Office Manager

Vor 3 Tagen

Wien, Wien, Österreich at Vollzeit
Office Manager & Executive Support - Make an Impact

Are you a proactive and resourceful Office Manager looking for a role where no two days are the same? This is your chance to step into a pivotal position supporting a high-energy CEO while also working closely with the Executive Leadership Team.

In this fast-paced, hands-on role, you'll juggle executive support, office management, and business operations—keeping everything running smoothly and making a real difference. If you thrive in a dynamic environment and love being the go-to person, this is the opportunity for you

This vibrant and influential organisation is dedicated to fostering business growth and economic development in the Brisbane region. You will thrive in a dynamic environment, possess excellent communication skills, and be adept at both working autonomously and collaborating within a team.

Your key responsibilities will include:
  • Oversee several daily operations, ensuring a smooth and efficient workflow by managing schedules, delegating tasks, and resolving any issues that arise promptly.
  • Manage office supplies and stationery inventory and place orders as necessary to ensure that the departments have the materials and resources readily available that they need to function effectively. In addition, maintain and purchase kitchen equipment and supplies ensuring that the kitchen is well stocked and functioning.
  • Manage and co-ordinate the CEO diary, ensuring optimal time management and prioritisation of tasks. Keep an eye on CEO appointments and ensure briefs are available 3-4 days in advance.
  • Arrange and co-ordinate meetings and agendas – ensuring all necessary materials are available.
  • Answer and handle phone enquiries professionally and in a timely manner.
  • Organise and plan meetings.
  • Arrange all agendas, minutes, and meeting notes for all board meetings in advance.
  • Communicate confidently with all internal stakeholders.
  • Update contact lists.
  • Provide administrative support including document preparation, filing, and other tasks as required.
  • Assist with external business events and functions.
  • Oversee and co-ordinate maintenance and repairs for office equipment and facilities, liaising with IT and other service providers to ensure problem resolution.
  • Provide general administrative support to the team as needed.
What you will bring to this role:
  • Proven experience in a similar role, with a track record of success as an Office Manager/PA or EA.
  • Exceptional verbal and written communication skills.
  • Ability to work autonomously and collaboratively within a team, with a proactive and solution-oriented mindset.
  • Proficient in standard business IT systems, including MS 365 or Salesforce (an advantage).
  • Adept at minute taking.
  • Highly organised.
  • Confidence in engaging with senior stakeholders, the general public, and external organisations.
What's in it for you?
  • Opportunity to make your mark.
  • Varied and interesting workflow.
  • Opportunity to work with a dynamic and collaborative team in a fast-paced environment.

If you are an organised and proactive individual that thrives in a fast-paced environment, we want to hear from you Please reach out to Lorraine Thompson for a confidential discussion on 0431767528 or email: lorraine@hinchen.com.au

Hinchen Recruitment Group is a team of experienced industry recruiters who offer a highly informative honest process, where our genuine goal is to provide a quality & valued service. One that is respectful to all & is as transparent as possible. Confidentiality is assured with all applications, with your privacy our utmost priority.

Acknowledgement of Country: Hinchen Recruitment Group pays our respects to the Traditional Owners of country throughout Australia. We pay our respects to Elder's past and present and acknowledge the valuable contribution Aboriginal and Torres Strait Islander people make to Australian society.

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  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    This family-owned South Australian concrete manufacturing company continues to grow in the local market. Located on the northern fringe of the city, we are currently creating a strong culture based on contemporary values and providing their people with the tools and resources needed to develop in their careers and generally improve the business.The RoleIn...

  • Office Manager/in

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ELHO Wärmetechnik GmbH Vollzeit

    Seit mehr als 70 Jahren beschäftigt sich ELHO erfolgreich mit elektrischen Wärmelösungen.Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine/n Voll- oder TeilzeitmitarbeiterIn zum baldigst möglichen Eintritt.AufgabenIhre Aufgaben:Als Office Manager/in sind Sie die zentrale Anlaufstelle für die Organisation und Verwaltung unseres Büros. Ihre Aufgaben...

