Personal Assistant to the CEO

Vor 7 Tagen

Wien, Wien, Österreich paper republic GmbH Vollzeit

paper republic is one of the world's fastest-growing brands for premium notebooks and leather accessories. With an innovative business model and an international team of 70 people from over 20 nationalities, we ship directly to more than 300,000 customers through our own e-commerce platform. Our unique HQ in the heart of Vienna's 9th district brings together production, warehouse, office, and shop in a 1000 sqm space--an inspiring place to work To support our CEO, we are looking for a highly organized and proactive Personal Assistant who will play a key role in ensuring smooth operations and managing high-level business functions across paper republic and its group holding. You will be the CEO's right hand, overseeing schedules, coordinating executive priorities, and handling administrative tasks to enable strategic growth. Personal Assistant to the CEO (m/f/d) 40h/week (immediately) Your Responsibilities: * Agenda & Time Management: Efficiently manage the CEO's schedule, coordinate meetings, and maintain oversight of daily, weekly, and monthly priorities. Including the preparation and follow-up of meetings, such as creating agendas, taking meeting minutes, and preparing data for presentations. * Task & Priority Tracking: Monitor key priorities and support the CEO in managing tasks effectively. * Communication Management: Filter emails and requests, prioritize urgent matters, and handle responses independently when appropriate. * Executive & Travel Coordination: Organize and oversee travel logistics, including flights, accommodations, and itineraries, while also coordinating board and company meetings, preparing agendas, taking notes, and tracking action items. * KPI Management: Collect and organize company-wide key performance indicators (KPIs) to support data-driven decision-making. * Holding & Financial Administration: Manage administrative tasks related to the paper republic group holding, including invoice processing, expense management, and financial record-keeping. Your Profile: * Minimum 2 years of experience in a similar role, ideally as a PA, Executive Assistant, or in a senior administrative position. * Bachelor's degree in Business Administration or a related field is a plus. * Highly organized, detail-oriented, and proactive, with the ability to anticipate and manage multiple priorities. * Strong business acumen and confidence in working with numbers and data. * Fluent in English and German, with French proficiency considered a strong advantage. * Exceptional written and verbal communication skills with a professional, clear approach. * Calm, adaptable, and able to perform well under pressure in fast-paced situations. * Flexible and responsive, able to step in quickly when required. * Thrives in a dynamic, fast-paced environment and enjoys juggling multiple responsibilities. We Offer You: * A fulfilling role in a young, innovative, and international team that values your creativity. * Integration into a dynamic, fast-growing company where every day offers new opportunities and challenges. * Exclusive business insights and be part of strategic decision-making. * Unique paper republic workspaces in the heart of Vienna's 9th district, shared with our manufacturing, design, and retail teams. * Monthly happiness events, summer parties, after-work events, brunches, and outings. * Employee benefits (e.g. public transportation, 50% discount on all our products,...) Salary The minimum salary is 2,400 EUR gross per month (on a 40-hour basis). The actual salary depends on your qualifications and experience. Does this appeal to you? Then let us know why YOU are the right fit for us and send us your application documents. We look forward to receiving your application paper republic GmbHAugasse 5-7, EG. Stock, Tür Top 11090 Wien About this job Employment type: * Full Time (Permanent employment) Salary: from 2,400 EUR monthly Seniority level: * Professional Experience Place of work: * Wien 9. Bezirk (Alsergrund) Field of work: * Administrative Support, Secretarial, Office Management Unfilled vacancies: 1 vacancy unfilled for this position About the company Employer: paper republic GmbH Number of employees: 31 - 50 employees Locations: * Wien Details about this job Full Time (Permanent employment) * Monday to Friday * 40 hours Place of work * Wien 9. Bezirk (Alsergrund) Required languages * German C1 * English C1 Nice-to-have languages * French B2 Benefits * Good transportation connections * Employee discounts * Team events All infos regarding your application Required application documents: * Résumé * Cover letter Contact person Anita KappelHR Generalist

  • CEO, Leading Austria's Presence in the CEE Region

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich International Catalyst Services, LLC Vollzeit

    We are looking for a seasoned executive to serve as CEO, leading our presence in Austria and driving business growth. The successful candidate will be responsible for developing and implementing a local strategy that aligns with the company's goals, building and leading a high-performing team, and representing the company at industry events.The ideal...

