Office Administrator

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich Lycatel Germany GmbH Vollzeit
Überblick:
Wir suchen einen proaktiven und organisierten Büroadministrator, der sich unserem Team anschließen will. Als integraler Bestandteil unserer Organisation sind Sie dafür verantwortlich, den reibungslosen Bürobetrieb aufrechtzuerhalten und wesentliche administrative Unterstützung zu leisten. Der ideale Kandidat wird über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, akribische Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit zur effektiven Multitasking verfügen.

Verantwortlichkeiten:

- Administrative Unterstützung: Bieten Sie administrative Unterstützung, um einen effizienten Bürobetrieb sicherzustellen. Dazu gehört die Verwaltung von Zeitplänen, die Organisation von Besprechungen, die Vorbereitung von Dokumenten und die Bearbeitung von Korrespondenz.
- Büroverwaltung: Überwachen Sie den Büromaterialbestand, indem Sie den Bestand überprüfen, Bedarf voraussehen, Bestellungen aufgeben und beschleunigen sowie den Eingang von Waren bestätigen.
- Empfang: Treten Sie als erster Ansprechpartner für Besucher und Kunden auf. Begrüßen Sie Gäste, beantworten Sie Telefonanrufe und leiten Sie Anfragen an die entsprechende Person oder Abteilung weiter.
- Dateneingabe und Dokumentenverwaltung: Geben Sie Daten genau in Datenbanken ein und führen Sie organisierte Aufzeichnungen. Gewährleisten Sie die Vertraulichkeit und Integrität der Informationen.
- Kalenderverwaltung: Verwalten Sie die Kalender der Führungskräfte, planen Sie Termine und koordinieren Sie Besprechungen, sowohl intern als auch extern.
- Reisekoordination: Vereinbaren Sie Reisepläne, Unterkünfte und Transport für Mitarbeiter nach Bedarf.
- Ausgabenmanagement: Unterstützen Sie bei den Prozessen zur Ausgabenabrechnung und -erstattung. Führen Sie Aufzeichnungen über Ausgaben und stellen Sie sicher, dass die Richtlinien des Unternehmens eingehalten werden.
- Gebäudemanagement: Koordinieren Sie mit dem Gebäudemanagement Wartungs
- und Reparaturarbeiten. Kümmern Sie sich um Bürowartungsprobleme prompt und effizient.
- Veranstaltungskoordination: Unterstützen Sie bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen, Besprechungen und Konferenzen. Koordinieren Sie Logistik, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Catering und Einrichtung von Geräten.
- Dokumentation und Archivierung: Führen Sie organisierte Ablagesysteme für Dokumente, Verträge und andere wichtige Unterlagen. Gewährleisten Sie eine einfache Zugänglichkeit und ordnungsgemäße Archivierung von Dateien.

Anforderungen:

- Ausgezeichnete Deutsch
- und Englischkenntnisse.
- Nachgewiesene Erfahrung als Büroadministrator, Büroassistent oder in einer relevanten administrativen Position.
- Beherrschung des Microsoft Office-Pakets (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und anderer Bürosoftware.
- Ausgezeichnete Kommunikations
- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und mehrere Fristen einzuhalten.
- Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit in der Arbeit.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einer schnelllebigen Umgebung.
- Abitur oder gleichwertiger Abschluss; zusätzliche Qualifikation als Verwaltungsassistent oder Sekretär ist von Vorteil.

Qualifikationen:

- Ausgebildet in Betriebswirtschaftslehre, Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich.
- Frühere Erfahrung in einer ähnlichen Branche oder Umgebung.
- Vertrautheit mit Bürogeräten und -verfahren.
- Kenntnisse in den Grundlagen der Buchhaltungsprinzipien.
- Erfahrung mit Projektmanagement-Software/Tools.

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Sprache:

- Deutsch (Wünschenswert)
- Englisch (Wünschenswert)

  • Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IXOLIT Vollzeit

    Seit über 20 Jahren betreut die IXOLIT Group nationale und internationale Kunden mit den Schwerpunkten eCommerce und digitaler Zahlungsverkehr und sind wir mit den Bedürfnissen, Wünschen und Herausforderungen unserer Kunden gewachsen. Unsere renommierte Payment Plattform IXOPAY ist eine SaaS-basierende Payment Plattform für große Online Shops und...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator - Customer Service & Disposition in Wien****E**mpowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das nach...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator mit **Schwerpunkt interne Logistik / Einkauf (m/w/x) in Wien****Empowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office **Administrator **(m/w/x) für unsere Bereiche Sales & Service in Wien****Empowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen....

  • Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IXOLIT Vollzeit

    IXOPAY ist eine einzigartige, hoch skalierbare und PCI-zertifizierte Payment-Orchestration-Plattform für White-Label-Kunden und Enterprise Merchants. Ob globale Konzerne oder innovative Start-Ups - schon seit über 20 Jahren betreuen wir, von unserem Hauptsitz im Herzen Wiens, unsere Kunden.- Weltweit genießen wir das Vertrauen namhafter Marken, denn...

  • IT-Administrator / Office 365 Administrator (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich into-IT GmbH Vollzeit

    Die into-IT GmbH ist ein eigenständiges IT Unternehmen, welches nach einer Ausgliederung eines Geschäftszweiges aus einer Vorgängerorganisation im Jahr 2019 entstanden ist. Das Management und der Kern des Teams sind seit 15 Jahren in der bestehenden Konstellation und mit einem bestehenden Kundenkreis im Einsatz. Unser Aufgabengebiet ist die Unterstützung...