  • Junior Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Add expected salary to your profile for insightsHave you been waiting for the right opportunity to take the next step in your career? Our team is growing—fast We're looking for a motivated and proactive Junior Office Manager who is ready to elevate their career in office administration.This role is perfect for someone who has already gained experience...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ProSiebenSat.1 PULS 4 GmbH Vollzeit

    Office Manager (m/w/d)Für die ProSieben Sat.1 PULS 4 GmbH besetzen wir folgende Position:Office Manager (m/w/d)befristet auf 2 Jahre Als Office Manager (m/w/d) sorgst du dafür, dass im Büro alles rund läuft und bist zentrale Anlaufstelle und Drehscheibe für alle Anfragen des Teams der PULS 4-ATV Gruppe für die Agenden Office-/Facilitymanagement,...

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Crg GmbH Teilzeit

    Gegründet 1881 hat sich die Firma C.Duisberg GmbH mit heutigem Sitz im 4.Bezirk in Wien von einem Hersteller für Edelstahlerzeugnissen über den Großhandel mit Haushaltswaren bis hin zu einem "Family Office" mit Tätigkeitsfeldern in den Bereichen Handel, Immobilien und Unternehmensbeteiligungen entwickelt. Seit über 144 Jahren Geschäftstätigkeit...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Crg GmbH Teilzeit

    Gegründet 1881 hat sich die Firma C.Duisberg GmbH mit heutigem Sitz im 4.Bezirk in Wien von einem Hersteller für Edelstahlerzeugnissen über den Großhandel mit Haushaltswaren bis hin zu einem "Family Office" mit Tätigkeitsfeldern in den Bereichen Handel, Immobilien und Unternehmensbeteiligungen entwickelt. Seit über 144 Jahren Geschäftstätigkeit...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Hydrogreen Landschaftsbau Ges.m.b.H und C0 KG Vollzeit

    Die Hydrogreen Landschaftsbau GesmbH & COKG trägt mit innovativen Ideen und Umsetzungen seit nahezu fünf Jahrzehnten zur Gestaltung und Rekultivierung unterschiedlichster Landschaftsbereiche im In- und Ausland bei.Office ManagerIhre zukünftige RolleAls Allrounder sind Sie für die Anbotserstellung, Auftragsverwaltung und Fakturierung verantwortlich und...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ProSiebenSat.1 PULS 4 Vollzeit

    Für die ProSieben Sat.1 PULS 4 GmbH besetzen wir folgende Position: Office Manager (m/w/d)befristet auf 2 Jahre Als Office Manager (m/w/d) sorgst du dafür, dass im Büro alles rund läuft und bist zentrale Anlaufstelle und Drehscheibe für alle Anfragen des Teams der PULS 4-ATV Gruppe für die Agenden Office-/Facilitymanagement, Reisemanagement sowie...

  • Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ProSiebenSat.1 PULS 4 Vollzeit

    Für die ProSieben Sat.1 PULS 4 GmbH besetzen wir folgende Position: Office Manager (m/w/d)befristet auf 2 Jahre Als Office Manager (m/w/d) sorgst du dafür, dass im Büro alles rund läuft und bist zentrale Anlaufstelle und Drehscheibe für alle Anfragen des Teams der PULS 4-ATV Gruppe für die Agenden Office-/Facilitymanagement, Reisemanagement sowie...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich CC Real GmbH Vollzeit

    WIEN MITTE The Mall ist das perfekte Einkaufszentrum für die täglichen Besorgungen, den Einkauf am Wochenende, gemütliche Pausen zwischendurch, zu Mittag oder nach der Arbeit sowie eine ausgedehnte Shopping-Tour. Im klimatisierten Shoppingcenter findet sichgroße Vielfalt unter einem Dach vereint. Für das Center Management Team suchen wir ab sofort: ...

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich CC Real GmbH Vollzeit

    WIEN MITTE The Mall ist das perfekte Einkaufszentrum für die täglichen Besorgungen, den Einkauf am Wochenende, gemütliche Pausen zwischendurch, zu Mittag oder nach der Arbeit sowie eine ausgedehnte Shopping-Tour. Im klimatisierten Shoppingcenter findet sichgroße Vielfalt unter einem Dach vereint. Für das Center Management Team suchen wir ab sofort: ...