  • Assistant To The Head Of Hr

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Assistant to the Head of HR (all genders) Für unseren Standort ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Headquarter in Wien suchen wir ab sofort einen Assistant to the Head of HR (all genders) Ihre Vorteile auf einen Blick: * Kostenübernahme für die Jahreskarte der Wiener Linien * Kostenzuschuss für das Mittagessen * Bezahlter Urlaubstag zum Geburtstag *...

  • Assistant to the Head of HR

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Assistant to the Head of HR (all genders) Für unseren Standort ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Headquarter in Wien suchen wir ab sofort einen Assistant to the Head of HR (all genders) Ihre Vorteile auf einen Blick: * Kostenübernahme für die Jahreskarte der Wiener Linien * Kostenzuschuss für das Mittagessen * Bezahlter Urlaubstag zum...

  • CEO for ArtiFex

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich NLC Ventures Netherlands B.V Vollzeit

    ArtiFex is seeking an entrepreneurial CEO to join our mission of transforming vascular surgery with a groundbreaking solution for artificial vascular grafts. This role calls for a strategic leader with a deep understanding of cardiovascular medical devices, biomedical research, and a robust corporate network to lead ArtiFex in pioneering this essential...

  • Geschäftsführer/CEO Investitionsgüterbranche

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iro&Partners Personal- umentberatungsgmbH Zentrale Salzburg Vollzeit

    Geschäftsführer/CEO Investitionsgüterbranche Unser Kunde ist eines der führenden, international tätigen Unternehmen in der Investitionsgüterbranche mit zentralem Sitz im oberösterreichischen Zentralraum. Derzeit suchen wir einen Geschäftsführer/CEO (m/w) mit Schwerpunkt Vertrieb. Ihre Hauptaufgaben:Gesamtverantwortung für das Unternehmen ...

  • CEO, Marsh McLennan Austria

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich International Catalyst Services, LLC Vollzeit

    CEO, Marsh McLennan AustriaYou're probably already thinking about the 3-year growth strategy and your vision for success in the role of CEO Austria for Marsh McLennan. We provide you with the platform to lead as a country CEO within Marsh McLennan, while you bring the strategic thinking and entrepreneurial mindset essential for success. Together, we will...

  • Country CEO for Austria at Marsh McLennan

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich International Catalyst Services, LLC Vollzeit

    We are seeking a talented leader to serve as Country CEO for Austria at Marsh McLennan. As Country CEO, you will be responsible for driving business growth and developing a local strategy that aligns with the company's goals.The ideal candidate will have experience in leading cross-functional teams, driving revenue growth, and building strong relationships...

  • Personal Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Code Arch Platform GmbH Vollzeit

    Personal Assistant (w/m) fur Unternehmer gesucht Wien Folgende Aufgaben erwarten Sie: Sie unterstutzen den Unternehmer in samtlichen Organisatorischen Belangen. Nachdem der Alltag des Unternehmers keine geregelten Arbeitszeiten kennt und die Grenzen zwischen privaten und beruflichen Aufgaben fließend sind, brauchen Sie vor allem Flexibilitat. Das...

  • Finance Assistant to the Group CFO

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Finance Assistant to the Group CFO (m/f/d) Ihr Karriereschritt in das internationale Group Controlling Unser Mandant zeichnet sich durch individuelle Produktvielfalt, höchste Qualitätsansprüche sowie weltweite Präsenz aus und zählt in ausgewählten Bereichen zu den führenden Industrieunternehmen seiner Branche. Erfahrene Kompetenz-Teams mit Vision...

  • Finance Assistant to the Group CFO

    vor 10 Stunden

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Finance Assistant to the Group CFO (m/f/d) Ihr Karriereschritt in das internationale Group Controlling Unser Mandant zeichnet sich durch individuelle Produktvielfalt, höchste Qualitätsansprüche sowie weltweite Präsenz aus und zählt in ausgewählten Bereichen zu den führenden Industrieunternehmen seiner Branche. Erfahrene Kompetenz-Teams mit...

