Executive Assistant

vor 3 Wochen

Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer

**Assistenz der Universitätsleitung**

**i**
**n der Stabsstelle**
**Büro des Rektorats**

***

zu besetzen.

**Kennzahl der Ausschreibung**:
**13910**

Das Rektorat leitet die größte Universität Österreichs und wird dabei von einem interdisziplinär zusammengesetzten Team unterstützt. Wir freuen uns auf Ihre Verstärkung als Executive Assistant/Assistenz der Universitätsleitung.
- Wir bieten Ihnen- ein spannendes, universitäres Umfeld in einem dynamischen und kollegialen Team, welches Wert auf ein gutes und humorvolles Betriebsklima legt
- eine abwechslungsreiche, interessante Tätigkeit im Herz eines international erfolgreichen Wissenschaftsbetriebs mit Bezugspunkten zu den vielfältigen Disziplinen der Uni Wien
- zentrale Lage mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung
- internes Weiterbildungsangebot & vergünstigte Sportmöglichkeiten
- ein Umfeld, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist
- ausgezeichnete technische Infrastruktur

Beschäftigungsausmaß: 30-40 Stunden/Woche mit der Besetzung zum ehestmöglichen Zeitpunkt.
- Die Stelle ist vorerst befristet. Es besteht die Möglichkeit der Verlängerung.
- Einstufung gem. Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa (Grundstufe: 2.380,20 EUR). Berufserfahrung wird entsprechend angerechnet, es besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.**Beschäftigungsausmaß**: 40 Stunden/Woche.
- Einstufung gemäß Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa
- Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

**Ihre Aufgaben**:
Ihre Aufgaben umfassen die professionelle Unterstützung des Rektorats und des Büros des Rektorats in allen organisatorischen Belangen:

- Terminkoordination, Vorbereitung von (internationalen) Meetings
- Aufbereitung von Gesprächs
- und Verhandlungsunterlagen, Präsentationen, Protokollen und Berichten
- Schnittstelle und Kommunikation mit inner
- und außeruniversitären Einrichtungen
- vorausschauende und eigenständige Organisation anfallender Office Management Aufgaben

**Ihr Profil**:

- Reifezeugnis und entsprechende Berufsausbildung sowie vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenzbereich
- ausgezeichnete Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Textfertigkeit sowie hohe Kommunikations
- und Sozialkompetenz
- versierter Umgang mit MS-Office sowie Teams/Zoom
- Lösungsorientiertheit, Koordinationsgeschick und Flexibilität
- hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und exakte Arbeitsweise

**Ihre Bewerbung**:
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Kögler, Claudia +43-1-4277-10011, Feldbauer, Florian +43-1-4277-10031.

**Kennzahl der Ausschreibung: 13910

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Global Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Globe personal services GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und Präsentationen in...

  • Global Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you'll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You'll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    FulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d).In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location:Austria, Wien & Brunn/Gebirge:The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber zählt zu den führenden Immobilien-Investmentgesellschaften in Österreich und Mitteleuropa. Als Unternehmensgruppe werden institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis hin zum Asset Management angeboten. Zur...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Speedinvest Vollzeit

    About Speedinvest:Speedinvest is a leading early-stage venture capital firm with more than €1 billion AuM and 40 investors based in Berlin, London, Munich, Paris, and Vienna. Our dedicated sector-focused teams are the first to fund Europe's most innovative technology startups and our in-house operational experts are on-hand to offer founders ongoing...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich TourRadar GmbH Vollzeit

    TourRadar is a Series D, venture-backed Adventure Booking Platform disrupting a $200 billion industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market and sell their organised adventures to travellers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide. Traditionally, booking...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

    Unser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location: Austria, Wien & Brunn/GebirgeThe executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich PAIR Finance Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2023/0505 (003795)) Organization: MTHR-Division of Human Resources Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-07-27, 10:29:06 AM Closing Date: 2023-08-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2023/0182 (000330)) Organization: MTBF-Division of Budget and Finance Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-03-08, 6:40:38 AM Closing Date: 2023-04-05, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant(G5)

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0319 (020127)) Organization: SG-Section for Safeguards Programme Coordination Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-06-18, 8:36:09 AM Closing Date: 2024-07-09, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive...

  • Executive Personal Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich PXP Financial Vollzeit

    Working Model: Hybrid WorkingEmployment status: Full-time, Temporary.Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.Office Location: Vienna, AustriaIn this role you will add value to PXP by:The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for...

  • Executive Assistant Mit Sportspirit

    Vor 5 Tagen

    Wien . Bezirk (Meidling), W, Österreich FIMA Sportstudio Management Vollzeit

    EINMALIGE KARRIERE BEI FITINN: EXECUTIVE ASSISTANT MIT SPORTSPIRIT (W/M/D)Du liebst ein dynamisches, innovatives Umfeld? Du bist ein smartes Organisationstalent und möchtest einen erfolgreichen Unternehmer auf seinem Weg begleiten? Dann bewirb dich als Executive Assistant mit Sportspirit (w/m/d) und werde Teil eines professionellen Verwaltungsteams. In...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Manpower Vollzeit

    Unser Auftraggeber, ein internationales Unternehmen mit Sitz in Wien, sucht nach einer erfahrenen "Executive Assistant (w/m/d)". Diese Rolle bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, Ihre berufliche Laufbahn auf die nächste Stufe zu heben, sondern eröffnet Ihnen auch Tore zu neuen Herausforderungen und Chancen.**Ihr Tätigkeitsbereich**: - Unterstützung...