Administrative Assistenz

**Ausschreibung**:
Die Universität Klagenfurt ist mit rund 1 500 Mitarbeitenden und über 12 000 Studierenden im Alpen-Adria-Raum angesiedelt und erreicht in Rankings regelmäßig exzellente Platzierungen. Das Motto „per aspera ad astra“ bringt den Anspruch des konsequenten Strebens nach Spitzenleistungen bei allen Tätigkeiten in Forschung, Lehre und Hochschul-management zum Ausdruck. Die Prinzipien der Gleichstellung, der Diversität, der Gesund-heit, der Nachhaltigkeit und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bilden die Grundlage für das Arbeiten an der Universität.

An der Technischen Fakultät, **Institut für Informationstechnologie** wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt:
**Administrative Assistenz (w/m/d)**

**Beschäftigungsausmaß**: 62,5 % bzw. 25 Wochenstunden mit der Möglichkeit zur Aufstockung des BA auf 100 % bzw. 40 Wochenstunden (aus Drittmitteln)

**Mindestentgelt**: € 22.743;
- brutto (25 Stunden) bzw. € 36.388,80 brutto (40 Stunden) Einstufung nach Uni-KV: IIIa

**Befristung**: vorerst befristet auf ein Jahr (mit der Option auf Entfristung der 62,5% bzw. 25 Stunden nach einem Jahr)

**Bewerbungsfrist**: 25. September 2024

**Kennung**: 429/24

**Aufgabenbereich**:

- Eigenverantwortliche Übernahme des operativen Projektmanagements nach Einarbeitung
- Büroadministration und -kommunikation
- Budgetadministration
- Reisemanagement (Planung und Abrechnung)
- Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Institutsübergreifender Support (innerhalb der Fakultät TEWI) bei der Administration von Forschungsprojekten sowie Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
- Verwaltung von Lehrveranstaltungen
- Organisation von Meetings und Tagungen
- Informations
- und Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen und Institutionen
- Führung des Dokumentations
- und Berichtswesens
- Mitarbeit bei der allgemeinen Institutsverwaltung

**Voraussetzungen**:

- Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse und Nachweis der entsprechenden Berufserfordernisse, z.B. Matura/Fachmatura/Lehrabschluss
- Erfahrung in den Bereichen Budget
- und/oder Projektadministration
- Fundierte EDV Kenntnisse (Office Anwendungen)
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

**Erwünscht sind**:
**Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen**:

- ** **Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position (Bereich administrative Assistenz)
- Bereitschaft zur Vollzeitbeschäftigung
- Serviceorientierte und proaktive Persönlichkeit
- SAP-Anwendungskenntnisse
- Ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Hohes Maß an Leistungs
- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie proaktive und selbständige Arbeitsweise

**Zusatzinformation**:
**Das Angebot**:
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt € 1.624,50 brutto (bei 25 Stunden) und € 2.599,20 brutto (bei 40 Stunden) und kann sich auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen auf max. € 1.802,63 (bei 25 Stunden) bzw. € 2.884,20 (bei 40 Stunden) erhöhen.

Zudem bietet die Universität Klagenfurt:

- Persönliche und berufliche Weiterbildungsangebote
- Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen, siehe dazu jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/
- Diversitäts
- und familienfreundliche Universitätskultur
- Leben und Arbeiten in der attraktiven Alpen-Adria-Region mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in den Bereichen Kultur, Natur & Sport

**Die Bewerbung**:
Bei Interesse bewerben Sie sich mit den folgenden, verpflichtenden Unterlagen (bei Fehlen kann die Bewerbung nicht berücksichtigt werden):

- Bewerbungsschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse/Bestätigungen

Bewerbungen sind ausschließlich bei der Stelle mit der **Kennung 429/24** in der Rubrik „Allgemeines Universitätspersonal“ über den Link „“ am Ende der Ausschreibung möglich.

Die erforderlichen Nachweise für die Einstellung müssen **bis spätestens 25. September 2024** vorliegen.

Die Universität Klagenfurt legt im Rahmen ihrer Personalpolitik Wert auf Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität.

Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise
- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.