  • Geschäftsführer/CEO Investitionsgüterbranche

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iro & Partners Personal- u. Management Vollzeit

    Geschäftsführer/CEO InvestitionsgüterbrancheUnser Kunde ist eines der führenden, international tätigen Unternehmen in der Investitionsgüterbranche mit zentralem Sitz im oberösterreichischen Zentralraum. Derzeit suchen wir einen Geschäftsführer/CEO (m/w) mit Schwerpunkt Vertrieb.Ihre Hauptaufgaben:Gesamtverantwortung für das UnternehmenFührung und...

  • Finance Assistant to the Group CFO

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Aufgaben Profil Wir bieten Finance Assistant to theGroup CFO (m/f/d) Ihr Karriereschritt in das internationale GroupControlling Unser Mandant zeichnet sich durch individuelleProduktvielfalt, höchste Qualitätsansprüche sowie weltweite Präsenzaus und zählt in ausgewählten Bereichen zu den führendenIndustrieunternehmen seiner Branche. Erfahrene...

  • CEO Investitionsgüter-Branchenführer

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iro & Partners Personal- u. Management Vollzeit

    Top-Position für CEOs in der InvestitionsgüterbrancheUm unser Unternehmen weiter zu bewegen, suchen wir einen klugen Geschäftsführer/CEO. In diesem Amt werden wir Ihnen gleichzeitig angeben, wie alles zusammenpasst.Die wichtigsten Funktionen Ihrer Rolle:Die geforderte Größe als GeschäftsführerBeispielhaftes VorbildRadikale Bildung und...

  • Assistant to the Head of Group Liquidity and Market Risk Management

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Erste Bank Vollzeit

    Working with us means believing in the future; in the great people who are shaping it together every day and in the wide-ranging career paths it opens up. #believeinyourself Assistant to the Head of Group Liquidity and Market Risk Management (all genders) - limited contract Location: Vienna Working Hours: Full-time Occupation Area: ...

  • Assistant to the Head of Group Liquidity and Market Risk Management

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Erste Bank Vollzeit

    Working with us means believing in the future; in the great people who are shaping it together every day and in the wide-ranging career paths it opens up. #believeinyourself Assistant to the Head of Group Liquidity and Market Risk Management (all genders) - limited contract ...

  • Assistant (m/f/d) to the Executive Board Member (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ANDRITZ Vollzeit

    Assistant (m/f/d) to the Executive Board Member - ID 16180en_US Vienna, Vienna, AT Tagtäglich liefert ANDRITZ erfolgreiche und innovative Lösungen an Kunden auf der ganzen Welt. Warum sind wir so erfolgreich? Weil wir mit Begeisterung bei der Sache sind und lieben, was wir tun Wenn es um zukünftige Engineering-Technologien geht, stehen wir mit...

  • Administrative Assistant to Senior Leadership

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Erste Bank Vollzeit

    Job DescriptionWe are looking for an experienced assistant to join our team in Vienna. As a member of our department, you will be responsible for providing administrative support to the Head of Group Liquidity and Market Risk Management. Your primary goal will be to ensure smooth daily operations and efficient communication within the division.Key...

  • Personal Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner Personal- und Managementberatungs GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein erfolgreiches österreichisches Unternehmen mit hoher Innovationskraft und starkem Expansionskurs. Wir suchen einen erfahrenen Fachmann, der die Verantwortung für das gesamte HR-Management übernimmt.AufgabenFührung des HR-Teams und Unterstützung der GeschäftsführungBeratung und Strategieentwicklung im Bereich HRRecruiting,...

  • Airline Office Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich DHL AIR (Austria) GmbH Vollzeit

    Would you like to become part of the mostinternational company in the world?  A company that pioneeredcross-border express delivery in 1969 and is now active in morethan 220 countries and territories worldwide. Do you want to bepart of a company that connects people worldwide? And the morepeople we connect, the better life will be on our planet.  Doyou...

  • Assistant Legal Affairs

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich AOP Health Teilzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Assistant Legal Affairs (part-time 20h/week) (f/m/d) 1190 Wien Teilzeit We are seeking a detail-oriented and experienced Legal Assistant to join our HQ Legal Team. The ideal candidate will...