Office Manager

vor 4 Wochen

Wien, Österreich British Council Vollzeit

Office Manager

**Date**:16-Jan-2023

**Location**: Vienna, European Union, AT

**Company**:British Council

The British Council builds connections, understanding and trust between people in the UK and other countries through arts and culture, education and the English language.
We work in two ways - directly with individuals to transform their lives, and with governments and partners to make a bigger difference for the longer term, creating benefit for millions of people all over the world. We help young people to gain the skills, confidence and connections they are looking for to realise their potential and to participate in strong and inclusive communities. We support them to learn English, to get a high-quality education and to gain internationally recognised qualifications. Our work in arts and culture stimulates creative expression and exchange and nurtures creative enterprise. We connect the best of the UK with the world and the best of the world with the UK.
These connections lead to an understanding of each other's strengths and of the challenges and values that we share. This builds trust between people in the UK and other nations which endures even when official relations may be strained. We work on the ground in more than 100 countries. In 2019-20 we connected with 80 million people directly and with 791 million overall, including online and through our broadcasts and publications.

**ROLE PURPOSE**:
The purpose of the 50% Office Manager part is to provide effective Office Management, to manage the office to the highest standards set by audit and other local and UK guidelines and to support services for the small Austria operation, as well as seamless cooperative working with the finance colleague responsible for the office finances based in another office. Main duties include dealing effectively with suppliers, the landlord, tradespeople and authorities (in German) in order to ensure the British Council gets value for money and for the British Council to be respectful to the host country language. As is typical for an Office Manager, the aim is to manage the premises, facilities, procurement, staff salaries, limited IT issues etc. An exhaustive but not exclusive list of tasks is available. It will include day to day running of the office, compliance with Austrian and UK Health and Safety and Security, keeping files and procedures up to date and audit compliant.

**MAIN ACCOUNTABILITIES**:
The main duties of the posts are:
To manage procurement and administration including SAP procedures, Approval Limits, Roles + Responsibilities and mandates for banking systems as well as to contribute to office security.

**Facilities Management**

Compliance with corporate guidelines and values and with health and safety legislation. Potential conflicts are recognised and resolved. Liaison with landlord and Austrian authorities. Telephone, some IT, office supplies.

**Office Management**

This list is not exhaustive but indicates the scope of the work (a more detailed list of daily, monthly and yearly tasks is available):

- Salaries: Liaison with Tax Advisor so salaries are paid on time.
- Returns: BC returns including EOY and returns to City of Vienna and HQ. Staff files.
- Security: liaison with police, Group4, Embassy Security Officer.
- Safety: Role of “Sicherheitsbeauftragte/r” and liaison with AUVA (local organization dealing with work place safety).
- Planning: A variety of office plans including emergency, contingency planning.
- Role of First Aider.
- Filing: financial and non-financial filing.
- Business Continuity Plan requirements including emergency procedures.
- Compliance with corporate procurement and purchasing and office procedures according to BC standards.

**Training**

Support or organisation of training for the Austria operation.

**KEY RELATIONSHIPS**:
Internal customers of Austria operation
Suppliers, Vendors and Customers
Bank contacts/Citibank
Accounting Hub in India and UK colleagues
Finance colleagues from EU

**ADDITIONAL INFORMATION**:
**Role Requirements**

Right to work in country - Pre-existing right to work in EU

The job requires the ability to remain polite and calm in difficult situations. The ability to do more things at one time and multi task under pressure is important so crisis can be dealt with. There will be occasional travel, work on weekends/ evenings in emergencies. The job will only suit someone who can manage their time effectively and keep Flexi to zero.

**Language requirements**
- Essential_

Very good written and spoken communication skills in English and German (written perfect; spoken so the message can be delivered accurately and quickly).

**Qualifications**
- Essential_

Austrian Matura (equivalent) or higher.

**Role specific knowledge and experience**
- Essential_
- Office and Financial Management
- Facilities Management
- Customer service
- Desirable_
- Experience with premises moves

**Role specific skills**
- Essential_
- Negotiating and fin

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