Assistant (m/w/d)

vor 3 Wochen

GroÃraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit
  • Zu Ihren Aufgaben gehört das Verwalten von Reisevorbereitungen und -kosten
  • Sie kümmern sich um die jeweiligen Teammitglieder: Einrichten von Besprechungen, reibungsloser Ãbergang zwischen den Besprechungen, proaktiver Abgleich von Terminen, dass diese miteinander harmonieren 
  • Das Verwaltung von Dokumentenunterschriften über DocuSign gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
  • Sie überwachen des Zeitmanagement aller Teammitglieder
  • AuÃerdem kümmern sie sich um die Vorbereitung, Kontrolle und Ãberwachung der Kostenstellen- und Projektbudgets 
  • Sie erstellen Budgetausblicke und kümmern sich um die Kommunikation mit den jeweiligen Budgetverantwortlichen, sowie den Projektverantwortlichen
  • Die jährliche Erstellung von SOW und Budgetabschluss zum Jahresende gehört auch zu Ihrem Aufgabenbereich 
  • Das Verwalten von Bestellvorgängen (Beantragung, Einreichung, Nachverfolgung, Sicherstellung von Verzichtserklärungen usw.), sowie die Verwaltung von Formularen für Spesenabrechnungen, Zahlungsanträge, Genehmigung von Rechnungen, Einreichung von Rechnungen und Weiterleitung an den jeweilige Abteilung gehört zu Ihren Hauptaufgaben
    • Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Bürokaufmann und/oder Kaufmann, fundierte Erfahrung als Projektassistent könnte von Vorteil sein)
    • Sie bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit
    • Persönliche Souveränität, ein hohes Maà an Integrität, Flexibilität, unternehmerisches Denken, Belastbarkeit und die Fähigkeit zur Priorisierung der Aufgaben sind für Sie selbstverständlich
    • Sie haben ein selbstbewusstes, freundliches Auftreten und groÃes Durchsetzungsvermögen 
    • Sie sind erfahren im Umgang mit vertraulichen Dokumenten, insbesondere im Umgang mit projektbezogenen Informationen
      • Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
      • Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
      • Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team  Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile â und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

  • Assistant (m/w/d)

    vor 1 Monat

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie dienen als Entlastung der Abteilungs- und Gruppenleitungen des strategischen Einkaufs durch vorausschauendes und effizientes Termin-, Reise-, Informations- und DokumentenmanagementSie sind für die professionelle Abwicklung der Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben zuständigSie sorgen für die Gewährleistung eines perfekten Zeitmanagements...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 1 Monat

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie unterstützen und koordinieren das Team in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem Bezug Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen Matrixumgebung Sie arbeiten mit bei der Planung, Organisation und Überwachung der administrativen und...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    In Ihrer neuen Rolle unterstützen Sie den Sourcing Manager und das Team, indem Sie sich am Vertragsmanagement beteiligen: Sie speichern und pflegen Verträge und unterstützen die VertragsbindungSie sind verantwortlich für die Erfüllung von Organisationen, wie die Koordination der Teilnehmerverfügbarkeit, Reservierung von Meetingräumen,...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie unterstützen und koordinieren das Team in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem BezugSie kümmern sich um allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen MatrixumgebungSie helfen bei der Mitarbeit der Planung, Organisation und Überwachung der administrativen...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Zu Ihren Aufgaben gehört das Verwalten von Reisevorbereitungen und -kostenSie kümmern sich um die jeweiligen Teammitglieder: Einrichten von Besprechungen, reibungsloser Übergang zwischen den Besprechungen, proaktiver Abgleich von Terminen, dass diese miteinander harmonieren Das Verwaltung von Dokumentenunterschriften über DocuSign gehört...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie unterstützen und koordinieren das Team in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem BezugSie kümmern sich um allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen MatrixumgebungSie helfen bei der Mitarbeit der Planung, Organisation und Überwachung der administrativen...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie unterstützen und koordinieren das Team in operativen und administrativen Angelegenheiten mit hohem internationalem Bezug Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in einer globalen und kulturell vielfältigen Matrixumgebung Sie arbeiten mit bei der Planung, Organisation und Überwachung der administrativen und...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    In Ihrer neuen Rolle unterstützen Sie den Sourcing Manager und das Team, indem Sie sich am Vertragsmanagement beteiligen: Sie speichern und pflegen Verträge und unterstützen die VertragsbindungSie sind verantwortlich für die Erfüllung von Organisationen, wie die Koordination der Teilnehmerverfügbarkeit, Reservierung von Meetingräumen,...

