Accountant and HR Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Österreich Total AUSTRIA GmbH Vollzeit

Sie möchten in einem der größten Energieunternehmen der Welt arbeiten - dann sind Sie bei TotalEnergies richtig

Wir suchen motivierte und engagierte Mitarbeiter/innen, die unsere Zukunft gemeinsam mit uns gestalten möchten.

**Das Unternehmen TotalEnergies**:
Für TotalEnergies sind 100.000 Mitarbeiter/innen in mehr als 130 Ländern tätig - sie alle unterstützen uns bei unserer Aufgabe, den wachsenden Energiebedarf durch Innovationen und nachhaltige Entwicklung zu sichern. Mehr über das TotalEnergies Unternehmen erfahren.

**TotalEnergies in ÖSTERREICH**:
Als Teil eines weltweit agierenden Energiekonzerns gehört TotalEnergies auch in Österreich zu den führenden Akteuren des Schmierstoffmarktes **seit 40 Jahren**.

Mit Motorenölen und Schmierstoffen für alle Anwendungen in Industrie und Gewerbe ebenso wie als Lieferant von Flugkraftstoffen, Bitumen oder Spezialprodukten für die Industrie versorgen unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Filialen TotalEnergies Österreich und TotalEnergies Schweiz tagtäglich zuverlässig unsere Kunden und helfen ihnen dabei ihren Bedarf an hochwertigen Produkten zu decken.

Wir heißen internationale, kulturelle und sprachliche Vielfalt unter unseren Mitarbeitern sehr willkommen und bemühen uns tagtäglich um eine aufgeschlossene, kooperative und motivierende Arbeitsatmosphäre.

We are searching for an accountant and HR assistant in our office in Vienna. The function can be performed in full time as well as part-time (min. 30h/week).

**TÄTIGKEITEN / ACTIVITIES**

Financial Accounting responsibilities:

- SAP based accounting: creation and adjustment of purchase orders, MIGO, transfers, compensation after cancellations, bank receipts and payments, interaction with the internal accounting shared service center, payroll accounting in cooperation with an external payroll accounting service provider, assistance with the Balance sheet preparation (other liabilities, provisions and fixed assets, etc.), balance reconciliations, Intercompany reconciliation.
- Accounts payable / accounts receivable accounting.
- Fixed assets accounting.
- VAT declarations in Austria and Switzerland, controlling for CO2 tax declaration.
- Rendering accounting services for related companies: Book incoming invoices and internal receipts in Orlando accounting system, bank receipts/disbursements, payments, tax reporting, assistance in preparing balance sheets and annual financial statements.
- Dunning: Run the SAP based dunning process answering customer inquiries - sending missing invoices to customers, clarifications after customer discussions with sales Reps. and Customer Service Supply Chain team regarding incorrect prices, returns, etc. monitoring of overdue items, filing of lawsuits and bankruptcy notification based on information from the credit manager, administration of bankruptcies, keeping the lawsuit files and correspondence with the lawyer, processing the lawsuit overview, writing off the remaining claim/write-off after rebooking the costs when the file is closed, isolated inquiries from employees about open items including remaining items.
- Managing payment run and manual transfers of credit notes/credits to customers and contracts and create, send, manage SEPA mandate for customers.
- Back-up for other employees in the finance team

Assistant to the HR Manager and Talent Developer:

- Support in the local payroll administration based on the collective agreement “Kollektivvertrag für Handelsangestellte” (employee travel expenses, meal vouchers, expat costs, etc.)
- Administration and distribution of benefits (meal and gift vouchers, transport tickets and employee parking spaces, etc.)
- Admin-User in our working time registration tool (support to employees, user creation, etc.)
- Support regarding employee vacation and sickness records
- Updating various lists and documents and stuff folders electronically and in paper
- Company car administration (company car agreement, insurance, accident notices, leasing contracts, etc.)
- Support regarding on-boarding and the creation of working contracts, terminations, various agreements)
- General back-up for HR Manager and TD

**BENÖTIGTE QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNG / QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE REQUIRED**
- Educational background in Austrian accounting rules and tax regulations as well as pay roll administration
- SAP FICO experience
- Experience of at least 3 years in financial accountancy and HR administration
- Accuracy and affinity with figures
- Good communication skills, discretion and integrity
- Supportive and a good team player, empathetic and good listening skills
- German and English

We offer an attractive remuneration package as well as numerous employee benefits.

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    HR Assistant (G / Organization: MTHR-HR Service CentrePrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 11:35:00 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesThis vacancy notice may be used to fill multiple positions.Organizational...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Vollzeit

    Dich interessiert das Human Resource Management und du möchtest erste Erfahrungen im HR-Bereich sammeln? Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch einen selbstständigen und strukturierten Arbeitsstil aus? Dich reizt die Arbeit in einer der bekanntesten und exklusivsten Hotelmarken weltweit? Dann herzlich willkommen im Hotel Sacher...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Amazon Transport Austria GmbH Vollzeit

    **Erforderliche Qualifikationen**:- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HLW, HBLA)- Berufserfahrung in der HR oder Assistenz- Ausgezeichnete Excel-Kenntnisse (Pivot, einfache Makros, Verknüpfungen etc.)- Erfahrung mit verschiedenen IT-Systemen (Digitale Zeiterfassung, Sharepoints, Datenbanken)- Exzellente Deutsch- und verhandlungssichere...

  • HR Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    FulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for a HR Executive Assistant (f/m/d).What Your Day To Day Will Look Like: Assisting with daytoday operations of the HR functions and duties Managing HRrelated documents, files, and records, incl....

