Supervisor, Mail and Registry Operations

vor 5 Monaten

Wien, Österreich United Nations Vollzeit

This position is located in the Mail and Registry Operations (MRO), General Support Section (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV). The incumbent will work in close coordination with the General Support Services of UNIDO, CTBTO and IAEA while working under the supervision and overall guidance of the Chief, GSS.

**Responsibilities**:
Within assigned authority, the incumbent will be responsible for managing the mail and registry operations, providing advice and making decisions on a broad range of tasks while supervising a team of assistants, some with additional driving duties for the Director General (UNOV/UNODC) and other high-level UN Officials. S/he will be responsible for the following specific duties:

- Organize and plan the work of the mail and registry operations; supervise a team of Mail Assistants and Records Assistants and oversee the daily operations to ensure timely and smooth operations to the highest satisfaction of clients from UNOV/UNODC, UNIDO, CTBTO, IAEA and other UN entities in both Vienna and other duty stations.
- Manage and regularly review the schedules of assistants with additional duty driving the Director-General/Executive Director of UNOV/UNODC including high-level officials, in a timely, safe and courteous manner. Oversee their day-to-day maintenance and required repairs of assigned vehicles to ensure they are kept in good driving condition. Ensure correct steps, in line with UN and Host Country rules and regulations, are observed in case of drivers’ involvement in an accident.
- Develop guidelines related to the maintenance of records within UNOV/UNODC. Establish filing codes and recording practices based on organizational needs.
- Maintain and update archives; Determine items for disposal, in accordance with organizational guidelines.
- Communicate with UN offices and agencies worldwide to advise on dispatch of mail and pouch materials. Advise on procedures and guidelines of mail and pouch operations. Draft memoranda concerning mail operations.
- Ensure items for pouch and mail are properly sorted and handled; Advise customers of best and most economic dispatch method.
- Accountable for selecting the appropriate mode of postal category to obtain most cost-effective and safe means of delivery to meet the needs of the organization. Evaluate and coordinate the flow of all mail and pouch operations, ensuring timely and correct distribution and tracking of all mail and pouch. Ensure prompt delivery of urgent mail.
- Review compliance data regarding pouch rules, keep abreast of national and international postal procedures and respective charges with UN agencies and bodies worldwide.
- Keep informed of new technologies and issues related to the mail and registry operations. Recommend changes of procedures and/or systems of operation; analyse and suggest suitability of software and recommend automated methods.
- Monitor postage and mail accounts and prepare related expenditure reports. Review statistics on work carried out by office. Check and verify invoices for payment.
- Assist with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
- Assist with visualizations and updating information material such as web pages or brochures.
- Monitor proper functioning and operation of all equipment (franking machine, printers, scanners, trolleys etc ); when necessary, initiate acquisition of supplies and maintenance of equipment.
- Responsible for the custody and safe keeping of all pouch and mail received. Sign credit memos, invoices and summary of enclosures. Conduct spot checks to ensure compliance with pouch and mail regulations.
- Act as contract manager for vendor contracts pertaining to mail and registry operations, in particular, on behalf of all four Vienna-based organisations, for pouch, courier and bulk mail contracts.
- Determine staffing requirements and organize schedules, plan and assign long/short term work programs and tasks, to minimize overtime and the need for additional temporary assistance. Regularly train staff in all facets of work and changes in operations.
- Assign and review work of staff to ensure accuracy and set objectives are met. Decide and set goals with staff as First Reporting Officer for their performance evaluation. Evaluate their performance and make recommendations/decisions, as appropriate. Approve and monitor leave.
- Assist travel staff with customs formalities as required; Together with DM/SSS, issue ground passes for affiliates.
- Attend postal exhibits, forums, Postal Customers Council, to obtain information and keep abreast of new industry practices and technologies.
- Maintain high level of accuracy and confidentiality in performing all duties, in particular, when dealing with confidential materials.
- Ensure smooth and efficient information flow within the office and

  • Operations Supervisor

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Amazon Europe Core Vollzeit

    Operations Supervisor: Ihr Beitrag zum Erfolg von Amazon Europe CoreDer operative Geschäftsbereich ist das Herz von Amazon Europe Core.Ein effektiver Ablauf trägt dazu bei, dass Artikel bearbeitet und rechtzeitig an unsere Kund:innen versendet werden. Als Operations Lead/Supervisor erlebst Du, wie alle unterschiedlichen Teile des Betriebs funktionieren und...