  • Assistant (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie dienen als Entlastung der Abteilungs- und Gruppenleitungen des strategischen Einkaufs durch vorausschauendes und effizientes Termin-, Reise-, Informations- und DokumentenmanagementSie sind für die professionelle Abwicklung der Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben zuständigSie sorgen für die Gewährleistung eines perfekten Zeitmanagements...

  • Team Assistant

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie sind für allgemeine administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Planung von Workshops, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen sowie Bearbeitung von Rechnungen zuständigSie dienen als Ansprechpartner*in für alle organisatorischen Themen in der Rolle als Abteilungsassistenz wie z.B. das Onboarding von neuen...

  • Technical Assistant

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Die Durchführung und Auswertung von flüssigchromatografischen Prüfungen von chemischen Rohstoffen, Zwischenstufen und Wirkstoffen gehört zu Ihrem ZuständigkeitsbereichSie optimieren flüssigchromatografische Analysenverfahren und wirken an der Validierung dieser Methoden entsprechend den internen Vorgaben mitSie bewegen sich in einem...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie unterstützen die Kollegen bei der ProjektarbeitSie sind für das Editieren von Dashboards zuständigSie kümmern sich um die Organisation von Mitarbeiterbesprechungen und TerminplanungDas Führen des Bürokalenders liegt in Ihrer VerantwortungSie dienen als Unterstützung der BudgetverwaltungSie kümmern sich um die Verwaltung von...

  • Operational Assistant

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie erledigen ProduktionsarbeitenSie kümmern sich um ReinigungsarbeitenSie sorgen für einwandfreie RüstvorgängeSie sind für die Durchführung von innerbetrieblichen Materialtransporten und Botengänge zuständigSie führen selbständig Betriebsraumreinigungen durch  Sie bringen eine abgeschlossene Berufsausbildung,...

  • Team Assistant

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie sind für allgemeine administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Planung von Workshops, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen sowie Bearbeitung von Rechnungen zuständigSie dienen als Ansprechpartner*in für alle organisatorischen Themen in der Rolle als Abteilungsassistenz wie z.B. das Onboarding von neuen...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie unterstützen die Kollegen bei der ProjektarbeitSie sind für das Editieren von Dashboards zuständigSie kümmern sich um die Organisation von Mitarbeiterbesprechungen und TerminplanungDas Führen des Bürokalenders liegt in Ihrer VerantwortungSie dienen als Unterstützung der BudgetverwaltungSie kümmern sich um die Verwaltung von...

  • Technical Assistant

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Die Durchführung und Auswertung von flüssigchromatografischen Prüfungen von chemischen Rohstoffen, Zwischenstufen und Wirkstoffen gehört zu Ihrem ZuständigkeitsbereichSie optimieren flüssigchromatografische Analysenverfahren und wirken an der Validierung dieser Methoden entsprechend den internen Vorgaben mitSie bewegen sich in einem...

  • Operational Assistant

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Sie erledigen ProduktionsarbeitenSie kümmern sich um ReinigungsarbeitenSie sorgen für einwandfreie RüstvorgängeSie sind für die Durchführung von innerbetrieblichen Materialtransporten und Botengänge zuständigSie führen selbständig Betriebsraumreinigungen durch  Sie bringen eine abgeschlossene Berufsausbildung,...

  • Quality Assistant

    vor 2 Monaten

    Großraum Ulm, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    Als QS Assistant betreuen Sie unser Dokumentenmanagementsystem und unser Schulungssystem und sind Key-User für beide.Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Erstellung und Überarbeitung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und die Organisation und Durchführung der notwendigen System- und SOP Schulungen.Sie arbeiten in der Dokumentenverwaltung mit und...

  • Assistant Paralegal Compliance

    vor 2 Monaten

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    In Ihrer Rolle unterstützen Sie die Abteilung Paralegal ComplianceSie unterstützen bei internen Projekten und organisieren und koordinieren Meetings mit internen und externen PartnernDas Berichtswesen im Bereich Human Pharma Management liegt ebenfalls in Ihrem VerantwortungsbereichSie konzipieren und führen Compliance-Schulungen durchDas...

  • Assistant Paralegal Compliance

    vor 3 Wochen

    Großraum Mainz, Österreich Hays Professional Solutions Vollzeit

    In Ihrer Rolle unterstützen Sie die Abteilung Paralegal ComplianceSie unterstützen bei internen Projekten und organisieren und koordinieren Meetings mit internen und externen PartnernDas Berichtswesen im Bereich Human Pharma Management liegt ebenfalls in Ihrem VerantwortungsbereichSie konzipieren und führen Compliance-Schulungen durchDas...