In addition, most of our jobs are available as remote jobs.

**International and Diverse**:
Team members from 40+ different nationalities in 7 locations, English as main language and a 55% female leadership quota.

**And much more**:
Language Courses, Visa Support, LOOP.Horizon workshops and trainings, Klimaticket Contribution, Audiobook Library, Headspace App Subscription, etc.

  • Assistant - Front Office Manager - Holiday Inn Vienna - South

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Holiday Inn Vienna-South Vollzeit

    Das Holiday Inn ist eine von 12 Hotelmarken der IHG. Die InterContinental Hotels Group PLC gehört zu den weltweit größten Hotelketten mit mehr als 5.600 Hotels in über 100 Ländern. Das Holiday Inn Vienna-South verfügt neben seinen 201 modernen Zimmer außerdem über ein Sky-Restaurant in der 22. Etage sowie ein Kaffee. Alle Zimmer, sowie Bar und...

  • Assistant - Front Office Manager - Holiday Inn Vienna - South

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Holiday Inn Vienna-South Vollzeit

    Das Holiday Inn ist eine von 12 Hotelmarken der IHG. Die InterContinental Hotels Group PLC gehört zu den weltweit größten Hotelketten mit mehr als 5.600 Hotels in über 100 Ländern. Das Holiday Inn Vienna-South verfügt neben seinen 201 modernen Zimmer außerdem über ein Sky-Restaurant in der 22. Etage sowie ein Kaffee. Alle Zimmer, sowie Bar und...

  • Luxury Banquet Manager: Vienna Opportunity

    vor 8 Stunden

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Job DescriptionWe are seeking a highly skilled Luxury Banquet Manager to join our team at Mandarin Oriental, Vienna. The ideal candidate will have 2-3 years of experience in a similar role and possess excellent leadership and organizational skills.About UsMandarin Oriental, Vienna is a luxury hotel located in the heart of the city. Our hotel offers stunning...

  • Hotel Operations Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    The Mandarin Oriental, Vienna is seeking a highly skilled and experienced Hotel Operations Manager to join their team. As a key member of the pre-opening team, you will be responsible for overseeing the smooth operation of the hotel's day-to-day activities.Key Responsibilities:Leading the Stewarding team including rostering, training, coaching, and engaging...

  • Event Operations Manager: Vienna Hotel

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Are you a motivated and experienced Event Operations Manager looking for a new challenge? We are seeking a skilled professional to join our team at the Mandarin Oriental, Vienna as an Event Operations Manager. This is a fantastic opportunity to work in a world-class hotel and be part of a dynamic team.About UsMandarin Oriental, Vienna is a luxury hotel...

  • Luxury Event Manager: Mandarin Oriental Vienna

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled and experienced Luxury Event Manager to join our team at Mandarin Oriental, Vienna. As a key member of our events team, you will be responsible for coordinating and executing high-profile events, including conferences, weddings, and social gatherings.

  • Lead Spa Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly skilled and experienced Lead Spa Manager to join our team at the prestigious Mandarin Oriental, Vienna. As a key member of our pre-opening team, you will be responsible for overseeing the development and implementation of strategic initiatives to drive financial and business performance in our spa.

  • Office Manager Vienna

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Agentur LOOP New Media GmbH Vollzeit

    LOOP is a digital-first lead agency, exploring the intersections between design, technology and digital brand building for leading brands. With a team of 400 digital talents and through data driven marketing, we help brave clients to stand out in the digital age. Over the last few years our brilliant team has done remarkable and innovative work for...

  • Luxury Front Office Manager Position in Vienna

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Marriott International Vollzeit

    The Ritz-Carlton, Vienna is seeking a skilled and experienced professional to join their team as an Assistant Front Office Manager. As the premier provider of luxury experiences worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen are dedicated to creating exceptional moments for their guests.As part of this global mission, you will be responsible for ensuring...

  • Front Office Manager

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Novum Management GmbH Vollzeit

    **Das Holiday Inn** ist eine von 12 Hotelmarken der IHG. Die InterContinental Hotels Group PLC gehört zu den weltweit größten Hotelketten mit mehr als 5.600 Hotels in über 100 Ländern. Das **Holiday Inn Vienna-South** verfügt neben seinen 201 modernen Zimmer außerdem über ein Sky-Restaurant in der 22. Etage sowie eine Sky-Bar und ein Kaffee. Alle...

  • Chief Financial Officer

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Antal International Nürnberg Vollzeit

    Job Title: Chief Financial Officer - ViennaWe are seeking an experienced corporate financial expert to join our team in Vienna, Austria. As a key member of our finance department, you will play a crucial role in establishing a new and solid structure in controlling, working closely with European HQ and the In-house Finance Manager.Key...

