Senior Administrative Assistant

Vor 2 Tagen

Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

**Wien**:
**Österreich**:
Wir suchen einen erfahrenen Senior Administrative Assistant zur Verstärkung unseres Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben, darunter das Verwalten von Telefonaten und E-Mails, das Planen von Terminen sowie Besprechungen.

Für diese Position sollten Sie in der Lage sein, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu nutzen, um Ihren Arbeitsplatz und Ihre Zeit zu verwalten, da Sie mit Kunden und Kollegen in einer schnelllebigen Umgebung zusammenarbeiten werden. Sie sollten ebenfalls ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mitbringen.

Ihre Aufgabe besteht letztendlich darin, unsere Führungskräfte zu unterstützen und sicherzustellen, dass unser täglicher Geschäftsbetrieb reibungslos abläuft.

**Aufgaben**: Unterstützen der leitenden Manager und Führungskräfte bei täglichen administrativen Aufgaben
Planen von Meetings und Führen detaillierter Protokollaufzeichnungen

Entgegennehmen von Telefonaten, Weitergeben von Informationen an den Anrufer oder den Anrufer an die entsprechende Person weiterleiten

Arrangieren von Terminen und Aktualisieren des Kalenders

Treffen von Reisevorbereitungen und Reservierungen für leitende Manager

Verfassen regelmäßiger Korrespondenz wie Einladungen und Informationsmaterial

Entwickeln und Pflegen eines Ablagesystems

Erstellen von Tabellenkalkulationen und Präsentationen

Bereitstellen von Statistiken und Budgetberichten

Begrüßung und allgemeine Unterstützung von Besuchern

Entwickeln, Implementieren und Verbesserern von Bürorichtlinien und -verfahren

**Anforderungen**: Nachgewiesene Berufserfahrung als Senior Administrative Assistant, Virtual Assistant oder Executive Administrative Assistant
Fundierte Kenntnisse im Bereich Office-Management und tägliche Abläufe

Praktische Erfahrung mit MS Office

Solider Umgang mit Bürogeräten, wie Druckern und Faxmaschinen

Ausgezeichnete Kommunikationskenntnisse (in Wort und Schrift)

Ausgeprägte Organisations
- und Teamführungsfähigkeiten

Abitur; weitere Qualifikation als Personal Assistant oder Sekretär sind von Vorteil

  • Senior Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    **Background**: The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence - and security-building measures, human rights, combating human trafficking, national minorities,...

  • Executive Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen kompetenten Executive Administrative Assistant, der Sekretariats - und Verwaltungsaufgaben übernimmt und sich durch eine organisierte und pünktliche Arbeitsweise auszeichnet. Sie unterstützen die Tätigkeit und Kommunikation einer einzigen Führungskraft durch Erledigung einer Vielzahl von...

  • Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    Background: Please note that this position is Extra-Budgetary (ExB) funded with a contract duration until 31 December 2026. The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence -...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Tag

    Wien, Wien, Österreich OSCE Vollzeit € 40.000 - € 60.000 pro Jahr

    BackgroundPlease note that this position is Extra-Budgetary (ExB) funded with a contract duration until 31 December 2026.The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence- and...

  • Executive Assistant, Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich OPEC Fund Vollzeit

    The OPEC Fund for International Development A multilateral development finance institution based in Vienna - AUSTRIA has openings for the following positions (Local recruitment) Executive Assistant - Director General’s Office Administrative Assistant - Human Resources Procurement Assistant - Administrative Services PMU Investment Analyst - Private Sector...

  • Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich easyJet Vollzeit

    **Administrative Assistant** **Vienna** **Team** The Administrative assistant is an important member of the Austrian Team, helping to manage the office in Vienna. Reporting to the HR Manager for Germany and Austria. **What you'll be doing** As an Administrative Assistant, you’ll ensure the office runs smoothly by handling key tasks like managing post...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Tag

    Wien, W, Österreich Organization for Security and Co-operation in Europe Vollzeit € 40.000 - € 60.000 pro Jahr

    Background:Please note that this position is Extra-Budgetary (ExB) funded with a contract duration until 31 December 2026.The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence- and...

  • Senior Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen zuverlässigen Senior Executive Assistant, der unsere Führungskräfte zeitnah und professionell unterstützt. Sie leisten erstklassige administrative und verwaltungstechnische Unterstützung für die Mitglieder unseres Führungsteams. Die Hauptaufgaben des Senior Executive Assistant umfassen das Planen von...

  • VA25P144V02 - Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ICMPD Türkiye Temsilciliği Vollzeit € 35.000 - € 45.000 pro Jahr

    Within the Procurement & Grants Unit (PGU), as part of the Operations Support Division, the Administrative Assistant provides office support to ensure the efficient administration of the relevant programme activities within the Unit. As an active member of the Unit, under the supervision of the Head of PGU, s/he works in close coordination with staff within...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Ryanair Vollzeit

    Lauda Europe is a Maltese Airline part of the Ryanair Group, which offers wet-lease and charter services. We are expanding our team and now seek for an Admin Assistant who will be based in our admin support office in Schwechat (Vienna, Austria). **The Role** The Admin Assistant will report to our General Manager Administration and is an excellent...