  • Mail Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the General Support Section (GSS), Division for Management (DM), UNOV. The incumbent will work under the supervision of the Mail Operations Supervisor as well as under the overall guidance of the Chief, GSS. **Responsibilities**: Within assigned authority the incumbent will be responsible for handling a broad range of mail...

  • Operations Supervisor

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Amazon Transport Austria GmbH Vollzeit

    Fortgeschrittene Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. - Erfahrung in der Arbeit mit Datenanalytik und deren Anwendung zur Problemerkennung - Erfahrung mit MS Office (Word, Excel, Outlook) im beruflichen Umfeld Der operative Geschäftsbereich ist das Herz von Amazon. Ein effektiv ablaufender Betrieb trägt dazu bei, dass Artikel bearbeitet und rechtzeitig...

  • Food and Beverage Supervisor

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Food and Beverage Supervisor Hilton Austria 3 Hotels. 27 Nationen. 25 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. „Eine Person die sich geschätzt fühlt, wird immer mehr tun als von ihr erwartet.“ Als engagierter Leader unterstützt du dein Team und agierst als Vorbild. Ein reibungsloser Serviceablauf ist für dich genauso wichtig wie ein reibungsloser...

  • Event Operations Supervisor

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Hotels Österreich Vollzeit

    Deine HerausforderungAls Event Operations Supervisor bei Hilton Hotels Österreich bist du verantwortlich für die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen und Events. Du bist der erste Ansprechpartner für unsere Gäste und sicherst die reibungslose Abwicklung von Events.Deine AufgabenMitarbeiter einteilen und Schichten vorbereitenBestellungen und...

  • Hotel Operations Supervisor

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Marriott International Vollzeit

    At Marriott International, we're seeking a seasoned professional to oversee the smooth operation of our front desk area. As a Front Desk Manager, you will be responsible for ensuring seamless guest experiences and effective team collaboration.Key Responsibilities:Coordinate front desk activities, including guest services and concierge duties.Deputize for the...

  • Event Operations Supervisor

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Hotels Österreich Vollzeit

    Deine HerausforderungAls Event Operations Supervisor bei Hilton Hotels Österreich bist du verantwortlich für die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen und Events. Du bist der erste Ansprechpartner für unsere Gäste und sicherst die reibungslose Abwicklung von Events.Deine AufgabenMitarbeiter einteilen und Schichten vorbereitenBestellungen und...

  • Food and Beverage Supervisor

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Hilton Austria 3 Hotels. 27 Nationen. 25 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. „Eine Person die sich geschätzt fühlt, wird immer mehr tun als von ihr erwartet.“ Als engagierter Leader unterstützt du dein Team und agierst als Vorbild. Ein reibungsloser Serviceablauf ist für dich genauso wichtig wie ein reibungsloser Umgang im Team. Du behältst...

  • Event Operations Supervisor

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Hilton Hotels Österreich Vollzeit

    Die Hotellerie und der Eventbereich sind deine Leidenschaft? ALS EVENT OPERATIONS SUPERVISOR (M/W/D) vereinst du beide Bereiche und kreierst für unsere Gäste unvergessliche Events. Außerdem unterstützt du als engagierter Leader dein Team und agierst als Vorbild.Mit 663 Zimmern und 3500m Veranstaltungsfläche sind wir Europa's größtes Downtown Meeting...

  • C&E Operations Supervisor

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Hilton Hotels Österreichs Vollzeit € 2.178

    Die Hotellerie und der Eventbereich sind deine Leidenschaft? Als Conference & Events Supervisor (m/w/d) vereinst du beide Bereiche und kreierst für unsere Gäste unvergessliche Events. Außerdem unterstützt du als engagierter Leader dein Team und agierst als Vorbild. Mit 663 Zimmern und 3500m² Veranstaltungsfläche sind wir Europa's größtes Downtown...

