Executive Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich Otti Personalmanagement KG Vollzeit

Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft eines führenden Unternehmens mit und bringe Deine Fähigkeiten und Leidenschaft in eine innovative Arbeitsumgebung ein

Aufgabenbereich
  • Du unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen, koordinierst Termine und Geschäftsreisen
  • Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder behältst Du stets den Überblick
  • Die Erstellung von Dokumenten für Meetings, Verträge und Präsentationen liegt in Deinen Händen
  • Als Hauptverantwortlicher für das Office-Management sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf
  • Eigenständige Korrespondenz mit Behörden ist für Dich eine Selbstverständlichkeit
  • Mitarbeiterdatenmanagement und Beantwortung von Mitarbeiteranfragen gehören zu Deinem täglichen Geschäft
  • Du begleitest den On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern
  • Monatliche Berichterstattung und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung sind Teil Deiner Verantwortung
  • Die Erstellung von HR-bezogenen Dokumenten rundet Dein vielseitiges Aufgabenspektrum ab
Gewünschte Qualifikationen
  • Erfolgreich abgeschlossene höhere kaufmännische Ausbildung
  • Praxiserfahrung in Assistenz, Finanzen oder HR
  • Exzellente Kenntnisse in Microsoft Office 365 (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Englisch als Unternehmenssprache)
  • Idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungssoftware, vorzugsweise BMD
  • Starke analytische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und hohe Selbstmotivation
Job Perspektive
  • Optimale Erreichbarkeit: Der Standort ist öffentlich gut angebunden, um eine stressfreie Anreise und flexible Mobilität zu gewährleisten
  • Flexible Arbeitszeiten und Home Office: Diese Position bietet flexible Arbeitszeiten und die Option, teilweise im Home Office zu arbeiten, um eine optimale Work-Life-Balance zu ermöglichen
  • Per Du-Kultur: Hier wird auf Du-Ebene kommuniziert, um eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre zu fördern
  • Flache Hierarchien: Die Meinung jedes Einzelnen zählt Es gibt kurze Entscheidungswege und Raum für innovative Ideen, damit aktiv zum Erfolg des Unternehmens beigetragen werden kann
  • Junges, dynamisches Unternehmen: Tauche in eine Umgebung voller frischer Ideen, Energie und Dynamik
  • Vielfalt (Diversity): Unterschiedliche Perspektiven bereichern das Unternehmen und tragen zu einem inspirierenden Arbeitsumfeld bei
Aufgabenbereich
  • Du unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen, koordinierst Termine und Geschäftsreisen
  • Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder behältst Du stets den Überblick
  • Die Erstellung von Dokumenten für Meetings, Verträge und Präsentationen liegt in Deinen Händen
  • Als Hauptverantwortlicher für das Office-Management sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf
  • Eigenständige Korrespondenz mit Behörden ist für Dich eine Selbstverständlichkeit
  • Mitarbeiterdatenmanagement und Beantwortung von Mitarbeiteranfragen gehören zu Deinem täglichen Geschäft
  • Du begleitest den On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern
  • Monatliche Berichterstattung und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung sind Teil Deiner Verantwortung
  • Die Erstellung von HR-bezogenen Dokumenten rundet Dein vielseitiges Aufgabenspektrum ab

Wir begleiten Sie bei Ihrer Jobsuche, Bewerbung und Karriere

Bei Otti & Partner stehen die BewerberInnen im Mittelpunkt – und davon profitieren am Ende alle beteiligten Parteien. Wir sind Ihr langfristiger Partner bei der Planung und Umsetzung Ihrer Karriere. Dabei ist es irrelevant, ob Sie schon eine erfahrene Führungskraft, SpezialistIn oder vielversprechende/r Young Professional sind.

Wir beraten Sie umfassend, sodass der nächste Schritt garantiert ein voller Erfolg wird. Erst wenn wir Ihre Stärken, Ziele und Wünsche genau kennen, werden wir Ihnen ein Unternehmen empfehlen.

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Globe personal services GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und Präsentationen in...

  • Global Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you'll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You'll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    FulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d).In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location:Austria, Wien & Brunn/Gebirge:The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber zählt zu den führenden Immobilien-Investmentgesellschaften in Österreich und Mitteleuropa. Als Unternehmensgruppe werden institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis hin zum Asset Management angeboten. Zur...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Speedinvest Vollzeit

    About Speedinvest:Speedinvest is a leading early-stage venture capital firm with more than €1 billion AuM and 40 investors based in Berlin, London, Munich, Paris, and Vienna. Our dedicated sector-focused teams are the first to fund Europe's most innovative technology startups and our in-house operational experts are on-hand to offer founders ongoing...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

    Unser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location: Austria, Wien & Brunn/GebirgeThe executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich PAIR Finance Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...

  • Executive Personal Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich PXP Financial Vollzeit

    Working Model: Hybrid WorkingEmployment status: Full-time, Temporary.Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.Office Location: Vienna, AustriaIn this role you will add value to PXP by:The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G / Organization: MTHR-Division of Human ResourcesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 10:29:06 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Management (MT) provides a...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G / Organization: SG-Section for Safeguards Programme CoordinationPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 8:36:09 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Safeguards...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G / Organization: MTPS-Office of Procurement ServicesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 5:16:43 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Management (MT) provides...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Borealis AG Vollzeit

    **Über die Rolle**:**Standort**:Austria - Vienna**Arbeitszeit**:Full-Time**Art des Vertrags**:PermanentWir stellen Lösungen für eine bessere Zukunft zur Verfügung.Wir suchen eine/n **Executive Assistant **(m/w/d), welche/r das Management unseres Transformation Office und unserer IT & Digital Solutions Abteilung proaktiv unterstützt. In dieser Funktion...

  • Executive Assistant to Executive Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Western Union Vollzeit

    Requires a minimum of 7-10 years of progressively responsible administrative experience. Reports to a Senior Executive (EVP).Executive Assistant - Vienna, AustriaDo you thrive on working in an environment where the customer is your top priority? Are you a tenacious problem solver, someone who enjoys working in a fast-paced organization, and strives to...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern?Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung unserer...

  • Executive/ Partner Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Fellner Wratzfeld & Partner Rechtsanwälte Vollzeit

    Mit rund 140 hochqualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, davon über 70 Juristinnen und Juristen, und einem weltweiten Partnernetzwerk zählen wir zu den besten österreichischen Sozietäten in allen Bereichen des Wirtschaftsrechts. Am Standort im Zentrum von Wien arbeiten unsere hochmotivierten Teammitglieder zusammen an hochspezialisierten...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich globe personal services GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...