  • Office Support Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Trayport Vollzeit

    The RoleOur Office Support Administrator will be fundamental to the efficient daily running of the office. It's also a key role in helping to make Trayport a great place to work Working as part of our passionate People team, this is a multi-faceted role that includes Office Management, HR support and Community engagement requiring someone who can prioritise...

  • Front Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Flemings Hotels GmbH Vollzeit

    Wir bei Flemings wollen unsere urbanen und modernen Hotels im Herzen Wiens mit einem besonders herzlichen Front Office Administrator verstärken und bereichern Gemeinsam mit Dir, Deinem freundlichen Auftreten und deiner empathischen Art schaffen wir einen Ort "even better than home". Wir ermöglichen unseren Gästen einen herausragenden Aufenthalt, begleitet...

  • Ikt Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Grain GmbH Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein bekanntes Technologieunternehmen mit Sitz in Wien, besetzen wir mehrere Tätigkeiten auf verschiedenen Niveaus als**IKT Administrator (m/w/d)**:**Was Sie erwartet**- o Koordination von KundInnenterminen- o Incident-Management- o Erste Kontaktaufnahme mit Kunden- o Weiterleitung und Koordination der Fehlerbehebung an den...

  • Boutique Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Cartier Vollzeit

    Referenzcode: 93769**Boutique Administrator (m/w/d)**:- Wien, 9, AT- Fixed TermDie Geschichte von Cartier basiert auf Mut und Leidenschaft. Seit über 170 Jahren leben wir den kühnen Pioniergeist, der Teams aus allen Berufsfeldern in den Boutiquen, Werkstätten und Geschäftsstellen inspiriert. Mehr als 9000 Kollegen mit 105 Nationalitäten sind vereint in...

  • Sales Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich CORESTATE Capital Advisors GmbH Vollzeit

    Sales Administrator w/m/d- Du willst nicht nur arbeiten, sondern mit Deinen Fähigkeiten Spuren hinterlassen? Du willst etwas verändern in der Art und Weise wie Menschen wohnen? Dann komm zu uns ins Team und gestalte mit uns die Zukunft des möblierten Wohnens.YOUNIQ My Way of Living ist die junge Marke der Upartments Real Estate GmbH. Wir bieten Studenten...

  • Administrator Büroinfrastruktur Teilzeit

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich REWE Group Vollzeit

    Administrator Büroinfrastruktur Teilzeit (m/w/d)**ADMINISTRATION****Administrator Büroinfrastruktur Teilzeit (m/w/d)**:- 25hIZ NÖ-Süd Straße 3 Objekt 162355, Wiener Neudorf- min. 28000€ brutto/jährlich- Eintritt: 4/14/2024**Recruiting-Team REWE Group / Zentrale**: *****Jemanden empfehlen****Administrator Büroinfrastruktur Teilzeit (m/w/d)**:-...

  • System Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich GlobalBet Vollzeit

    System Administrator (M/F/d)Company DescriptionGlobalBet is the leading independent B2B provider for virtual sports solutions, offering the most realistic, robust, and reliable virtual sports product in the market. We create and develop unique game experiences for millions of players across different channels worldwide by bringing together the most talented...

  • Salesforce Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich four-paws Vollzeit

    About us:Would you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be: Supporting users globally with Salesforcerelated issues. Managing Salesforce data and maintain Salesforce security standards for the International team....

  • Salesforce Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FOUR PAWS International Vollzeit

    Full-time | 40 hours per week | Vienna Headquarters, AustriaAbout usWould you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be Supporting users globally with Salesforcerelated issues. Managing Salesforce data and maintain...

  • Clearance Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AIDe GmbH PersonalService Vollzeit

    AIDe PersonalService - ist seit über 30 Jahren der Spezialist für Arbeitskräfteüberlassung und Personalvermittlung. Wir sind ein erfolgreiches inhabergeführtes Unternehmen für Personaldienstleistungen im Bereich AUTOMOTIVE, AVIATION, ELECTRICS, HEALTHCARE, HOSPITALITY, INDUSTRIES, LOGISTICS und OFFICES.Für unseren namhaften Auftraggeber in Flughafen...

  • Salesforce Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FOUR PAWS International Vollzeit

    Full-time | 40 hours per week | Vienna Headquarters, AustriaWould you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be Supporting users globally with Salesforcerelated issues. Managing Salesforce data and maintain Salesforce...

  • Big Data Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich apsa personnel concepts gmbh Vollzeit

    Big Data Administrator (f/m/x):Our client is one of the leading players in the sports betting area. To build up a core team in the area Data Science in Vienna they are searching for a Big Data Administrator (f/m/x).These exciting tasks are awaiting you:Administrate, monitor and optimize our Big Data environment based on Apache Hadoop from Cloudera...

  • HR Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Action Vollzeit

    **HR Administrator (m/w/d)**:Standort WienWir sind eines der schnellst wachsenden Handelsunternehmen Europas. In Österreich bauen wir unser Filialnetz stetig aus. Wir sind stolz auf unsere Kundenorientierung, das respektvolle Miteinander und den gelebten Teamgeist.**Deine Aufgaben bei Action**:Du bist in deiner Funktion die erste Ansprechperson für unsere...

  • Customer Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    People First - At Takeda we are dedicated to improving the health and well-being of all people and bringing them the hope of a brighter future. It is our passion that transforms every job into meaningful action. Our people are the heart of Takeda.We are looking for aCustomer Administrator (m/w/d)in a permanent position/ full time at the location Vienna (Euro...