Faculty Recruiting Team Support

Vor 5 Tagen

Wien, Österreich Institute of Science and Technology Austria (ISTA) Vollzeit

Full Time (40 h/w)
- Klosterneuburg near Vienna, Austria / Home Office possible
- € 2,819* gross/month - limited until 30.04.2026 (extension t.b.d.)

Your Responsibilities

The faculty recruiting & evaluations team is part of the division Academic Affairs and administers the recruitment process for Professors, Assistant Professors, and Staff Scientists. The team also coordinates Topical Reviews and Tenure Evaluations. In addition, the team supports the academic life of staff scientists at ISTA. We are looking for a new colleague to join our team as a leave replacement. Due to the further growth of our institute, there is a realistic chance for extension of the contract.
- Supporting our team for faculty recruiting and evaluations in all organizational and administrative tasks
- Assisting with the preparation of dossiers, compilation of documents and general database management
- Being a central point of contact for visitors, guests and evaluation panel members
- Conducting basic research on relevant topics for faculty recruiting
- Office management and general administrative tasks

Your Profile
- Several years of work experience in an assistant position and first experience with coordinating events - additional experience in an academic environment is advantageous
- Excellent written and interpersonal communication skills in English and a good command of German
- Profound working knowledge of MS Office, interested in learning and adapting to new software
- High level of service orientation and proactive attitude
- Strong organizational skills and accuracy
- Structured and solution-oriented approach
- High ability to multitask and prioritize

ISTA is growing. Grow with us

Institute of Science and Technology Austria (ISTA) is a constantly growing international institute for conducting frontier research in mathematics, computer science, life sciences & physical sciences. We strive to recruit passionate professionals from across the world over all fields who strive to support our goal of excellent research. Located within a beautiful campus on the outskirts of Vienna, we offer multiple opportunities for personal growth in a stable working environment. Get an insight

ISTA promotes a diverse and inclusive working environment and is committed to the principle of equal employment opportunity for all applicants, free of discrimination. All employment decisions at ISTA are based on job requirements, qualifications, merit and organizational needs. We strongly encourage individuals from underrepresented groups to apply.

Your benefits

Education & training

Cafeteria

Childcare

Free shuttle bus

Multiple health offers

Pension insurance

Your Contacts
- Clara Kaiser
Recruiting & Employer Branding
+43 2243 9000 2250

  • Recruiting Spezialist:in

    vor 16 Stunden

    Wien, Österreich team Technology Management GmbH Vollzeit

    Sie begeistern sich für HR und haben Lust den Wachstumskurs eines Unternehmens, das sich mit komplexen Technologie-Projekten beschäftigt, mitzugestalten? Wenn Sie darüberhinaus gerne mit digitalen HR-Tools arbeiten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und die Chance Sie kennenzulernen! Was Sie erwartet - Ihre Aufgaben & Verantwortungen - Tägliches...

  • Teamlead for Postdoctoral and Faculty Affairs

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich IST Austria Vollzeit

    Full Time (40h/w) Klosterneuburg (Vienna), Austria / Home Office possible € 4,200* gross/month Your Responsibilities ISTA is a steadily growing institution that is on an ambitious path to double its employees by 2036. To better support the increasing number of faculty members and postdocs ISTA will be creating a new position within the division...

  • Team Lead

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Dynatrace Vollzeit

    **Company Description**: - Lead, build and mentor a team of Recruiting Coordinators - responsible for supporting our R&D Talent Acquisition Team, focus EMEA - Set the direction & strategy of the R&D Recruiting Coordination function within Dynatrace to help support the hiring demand of our fast-growing environment - Collaborate closely with TA Leadership and...

  • Mitarbeiterin Im Recruiting

    vor 16 Stunden

    Wien, Österreich Wiener Sozialdienste Vollzeit

    Die Wiener Sozialdienste sind ein gemeinnütziger Verein und führender Anbieter unterschiedlichster sozialer Dienstleistungen in Wien. Mit mehr als 1800 MitarbeiterInnen stehen wir für höchste und zuverlässige Qualität in den Bereichen Pflege und Betreuung, Förderung und Begleitung, Beratung und Therapie. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum...

  • Mitarbeiterin (W/m/d) Recruiting Support

    vor 16 Stunden

    Wien, Österreich Wiener Linien Vollzeit

    Wir gegen Stillstand: wir sind Innovator*innen, Weichensteller*innen, Vorantreiber*innen. Wir arbeiten in rund 100 Berufen und sprechen 35 Sprachen. Wir sind Wiens führender Mobilitätsanbieter und suchen Persönlichkeiten mit Leidenschaft und Commitment. **Das erwartet Sie**: - In dieser Funktion koordinieren Sie Termine im Zuge der Auswahlverfahren und...

  • Expert:in Recruiting

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich APG - Austrian Power Grid Vollzeit

    **AUSTRIAN POWER GRID**: - Das Energiesystem der Zukunft: Voller Spannungen, Bewegungen und Chancen. Uns treibt der Stolz auf das, was wir für Österreich bewirken. Gestalter:innen der Energiewende zu sein, fordert uns. Hochgesteckte Ziele erst recht. Einzigartiges Fachwissen, volles Vertrauen. Eigene Entscheidungen, volle Verantwortung. Das ist unser...

  • Research & Recruiting Assistant

    vor 16 Stunden

    Wien, Österreich ACP Holding Vollzeit

    Wir suchen für Standort Wien (m/w/d) **Research & Recruiting Assistant**: für ACP doIT GmbH **Deine Aufgaben**: Du wünschst Dir einen Berufseinstieg in den HR Bereich oder hast bereits erste Erfahrungen gemacht? Der Umgang mit Menschen liegt Dir ebenso wie der Umgang mit technologischen Plattformen? Dann bist Du bei ACP doIT GmbH genau richtig! In...

  • Recruiting Coordinator

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    One World, One Philosophy, One Family - das ist BESTSELLER. Als familiengeführtes internationales Modeunternehmen, gegründet 1975 in Dänemark, beschäftigt BESTSELLER heute weltweit mehr als 18.000 Mitarbeiter, die unsere Marken wie VERO MODA, JACK & JONES, ONLY, ONLY & SONS, VILA, SELECTED, NAME IT, MAMA LICIOUS und PIECES entwickeln und in sämtlichen...

  • Teamleiter:in Recruiting/personalentwicklung

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Dr. Richard Linien Vollzeit

    Deine Aufgaben - Weiterentwicklung des gesamten Bewerbungsprozesses und der Employer Branding Strategie - Organisation von Kampagnen in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und externen Agenturen - Erstellung und Auswertung von Recruiting Reports und KPIs - Entwicklung unseres Weiterbildungsprogrammes für Mitarbeiter:innen, Führungs - und...

  • Senior Recruiting Expert

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich enspired GmbH Vollzeit

    join us and drive the energy revolution are you bubbling over with creative talent acquisition ideas and have experience with active sourcing? We are looking for an enthusiastic Senior Recruiting Expert (M/F/x) with a background in start-up environments who loves to work with people and is a champion in finding and identifying talents Tasks finding future...