Mail Assistant

vor 7 Monaten

Wien, Österreich United Nations Vollzeit

This position is located in the General Support Section (GSS), Division for Management (DM), UNOV. The incumbent will work under the supervision of the Mail Operations Supervisor as well as under the overall guidance of the Chief, GSS.

**Responsibilities**:
Within assigned authority the incumbent will be responsible for handling a broad range of mail operations as well as performing driving services in accordance with the schedules established by the needs of the office. The incumbent will be responsible for the following specific duties:

- Count the number of mail pieces received, records the quantity in each category, e.g., registered, certified, mail from missions, personal, confidential or other.
- Assist in coding, sorting, and processing mail - and looking-up address, where insufficient.
- Process all outgoing official correspondence, publications and informational material.
- Deliver special mail and packages weighing up to 35 lbs.
- Weigh the mail in order to determine the postage and to frank accordingly.
- Track the distribution of all mail, as well as the pouch service.
- Answer inquiries with regards to international postal services, and the United Nations pouch service and regulations.
- Drive vehicles safely for the transport of authorised personnel and for the transport of general cargo goods and or specialized hazardous good vehicles.
- Make regular deliveries of parcels, documents, etc., between the UN office and other offices and institutions, e.g. Ministries, Embassies, Permanent Missions, etc.
- Make minor purchases and collect urgent purchases from local suppliers as requested. Collect goods from the customs with due regard to customs regulations and formalities. May make or collect payment for goods.
- Meet official personnel at the airport and facilitates immigration and customs formalities as required.
- Deal effectively and tactfully with officials and visitors.
- Take care of the day-to-day maintenance of the assigned vehicles, check oil, water, battery, brakes, tries, etc.; perform minor repairs and arrange for other repairs and ensure that the vehicle is kept clean.
- Log official trips, daily mileage, gas consumption, oil changes, greasing, etc.
- Ensure that the steps required by rules and regulations are taken in case of involvement in an accident.
- Assist with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
- Assist with visualizations and updating information material such as web pages or brochures.
- Perform other work related duties as assigned.

Competencies
- Accountability: Takes ownership of all responsibilities and honours commitments; delivers outputs for which one has responsibility within prescribed time, cost, and quality standards; operated in compliance with organizational regulations and rules; supports subordinates, provides oversight and takes responsibility for delegated assignments; takes personal responsibility for his/her own shortcomings and those of the work unit, where applicable.
- Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from the clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Education
High school diploma or equivalent.

Job - Specific Qualification
Driver training with a valid Driver's License is required.

Having passed the Administrative Support Assessment Test [in English] at the United Nations headquarters, Economic Commission for Africa, Economic and Social Commission for Western Asia, United Nations Office at Geneva, United Nations Office at Vienna, International criminal tribunal for Rwanda or International Criminal Tribunal for the former Yugoslavia may be accepted in lieu of the GGST.

Work Experience
Experience as a driver with a safe driving record, is required.

Experience in driving a variety of makes and models of vehicles, including vans and other kinds of motorized vehicles, is required.

Languages
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English, i.e. oral and written proficiency, is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage. Knowledge of German is an advantage.

Assessment

Special Notice

While this temporary assignment may provide the successful applicant with an opportunity to gain new work experience, the selection for this position is for a limited period and has no bearing on the future incumbency of the post.

Un

  • Senior Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen zuverlässigen Senior Executive Assistant, der unsere Führungskräfte zeitnah und professionell unterstützt. Sie leisten erstklassige administrative und verwaltungstechnische Unterstützung für die Mitglieder unseres Führungsteams. Die Hauptaufgaben des Senior Executive Assistant umfassen das Planen von...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle...

  • Senior Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen erfahrenen Senior Administrative Assistant zur Verstärkung unseres Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben, darunter das Verwalten von Telefonaten und E-Mails, das Planen von Terminen sowie Besprechungen. Für diese Position sollten Sie in der Lage sein, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu...

  • Front Office Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich svarmony Technologies GmbH Vollzeit

    We are looking for a dynamic Front Office Assistant (all genders) to support us at our main office in Vienna on a part-time basis (25 hours). As a Front Office Assistant at svarmony, you are the first point of contact for customers and business partners on the phone and at reception. You have fun and talent in dealing with organisational and administrative...

  • Program Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich IFC Systems Corporation Vollzeit

    **Program Assistant** **Job #**: - req30086**Organization**: - IFC**Sector**: - Administration/Office Support**Grade**: - GC**Term Duration**: - 3 years 0 months**Recruitment Type**: - Local Recruitment**Location**: - Vienna,Austria**Required Language(s)**: - English**Preferred Language(s)**: **Closing Date**: - 11/8/2024 (MM/DD/YYYY) at 11:59pm...

  • E-commerce Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich EDUSCHO Vollzeit

    **Wirklich Gutes entdecken: Tchibo überrascht! Mit immer neuen Ideen, die wir durch die Leidenschaft und den großen Einsatz unserer Mitarbeiter*innen bis ins Regal bringen. Lass auch du dich von hochwertigen Kaffees und einer einmaligen Artikelvielfalt faszinieren. Nutze die Chance, im kollegialen Mitarbeiter*innenumfeld an neuen Herausforderungen zu...

