Executive Assistent:in

Veterinärmedizinische Universität Wien

Veterinärplatz 1, 1210 Wien, Österreich

Kennzahl: 2024/0256

Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten

an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als

Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur

Produktion gesunder Nahrungsmittel. Zur Erfüllung dieser Aufgabe sucht

unser** Rektoratsbüro **eine:n***

Executive Assistent:in

**Einstufung**: IVa***

**Beschäftigungsausmaß**: 20 Wochenstunden

**Dauer des Dienstverhältnisses**: unbefristet

**Bewerbungsfrist**: 12.10.2024

**Kennzahl**: 2024/0256

**Aufgaben**
- Unterstützung des Rektorats (vorrangig Vizerektorin für Ressourcen und

Digitalisierung) bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Eigenständige Verwaltung und Koordination des Termin
- und Reisemanagements
- Allgemeine Sekretariats
- und Bürotätigkeiten inkl. Aufarbeitung und Vorbereitung von

Unterlagen, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, etc.
- Inhaltliche Vorbereitung, Begleitung (eigenständige Protokollierung) und Nachbereitung

von Meetings, Sitzungen und Terminen
- Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
- Verantwortung für die inhaltliche und optische Gestaltung von Präsentationen,

Berichten, Richtlinien, Entscheidungsgrundlagen etc. anhand von Briefings durch das

Rektorat/die Rektoratsbüroleitung
- Selbstständige Qualitätssicherung von diversen Dokumenten, die vom Rektorat

unterzeichnet werden sollen
- Eigenverantwortliches Nachhalten von Fristen
- Ad-Hoc Aufgabenstellungen
- Informations
- und Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen

Ansprechpartner:innen und Institutionen
- Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

**Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse**
- Abgeschlossenes Studium (Diplom
- oder Masterstudium)
- Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1)
- Gute Englischkenntnisse (B2)
- Sicherer Umgang mit MS-Office und Web Conference Tools

**Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen**
- Berufserfahrung im universitären Bereich
- Gute Ausdrucks
- und Repräsentationsfähigkeit
- Serviceorientierte und proaktive Persönlichkeit
- Effiziente, genaue und zuverlässige Arbeitsweise
- Ergebnisorientiert, flexibel, belastbar, diskret und loyal
- Ausgeprägtes Multitasking-Vermögen sowie Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Teamfähigkeit

**Was wir bieten**
- Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen

akademischen Bildungs
- und Forschungsstätten Europas
- Stabiler Arbeitgeber
- Attraktiver Campus
- Persönliche und berufliche Aus
- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Präventive und medizinische Gesundheitsförderung
- Diversitäts
- und familienfreundliche Universitätskultur
- Kinderbetreuungs
- und Ferienbetreuungsangebote
- Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen
- Mitarbeiter:innenevents

**Mindestentgelt**

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der

oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 3.266,20 brutto monatlich (auf Basis Vollzeit).

Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs
- und Entlohnungsbestandteile

kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.

**Bewerbung**

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit der **Kennzahl 2024/0256**, welche Sie per E-Mail an

wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können.

Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf

Abgeltung aufgelaufener Reise
- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des

Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie“, daher freuen wir uns

über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von

Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen willkommen. Bei Rückfragen

wenden Sie sich gerne an unsere Behindertenvertrauensperson, Herrn Franz Mitterbauer

Kennzahl: 2024/0256

Datum: 02.10.24

**Kontakt für weiterführende Informationen**

Mag. Anna Maria Brandstetter

+43 1 25077 - 1004

Kennzahl: 2024/0256

Datum: 02.10.24