  • HR Assistant(G4)

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    HR Assistant(G / Organization: MTHR-HR ServicesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 8:08:20 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Division of Human Resources (MTHR), within the Department of...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    HR Assistant (Data Analytics)(G / Organization: MTHR-Division of Human ResourcesPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 11:04:22 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Management (MT)...

  • HR Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    Fulltime Vienna AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for a HR Executive Assistant (f/m/d). **What Your Day To Day Will Look Like**: - Assisting with day-to-day operations of the HR functions and duties - Managing HR-related documents, files, and...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich HENSOLDT Analytics GmbH Vollzeit

    HENSOLDT Analytics GmbH ist einer der weltführenden Innovatoren im Bereich der Open Source Intelligence (OSINT) und Sprachtechologiesysteme. Wir entwickeln Software-Lösungen für die Analyse von öffentlich zugänglichen Daten. Unser Media Mining System ist eine integrierte Plattform, die es Analysten und Entscheidungsträgern ermöglicht, relevante...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Santander Vollzeit

    HR Assistant (m/w/d)Country: Austria**WHAT YOU WILL BE DOING****Die Santander Consumer Bank ist ein profilierter Anbieter von **Finanzdienstleistungen **im Privatkundengeschäft und führend in der **herstellerunabhängigen **Auto- und **Konsumgüterfinanzierung. **Unser Mutterunternehmen, die spanische Banco Santander, ist eine der größten Bankengruppen...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Delivery Hero Vollzeit

    **Delivery Hero Austria** und die Marke **Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig.**Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch die...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich bwise Media AG Vollzeit

    bwise Media ist eine **internationale digitale Mediaagentur**, die sich auf die **Vermarktung von Sportportalen und -Apps** spezialisiert hat. Wir arbeiten im **globalen** Sport-Bereich mit den **weltweit größten Partnern** zusammen und managen für unsere Kunden den digitalen Werbeverkauf.Für unser kleines aber feines HR Team suchen wir ab sofort einen...

  • Fresher Trainee Customer Service Remote

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich THE NEW JOB Vollzeit

    Best Industry **Stellenbeschreibung**: WhatsApp Us For InterviewAppointment+917900880236 Management Group (A) HR Executive/HR Manager/Asst Manager/Admin Executive/Admin Manager/ Project Manager, Management Trainee, Business Executive, Management Executive, Management Trainee (MBA’s, Hotel Management & Admin), Team Leader, Supervisor. Finance Group...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Ribbon Biolabs Vollzeit

    Ribbon Biolabs - a growing biotech start-up Company with headquarters in Vienna, Austria is working on developing the next technological wave of error-proof DNA synthesis. With its approach, the Company is developing a cost-efficient platform to produce long and complex DNA molecules, thereby enabling a new generation of biopharmaceutical processes and other...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich mjam GmbH Vollzeit

    **Delivery Hero Austria und die Marke Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig.**Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch die...

  • HR Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Hotel Sacher Vollzeit

    Dich interessiert das Human Resource Management und du möchtest erste Erfahrungen im HR-Bereich sammeln? Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch einen selbstständigen und strukturierten Arbeitsstil aus? Dich reizt die Arbeit in einer der bekanntesten und exklusivsten Hotelmarken weltweit? Dann herzlich willkommen im Hotel Sacher...

  • Fresher Trainee Customer Service Remote

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich THE NEW JOB Vollzeit

    Land **:Österreich** Bundesland **:Wien** Stadt **:WIEN** Berufsfelder **:Handel** Vertragsform **:Praktikum/Traineeship** Arbeitszeit **:Vollzeit** Berufserfahrung **:Student** **Vorstellung des Unternehmens**: Best Industry **Stellenbeschreibung**: **WhatsApp Us For InterviewAppointment+917900880236** Management Group (A) HR Executive/HR...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Amazon Transport Austria GmbH Vollzeit

    **Erforderliche Qualifikationen**: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HLW, HBLA) - Berufserfahrung in der HR oder Assistenz - Ausgezeichnete Excel-Kenntnisse (Pivot, einfache Makros, Verknüpfungen etc.) - Erfahrung mit verschiedenen IT-Systemen (Digitale Zeiterfassung, Sharepoints, Datenbanken) - Exzellente Deutsch - und...

  • Senior Accountant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Daufood Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: Dominos Pizza Central Europe is looking for a Senior Accountant for their offices in Vienna. Dominos Pizza CE is part of the Daufood Group, one of the largest masterfranchaisee of Dominos in the world, with presence in Austria, Czech Republic, Slovakia, Portugal, Greece, Bulgaria, Romania, Cyprus, Malta, Macedonia, Kosovo We are looking...

  • Assistant to International HR Director

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Peek & Cloppenburg KG, Düsseldorf Vollzeit

    **Assistant to international HR Director (m/w/d)****EINSTELLUNG**- Vollzeit- **BEGINN**- ab sofort**GESELLSCHAFT**- Peek & Cloppenburg Holding B.V.- **ANSPRECHPARTNER**- Mary-May Banaag- **STANDORT**- Zentrale WienWir sind Zahlenjongleure und Trendsetter, Zukunftsgestalter und Wertebewahrer, Konzeptentwickler und Ärmelhochkrempler, Leistungsträger und...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich SOS Children's Villages International Vollzeit

    SOS Children's Villages, founded in 1949, is the world's largest non-governmental organization focused on supporting children and young people without parental care, or at risk of losing it.- Child neglect, abuse and abandonment is everywhere. Families are at risk of separation. Locally led, we work in more than 130 countries and territories to strengthen...