Assistenz des Vorstandes

Ihr potenzieller Arbeitgeber ist ein weltweit führender Technologiepartner, der sich auf Betankungs- und Erdreichtechnologie sowie Tank-Sanierungslösungen spezialisiert hat. Hier geht es um Umweltschutz, Hightech und die Energiesysteme der Zukunft.

Mit jahrzehntelanger Erfahrung bei der Installation energieeffizienter Wasserstoff-Anlagen ermöglicht unser Mandant die Umsetzung der Dekarbonisierung in verschiedenen Sektoren, einschließlich Logistik und öffentlichem Nahverkehr.

Ökologie, Innovation und Kollaboration treiben die Erfolgsgeschichte der Gruppe weiter voran. Die Menschen in der Organisation, zusammen mit den innovativen und wegweisenden Projekten, machen das Arbeiten bei diesem Arbeitgeber zu etwas Besonderem.

Hier erwarten Sie neben spannenden Tätigkeiten und Projekten die Sie begleiten dürfen, tolle Lern- und Entwicklungsmögichkeiten, ein sicheres Umfeld, in einer zukunftsorientierten Branche bei einem führenden Unternehmen.

Ab Sofort haben wir zur Verstärkung und Unterstützung der Holding eine Vorstands bzw. Management Assistenz (m/w/d) (Je nach Erfahrung und Interesse) in Voll- oder Teilzeit unbefristet einzustellen. Das Verantwortungs- und Aufgabengebiet kann besprochen und gemeinsam gestaltet werden.

• Proaktive Unterstützung im Management-Tagesgeschäft: Sie unterstützen das Management durch die Organisation und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz. Zudem kümmern Sie sich um die Ablage und Digitalisierung von Dokumenten.
• Terminkoordination und Meeting-Organisation: Sie verwalten Termine und bereiten Meetings, auch an anderen Standorten der Gruppe, vor.
• Projektmanagement: Sie unterstützen interne Projekte und entwerfen Verträge sowie Angebote.
• Vertriebsunterstützung: Sie stellen vertriebsunterstützende Unterlagen und Präsentationen bereit und führen Research-Tätigkeiten durch.
• Büroorganisation: Sie übernehmen und verwalten sämtliche Aufgaben, die mit dem reibungslosen Bürobetrieb verbunden sind, einschließlich IT-Angelegenheiten.
• Büroüberwachung: Sie führen teilweise das Tagesgeschäft der Konzernzentrale und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf, inklusive Personal- und Forderungsmanagement sowie Versicherungsmanagement.
• Back-Office-Management: Sie organisieren das gesamte Back-Office, verwalten analoge und digitale Dokumente (Verträge, Rechnungen, Fuhrpark etc.) und kontrollieren Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Urlaubs- und Vertretungspläne.
• Verwaltungsaufgaben: Sie übernehmen unternehmensspezifische Verwaltungsaufgaben und unterstützen bei der Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung und beim Zahlungsverkehr.
• Fördermöglichkeiten und Projektverwaltung: Sie arbeiten unterstützend im Bereich der Fördermöglichkeiten und verwalten Forschungs- und Entwicklungsprojekte.
• Facility Management: Sie verwalten Aufgaben im Bereich Facility Management.
• Gästeempfang und -bewirtung: Sie empfangen und bewirten Gäste auf professionelle und freundliche Weise.

• Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise mit einer kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Ausbildung
• Office Management: Nachweisbare Erfahrung in einer zentralen Office Management-Rolle
• Dienstleistungsmentalität: Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
• Arbeitsweise: Selbstständige, präzise und ergebnisorientierte Arbeitsweise mit einer Hands-on-Mentalität
• Organisation: Hervorragende Organisationsstärke, hohes Engagement und Zuverlässigkeit
• Flexibilität: Anpassungsfähigkeit und professionelles Auftreten in verschiedenen Situationen
• Kommunikationsfähigkeit: Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeiten
• Vertraulichkeit: Hohe Professionalität, Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• IT-Kompetenz: Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word und Excel
• Sprachkenntnisse: Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Italienisch, sind von Vorteil
• Teamplayer: Ein echtes Teammitglied mit exzellenten Kommunikationsfähigkeiten
• Zuverlässigkeit: Außerordentliche Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und organisatorisches Talent

• Attraktives Leistungspaket
• Flexibles Arbeiten, Home-Office und Remote-Möglichkeiten - Vereinbarkeit mit Familie
• Spannendes und zukunftsweisendes Tätigkeitsfeld - Mitwirken und selbst gestalten
• Möglichkeit zur Pionierarbeit - wegweisende Projekte und Forschung
• Flache Hierarchien, Motivation und hilfsbereiter Teamgeist

Wir verstehen, dass du möglicherweise nicht in jedem Aspekt dieser Stellenausschreibung hundertprozentig sicher bist oder dich nicht zu 100 % angesprochen fühlst. Falls du derzeit auf der Suche nach einer erfüllenden Herausforderung bist, lohnt es sich dennoch, mit uns in Kontakt zu treten.

Unser Ziel ist es, dich durch unser weitreichendes Netzwerk und unsere Expertise zu unterstützen, den perfekten Job zu finden. Komm gerne auf uns zu, wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam die besten beruflichen Möglichkeiten zu entdecken.