Office and Community Coordinator

**AI:AT - die AI Factory Austria** - macht Österreich zum Hotspot für Künstliche Intelligenz in Europa.

AI:AT ist ein gemeinsames Projekt des **AIT** und der **Advanced Computing Austria**. Sie vereint Spitzenkompetenz in High-Performance Computing, Künstlicher Intelligenz und Datenökosystemen, schafft ein interdisziplinäres Innovationsumfeld für Forschung, Entwicklung, Gründungen und Industrieprojekte. Dabei ermöglicht AI:AT - die AI Factory Austria - den Zugang zu hochmoderner KI-Infrastruktur, fördert Vertrauenswürdige KI sowie ethische Standards und ist Drehscheibe für Vernetzung mit nationalen und europäischen Partnern. Ziel ist es, gemeinsam mit Partnern der Wirtschaft und öffentlichen Institutionen zukunftsweisende KI-Technologien und tragfähige KI-Lösungen zu entwickeln und in die Praxis überzuführen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit innerhalb der AI Factory Austria wird die **Advanced Computing Austria** Expertinnen und Experten an die AI Factory Austria entsenden. Für den Standort **Wien** suchen wir eine:n:
OFFICE AND COMMUNITY COORDINATOR (F/M/D) - VOLLZEIT/TEILZEIT

AI:AT - AI Factory Austria
- **Office Coordination**:

- Erste Ansprechperson für alle operativen Belange im Büro - Sie sorgen für einen gut organisierten und effizienten Arbeitsplatz
- Verwaltung von Büromaterialien, Geräten und Lieferantenbeziehungen zur Sicherstellung eines produktiven Arbeitsumfelds.
- Koordination von Besprechungsterminen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Unterstützung bei der Planung interner und externer Veranstaltungen.
- Überwachung der Büroinstandhaltung und Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung bei Bedarf.
- **Community Engagement**:

- Als Gesicht des Unternehmens heißen Sie Besucher:innen, Kund:innen und Teammitglieder herzlich willkommen und schaffen eine inklusive Atmosphäre.
- Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Stärkung der internen Gemeinschaft.
- Verwaltung interner Kommunikationskanäle, um Mitarbeiter:innen gut zu informieren und einzubinden.
- Unterstützung beim Aufbau von Partnerschaften mit lokalen Organisationen und Gemeinschaftsgruppen.
- **Administrative Support**:

- Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Dateneingabe, Ablage und Korrespondenz.
- Assistenz für die Geschäftsleitung und andere Abteilungen nach Bedarf.
- Pflege genauer Unterlagen und Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.

**Ihre Qualifikationen**:

- 2+ Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administrative Support oder in einer vergleichbaren Rolle
- Abgeschlossenes Bachelorstudium in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich (bevorzugt, aber nicht zwingend erforderlich)
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Multitasking-Talent
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenz.
- Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie erste Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello).
- Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effizient zu arbeiten.
- Positive Einstellung und Begeisterung für Teamarbeit und Teamzusammenhalt
- Sie schätzen ein dynamisches Arbeitsumfeld, pflegen aktiv Beziehungen und tragen dazu bei, dass der Alltag reibungslos abläuft.
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine Berechtigung zur Arbeitsaufnahme in Österreich sollte vorliegen.

**Was Sie erwarten können**:

- Ein unterstützendes und inklusives Arbeitsumfeld
- Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Eine flexible Arbeitsgestaltung mit Anwesenheit vor Ort und der Option auf Homeoffice. Das Bruttojahresgehalt beginnt bei EUR 45.582,
- gemäß dem Kollektivvertrag für außeruniversitäre Forschung. Zusätzlich zum Gehalt bieten wir ein attraktives Paket an Sozialleistungen, darunter Krankenversicherung, bezahlter Urlaub und Pensionsvorsorge.
- Die Möglichkeit, aktiv zur Arbeit der AI Factory Austria und zur Entwicklung der KI-Community in Österreich beizutragen.
- Die Stelle wird durch die**AI-Factory Austria bis Juni 2028 finanziert. Eine Weiterbeschäftigung über den genannten Zeitraum hinaus ist bei entsprechender Projektentwicklung möglich.
- Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Anschreiben, relevante Zeugnisse) online.