  • Office Manager

    vor 1 Tag

    Wien, Wien, Österreich CC Real GmbH Vollzeit

    WIEN MITTE The Mall ist das perfekte Einkaufszentrum für die täglichen Besorgungen, den Einkauf am Wochenende, gemütliche Pausen zwischendurch, zu Mittag oder nach der Arbeit sowie eine ausgedehnte Shopping-Tour. Im klimatisierten Shoppingcenter findet sichgroße Vielfalt unter einem Dach vereint. Für das Center Management Team suchen wir ab sofort: ...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ELHO Wärmetechnik GmbH Vollzeit

    EinleitungSeit mehr als 70 Jahren beschäftigt sichELHO erfolgreich mit elektrischen Wärmelösungen. Zur Unterstützungunseres Teams suchen wir eine/n Voll- oder TeilzeitmitarbeiterInzum baldigst möglichen Eintritt.AufgabenIhre Aufgaben:Als OfficeManager/in sind Sie die zentrale Anlaufstelle für die Organisationund Verwaltung unseres Büros. Ihre Aufgaben...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Arsipa GmbH Vollzeit

    Die prevent AT work GmbH sucht einen Office Manager (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit am Standort Wien. Die prevent AT work GmbH betreut Unternehmen durch Dienstleistungen im arbeitsmedizinischen, sicherheitstechnischen, arbeitspsychologischen Bereich, sowie in der betrieblichen Gesundheitsförderung. Wir erstreben eine Veränderung der Unternehmenskultur,...

  • Office-Manager

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich P+F Products + Features GmbH Vollzeit

    Wir sind ein dynamisches weltweit agierendes Unternehmen mit dem Firmenhauptsitz in Wien, das ein innovatives Arbeitsumfeld bietet und stetig wächst. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine n engagierten Office Managerin, derdie sich um die reibungslose Organisation und Verwaltung unseres Büros kümmert.Ihre Aufgaben:Koordination und Organisation...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Savencia Fromage & Dairy Österreich GesmbH Vollzeit

    Wir gehören als Tochtergesellschaft zum französischen Konzern Savencia Fromage & Dairy, der mit 22.000 Mitarbeitern in 30 Ländern präsent ist. In Österreich sind wir Nr. 2 für Käsemarken und Käsespezialitäten. Unsere Marken Brunch, Bresso, Fol Epi, Saint Albray, Chavroux, Chaumes und Rambol sind im Lebensmittel-Einzelhandel sowohl in der Feinkost...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Savencia Fromage & Dairy Österreich GesmbH Vollzeit

    Wir gehören als Tochtergesellschaft zum französischen Konzern Savencia Fromage & Dairy, der mit 22.000 Mitarbeitern in 30 Ländern präsent ist. In Österreich sind wir Nr. 2 für Käsemarken und Käsespezialitäten. Unsere Marken Brunch, Bresso, Fol Epi, Saint Albray, Chavroux, Chaumes und Rambol sind im Lebensmittel-Einzelhandel sowohl in der Feinkost...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Savencia Fromage & Dairy Österreich GesmbH Vollzeit

    Wir gehören als Tochtergesellschaft zum französischen Konzern Savencia Fromage & Dairy, der mit 22.000 Mitarbeitern in 30 Ländern präsent ist. In Österreich sind wir Nr. 2 für Käsemarken und Käsespezialitäten. Unsere Marken Brunch, Bresso, Fol Epi, Saint Albray, Chavroux, Chaumes und Rambol sind im Lebensmittel-Einzelhandel sowohl in der Feinkost...

  • CTO-Office Manager/in

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich TieTalent Vollzeit

    CTO-Office Manager/in (m,w,d) (Teilzeit 30 Stunden)Bank - Spezialinstitut im Herzen Wiens sucht einen gut organisierten, proaktiven und zuverlässigen CTO Office Manager (m,w,d), der das IT-Management-Team und den Chief Technology Officer tatkräftig unterstützt.IHRE AUFGABEN :Reporting: Zusammenstellung und Vorbereitung detaillierter interner und externer...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Limited Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...