Administrative Officer

Vor 5 Tagen

Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

**Wien**:
**Österreich**:
Wir suchen einen Administrative Officer, der unser Team verstärkt und unsere täglichen Büroabläufe unterstützt.

Ein erfolgreicher Administrative Officer fungiert als Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, bietet administrative Unterstützung und verwaltet deren Anfragen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Bürobestands, die Erstellung regelmäßiger Berichte (z. B. Ausgaben und Bürobudgets) und die Organisation von Unternehmensunterlagen. Wenn Sie bereits Erfahrung als Office Administrator oder in einer ähnlichen administrativen Rolle mitbringen, dann würden wir Sie gern kennenlernen. Unser idealer Kandidat verfügt auch über fundierte Kenntnisse in Bezug auf Büroausstattung und Office-Management-Tools.

Letztendlich sollten Sie in der Lage sein, sicherzustellen, dass unsere administrativen Aktivitäten jeden Tag und auf lange Sicht reibungslos verlaufen.

**Aufgaben**: Verwalten und Nachbestellen von Büromaterial
Vorbereiten regelmäßiger Berichte zur Ausgaben und Bürobudgets

Verwalten und Pflegen der Unternehmensdatenbanken

Einrichten eines Ablagesystems für wichtige und vertrauliche Unternehmensdokumente

Beantworten von Anfragen von Mitarbeitern und Kunden

Aktualisieren der Bürorichtlinien nach Bedarf

Pflegen eines Unternehmenskalenders und Planen von Terminen

Reservieren von Besprechungsräumen nach Bedarf

Verteilen und Ablegen/Speichern von Korrespondenz (z. B. Briefe, E-Mails und Pakete)

Vorbereiten von Berichten und Präsentationen mit statistischen Daten nach Anweisung

Buchen von Reisen und Unterkünften

Arrangieren von internen und externen Events

**Anforderungen**: Nachgewiesene Berufserfahrung als Administrative Officer, Administrator oder in einer ähnlichen Rolle
Fundierte Kenntnisse von Büroabläufen

Erfahrung mit Office-Management-Software wie MS Office (speziell MS Excel und MS Word)

Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten mit Problemlösungskompetenz

Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten

Detailgenauigkeit

Abitur; zusätzliche Qualifikationen als Office Administrator sind von Vorteil

  • Departmental Administrative Officer

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Departmental Administrative Officer (NS)(P4) - (2024/0550 (012595)) Organization: NS-Office of the Deputy Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-09-13, 9:57:29 AM Closing Date: 2024-10-06, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full...

  • Administrative Support Officer

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Australian Embassy Vollzeit

    The successful applicant will be engaged as a locally engaged staff member by the Australian Embassy, Vienna. **About the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT)** The role of the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) is to advance the interests of Australia and Australians internationally. This involves strengthening Australia’s...

  • Administrative Associate(G6)

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Administrative Associate(G6) - (2025/0338 (234337)) Organization: SG-Section for Safeguards Programme Coordination Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-06-24, 9:31:00 AM Closing Date: 2025-07-15, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive...

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich easyJet Vollzeit

    **Administrative Assistant** **Vienna** **Team** The Administrative assistant is an important member of the Austrian Team, helping to manage the office in Vienna. Reporting to the HR Manager for Germany and Austria. **What you'll be doing** As an Administrative Assistant, you’ll ensure the office runs smoothly by handling key tasks like managing post...

  • VN2025/010 - Expedited Recruitment - Office Administrative Services Associate

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich IOM Vollzeit € 30.000 - € 60.000 pro Jahr

    This is an expedited recruitment process open only to internal candidates and former IOM staff members who were separated in the last 12 months due to the structural adjustment process. This process is not open to external candidates; their applications will not be considered.Under the direct supervision of the Regional Supply Chain Officer and the overall...

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    Background: Please note that this position is Extra-Budgetary (ExB) funded with a contract duration until 31 December 2026. The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence -...

  • Senior Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen erfahrenen Senior Administrative Assistant zur Verstärkung unseres Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben, darunter das Verwalten von Telefonaten und E-Mails, das Planen von Terminen sowie Besprechungen. Für diese Position sollten Sie in der Lage sein, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu...

  • Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich OSCE Vollzeit € 40.000 - € 60.000 pro Jahr

    BackgroundPlease note that this position is Extra-Budgetary (ExB) funded with a contract duration until 31 December 2026.The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence- and...

  • VA25P144V02 - Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ICMPD Türkiye Temsilciliği Vollzeit € 35.000 - € 45.000 pro Jahr

    Within the Procurement & Grants Unit (PGU), as part of the Operations Support Division, the Administrative Assistant provides office support to ensure the efficient administration of the relevant programme activities within the Unit. As an active member of the Unit, under the supervision of the Head of PGU, s/he works in close coordination with staff within...

  • Director, Administrative Services

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich The OPEC Fund for International Development Vollzeit

    Vacancy Number: 2106 **Department/Unit**: Corporate Services Department / Administrative Services Unit **Date of Issuance**: February 28, 2025 **Deadline of Applications**: March 7, 2025 **Required Languages**: English **Contract Type**: Fixed Term Contract **Job Category**: Management **Recruitment Status**: International **Job Profile** The...