  • Program Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich International Finance Corporation Vollzeit

    **Duties and accountabilities**: - Provide high quality support to IFC Vienna staff, including, but not limited to: scheduling of appointments; preparation of documents; monitoring and up on issues and priorities; handling incoming correspondence and internal and external queries; drafting and handling routine correspondence; organizing travel arrangements...

  • Program Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich World Bank Group Vollzeit

    **Job #**: - req30086**Organization**: - IFC**Sector**: - Administration/Office Support**Grade**: - GC**Term Duration**: - 3 years 0 months**Recruitment Type**: - Local Recruitment**Location**: - Vienna,Austria**Required Language(s)**: - English**Preferred Language(s)**: **Closing Date**: - 11/8/2024 (MM/DD/YYYY) at 11:59pm...

  • Assistant Night Manager

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Night Manager Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Unsere nationalen und internationalen Gäste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu erleben. Als Multitasking Genie stellst du dich jeder Herausforderung und lächelst jeden unserer Gäste an, denn du bist...

  • Information Technology Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Core Operations Unit (COU), Information Technology Service (ITS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna /United Nations Office on Drugs and Crime (UNOV/UNODC), in Vienna, Austria. The Information Technology Assistant will work under the direct supervision of Senior Information Technology Assistant (Team...

  • Information Technology Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Core Operations Unit (COU), Information Technology Service (ITS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna /United Nations Office on Drugs and Crime (UNOV/UNODC), in Vienna, Austria. The Information Technology Assistant will work under the direct supervision of Senior Information Technology Assistant (Team...

  • Assistant (F/m/x)

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Raiffeisen Bank International Vollzeit

    **Assistant (f/m/x)**: - Are you passionate about being the “good soul” of teams and supporting key function holders with their day-to-day tasks? Join our dynamic and vibrant IT Delivery Teams at RBI, where your enthusiasm and dedication will thrive! As a valued member of our team, you will play a crucial role in ensuring the smooth and efficient...

  • Assistant Director of Finance

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Director of Finance Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Als **Assistant Director of Finance (m/w/d)** unterstützt du das Team mit deinem Know-How für unsere drei Hilton Häuser in Wien. Du bist insbesondere für die Ausführung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der höchsten Standards...

  • Sales Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Mukha Vollzeit

    MUKHA Concept Store ist ein moderner Multibrandstore für Damen - und Herrenmode mit Sitz in 1010 Wien. Wir suchen, eine/n motivierte/n Sales Assistant (m/w/d) vorzugsweise Vollzeit, mit guten Umgangsformen für unseren MUKHA Concept Store in der Wiener Innenstadt. Ihre Aufgaben - Beratung unserer Kunden*innen mit hoher Service Orientierung - Verkauf -...

  • Assistant Night Manager

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Night Manager Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Unsere nationalen und internationalen Gaste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu erleben. Als Multitasking Genie stellst du dich jeder Herausforderung und lachelst jeden unserer Gaste an, denn du bist das...

  • E-commerce Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich EDUSCHO Vollzeit

    **Tchibo überrascht. Mit immer neuen Ideen, die wir durch die Leidenschaft und den großen Einsatz unserer Mitarbeiter*innen bis ins Regal bringen. Lass auch du dich von hochwertigen Kaffees und einer einmaligen Artikelvielfalt faszinieren. Nutze die Chance, im kollegialen Mitarbeiter*innenumfeld an neuen Herausforderungen zu wachsen. Entdecke deine...

  • Customer Relations Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich SAVD Videodolmetschen GmbH Vollzeit

    **Motivierte:r Customer Relations Assistant (w/m/d) gesucht!** Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine:n motivierte:n **Customer Relations Assistant:in**. Es erwartet dich ein spannender und verantwortungsvoller Aufgabenbereich in einem zukunftsorientierten Unternehmen. **Wer sind wir?** Markführer im DACH-Raum im Bereich der Remote...

  • Wien: Sales Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich BREE Collection GmbH Vollzeit

    BREE ist einer der führenden deutschen Markenhersteller von Taschen und Accessoires. Durch hervorragende Qualität, beste Funktionalität und ausgezeichnetes Design hat sich das Unternehmen seit 1970 weltweit ein hohes Renommee als Taschenspezialist erarbeitet. Zur Verstärkung unseres motivierten Teams am Standort Wien suchen wir zum nächstmöglichen...

  • Customer Relations Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich SAVD Videodolmetschen GmbH Vollzeit

    **Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine**: n motivierte: n Customer Relations Assitant. Es erwartet dich ein spannender und verantwortungsvoller Aufgabenbereich in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Wer sind wir? Markführer im DACH-Raum im Bereich der Remote Vermittlung professioneller Dolmetscher: innen. Was tun wir? Wir...

  • Administration Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Cubicure GmbH Vollzeit

    **Cubicure** ist ein international tätiges Hightechunternehmen mit Sitz im Herzen Europas. Wir entwickeln, produzieren und vertreiben Systemlösungen für die industrielle additive Fertigung. Unser patentiertes Hot Lithography Verfahren ermöglicht den beispiellosen 3D-Druck von widerstandsfähigen Präzisionsbauteilen. **Cubicure GmbH** | Tech Park Vienna...