  • Supervisor-banquet Operations

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Stellenangebotsnummer** 23154940 **Tätigkeitskategorie** Food and Beverage & Culinary **Standort** Hotel Imperial a Luxury Collection Hotel Vienna, Kaerntner Ring 16, Vienna, Austria, Austria AUF KARTE ANZEIGEN **Beschäftigungsart** Full-Time **Nicht vor Ort?** N **Umzug?** N **Stellenart** Non-Management **Bankett Service Supervisor (m/w/d)** The...

  • Courier HR Operations Supervisor

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Just Eat Takeaway.com Vollzeit

    **Hungry for a challenge?** Unsere Aufgabe? Jeden Food-Moment auf der ganzen Welt zu ermöglichen, sei es durch Kundenservice, Programmierung oder Kuriere. Du bist eine echte Führungspersönlichkeit und hast Lust dich in unserer Courier HR Abteilung einzubringen? Du hast Freude an der Entwicklung und Effizienzsteigerung von administrativen HR Prozessen?...

  • Club Lounge Supervisor

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Marriott International Vollzeit

    Job Title: Club Lounge SupervisorAt Marriott International, we are committed to delivering exceptional guest experiences. As a Club Lounge Supervisor, you will be responsible for providing personalized service to our discerning guests, ensuring their stay with us is nothing short of extraordinary.Your Key Responsibilities:Lead the Club Lounge team in...

  • F&B Supervisor

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Hilton Hotels Österreichs Vollzeit

    Job DescriptionAs a F&B Supervisor at Hilton Hotels Österreichs, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our restaurants and bars. You will lead a team of hospitality professionals and be responsible for providing exceptional customer service to our guests.Key Responsibilities:Lead a team of hospitality professionals to provide...

  • Laboratory Operations Supervisor

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich Valneva Austria GmbH Vollzeit

    Company Overview: Valneva Austria GmbH is a leading organization in the field of vaccine development, focusing on the creation, production, and distribution of preventive vaccines aimed at infectious diseases that present significant medical challenges. Role Summary: As the Central Lab Operations Manager, you will oversee the operational aspects of our...

  • Housekeeping Supervisor

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Marriott International Vollzeit

    At Marriott International, we are seeking a highly skilled Housekeeping Supervisor to join our team. As a key member of our housekeeping department, you will be responsible for ensuring the highest standards of cleanliness and quality in our hotel rooms and public areas.Key Responsibilities:Supervise and coordinate the work of housekeeping staff to ensure...

  • Front Office Supervisor

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Front Office Supervisor Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Unsere nationalen und internationalen Gäste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu erleben. In der linken Hand ein Telefon, in der rechten Hand eine Schlüsselkarte und vor dir ein Gast. Als Multitasking...

  • Financial Control Supervisor

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DSM Vollzeit

    Supervisor Financial Control Job DescriptionAt DSM, we are seeking an experienced and skilled Supervisor Financial Control to lead our Financial Control and Accounting team in Austria. As a key member of our organization, you will be responsible for overseeing finance planning, actuals, closing, and reporting for our Animal Nutrition and Health entities in...

  • Financial Control Supervisor

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DSM Vollzeit

    Job Title: Financial Control SupervisorAs a Financial Control Supervisor at DSM, you will play a key role in overseeing the finance planning, actuals, closing, and reporting for our Animal Nutrition and Health entities in Austria. You will be responsible for coaching and developing the Austrian finance team, enhancing financial reporting, and ensuring...

  • C&E Operations Supervisor

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Hotels Österreichs Vollzeit

    Unsere HerausforderungWir suchen einen engagierten Conference & Events Supervisor, der unsere Gäste mit unvergesslichen Events begeistert. Als Teil unseres Teams bist du verantwortlich für die Planung und Durchführung von Konferenzen und Events in unserem Hotel.Deine AufgabenDie Planung und Durchführung von Konferenzen und EventsDie Koordination mit...