  • Front Office Manager mit Vision

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Moxy Vienna Airport Vollzeit

    Wir suchen einen erfahrenen Front Office Manager, der unser Team in Wien leitet und motiviert.Über unsDie Moxy Vienna Airport ist ein dynamischer Arbeitgeber, der sich auf die Karriereentwicklung seiner Mitarbeiter konzentriert. Wir bieten eine freundliche und unterstützende Atmosphäre, eine Vielzahl von Entwicklungsmöglichkeiten und 9 Marriott Hotels in...

  • Front Office Team Lead und Front Desk Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Harmonie Vienna Vollzeit

    Hotelmanagement mit HerzDie The Harmonie Vienna ist ein 10-Boutique-Hotel am Wiener Alsergrund. Wir suchen nach einem erfahrenen Front Office Assistant Manager, der unsere Gäste mit Sorgfalt verwöhnt.VorstellungDas Boutique Hotel im Herzen von Wien bietet seinen Gästen eine einzigartige Atmosphäre. Als erste Kontaktperson bei der Rezeption sind Sie die...

  • Project Manager

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich SSA Recruitment Ireland Vollzeit

    Project Manager (Fitout) - Leading Contractor - Vienna, Austria - €90,000 + package SSA Group are seeking a Fitout Project Manager on behalf of a highly reputable Contractor, for a Data Centre project in Vienna, Austria. The company have a history of delivering high quality projects in a diverse range of sectors including data centres, pharma, and...

  • Front Office Manager, Holiday Inn, Vienna South

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Novum Management GmbH Vollzeit

    **Das Holiday Inn** ist eine von 12 Hotelmarken der IHG. Die InterContinental Hotels Group PLC gehört zu den weltweit größten Hotelketten mit mehr als 5.600 Hotels in über 100 Ländern. Du behälst im größten Chaos die Ruhe? Protel ist die geläufig? Wir suchen zum nächstmöglichen 'Zeitpunkt einen/eine Front Office Manager, Holiday Inn, Vienna...

  • Front Office Manager

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Hotel Indigo Vienna - Naschmarkt Vollzeit

    **#be_a_triSTAR** DU stehst bei uns im Mittelpunkt, denn wir wissen, dass der Erfolg unseres Unternehmens von den Menschen abhängt, die hier arbeiten. Deine Meinung, Deine Ideen und Deine Entwicklung sind uns wichtig. Komm zu uns und werde Teil einer Gemeinschaft, in der DU zählst! Werde **ab sofort** Teil unseres Teams im Hotel Indigo Vienna -...

  • Nachhaltigkeitsberater:in für die Vienna Insurance Group

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Vienna Insurance Group Vollzeit

    Nachhaltige Zukunft gestaltenDie Vienna Insurance Group sucht einen engagierten Nachhaltigkeitsberater:in, der unsere Unternehmen in Zentral- und Osteuropa auf den Weg zu einer nachhaltigeren Zukunft begleitet.Mit uns werden Sie Teil eines internationalen TeamsIn unserer Vielfalt von über 30.000 Mitarbeitern aus mehr als 50 Ländern arbeiten wir täglich...

  • Nachhaltigkeitsberater:in bei der Vienna Insurance Group

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Vienna Insurance Group Vollzeit

    Nachhaltigkeitsberater:in bei der Vienna Insurance GroupWir suchen nach Ihnen!Ihre AufgabenAusarbeitung von Nachhaltigkeitsstrategien: Entwickeln Sie nachhaltige Strategien, die den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) entsprechen und unsere Nachhaltigkeitsziele unterstützenNachhaltigkeitsberichterstattung: Tragen Sie zur Erstellung und...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Moxy Vienna Airport Vollzeit

    Über unsWir sind Moxy Vienna Airport, ein junges Lifestyle-Brand von Marriott International. Wir leben unsere Philosophie von FUN - SPIRITED - THOUGHTFUL und bieten unseren Gästen und Crew mehr Spaß als in herkömmlichen Hotels.AufgabenAls Front Office Manager bist du Teil des Crew Leader-Teams und verantwortlich für die Unterstützung unserer gesamten...

  • Facilities and Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich GfK Vollzeit

    Country Austria Job Family Finance Our Mission At Consumer Panel Services GfK, our mission is clear: to provide key information on who buys what, where, how much, how often, and most importantly, why (or why not). We take pride in delivering high-quality, uninterrupted data, expert consultancy, and unparalleled expertise to empower our clients to...