Admin Assistant

Vor 3 Tagen

Wien, Österreich Boston Scientific Corporation Vollzeit

**Work mode**:Onsite**Onsite Location(s)**:Vienna, AT**#BOSTON SCIENTIFIC**
- Boston Scientific verändert das Leben durch innovative medizinische Lösungen. Dabei stehen wir an der Spitze der Medizintechnikbranche und entwickeln sie stetig weiter. Bei Boston Scientific geben wir Dir die Möglichkeit, alles was in Dir steckt, einzubringen, indem Du in vielfältigen und leistungsstarken Teams arbeitest und einige der wichtigsten Herausforderungen in der Gesundheitsbranche angehst. Dabei fördern wir Deine Fähigkeiten und Deine Karriere.- Starte Deine Karriere bei Boston Scientific in unserem Office Service & Facility Team als**Admin Assistant (m/w/d) Onsite**
- Wir suchen einen engagierten und gut organisierten **Admin Assistant**, der/die unter allgemeiner Aufsicht moderat komplexe administrative Unterstützung für Einzelpersonen und/oder Abteilungen bietet. In dieser Rolle erhalten Sie nur bei neuen Aufgaben detaillierte Anweisungen und übernehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben, um reibungslose Abläufe im Büro und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.**Dein Verantwortungssbereich**
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben**: Koordination von Telefonaten, Meetings und Terminen, E-Mail-Verwaltung, Schreibarbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Postbearbeitung.
- Fuhrparkmanagement**: Verwaltung von Fahrzeugbestellungen für den Unternehmensfuhrpark, Organisation von Mietfahrzeugen, regelmäßiger Kontakt mit Leasinggesellschaften und Fahrern in Bezug auf Fahrzeugangelegenheiten. Nutzung des Avrios-Fuhrparkmanagementsystems zur Verfolgung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten, Überprüfung und Hochladen von Tankbelegen sowie Durchführung regelmäßiger Führerscheinkontrollen zur Einhaltung der Richtlinien.
- Büroverwaltung**: Ansprechpartner/in für die Bestellung von Büromaterialien, Organisation von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Meetingvorbereitung. Verwaltung und Verteilung von IT-Ausrüstung zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs.
- Einkaufswesen**: Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Verwaltung des Mahnwesens, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen, Überwachung der Lieferantenzahlungen und erste Rechnungsfreigabe im Ariba-System.
- Gebäudemanagement**: Koordination von Büroreparaturen, Verwaltung von Parkplätzen und Zugangskarten, Büroreinigung und Pflanzenpflege sowie Bestellung von Getränken. Verwaltung der Zugangskarten für Mitarbeiter zur Sicherstellung eines geregelten Büroalltags.
- Sicherheitsmanagement**: Erster Ansprechpartner für Fragen der Umwelt-, Gesundheits
- und Arbeitssicherheit (EH&S). Schulung zum lokalen Sicherheitsspezialisten und Organisation der Dosimeter für Mitarbeiter
- Qualitätsanforderungen**: Demonstriert in allen Handlungen ein vorrangiges Engagement für die Patientensicherheit und Produktqualität, indem die Einhaltung der Qualitätspolitik sowie aller dokumentierten Qualitätsprozesse und -verfahren gewährleistet wird.

**Dein Kompetenzprofil**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Position
- Versierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit Avrios und Ariba
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter mínimaler Aufsicht zu arbeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Serviceorientierung

**Deine Vorteile**
- Start & sehr gute Einarbeitung im IO Team: Bei unseren „Welcome Days“ lernst Du uns besser kennen, knüpfst erste Kontakte und wirst vom IO Team sehr gut eingearbeitet
- Motivation: Du trägst täglich dazu bei, das Leben von Menschen zu verbessern
- Flexibilität: Du arbeitest zu 100% remote - vor Ort bei unseren Kunden und aus dem Home-Office
- Entwicklung & Wachstum: Durch Mentoring, Trainings und kontinuierliches Feedback
- Diversität & Gleichstellung: Erlebe es mit uns und nimm an unseren Initiativen „EmpowHer“,„Pride“, „YPN“ und „FOAR“ teil
- Gesundheit: Nutze unser Jobrad-Programm und Fitnessangebote über Wellhub
- Gemeinsame Erfolge: Als Team erzielen wir Erfolge, fördern Stärken und meistern Herausforderungen

**Unsere Werte: Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance**
- Wenn Du Lust auf eine neue Herausforderung hast und ein wertvolles Teammitglied von Boston Scientific werden möchtest, dann bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung.- Wir freuen uns auf Dich- Boston Scientific Medizintechnik GmbH | Human Resources | Richard Vasquez- Unsere Karriereseite: Boston Scientific Jobs**Job Segment**:Administrative Assistant, Facilities, Administra

  • People & Culture Admin

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Jumio Corporation Vollzeit

    **Role Purpose**: You will be one of Jumio’s key persons for administrative tasks and through self-sufficient working provide great support to the People & Culture team. You will be responsible for ensuring seamless office operations and contribute to the virtual employee experience at Jumio. **Role Value**: This role will add tangible value by improving...

  • Online Tourism Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich TalentShark Recruitment Vollzeit

    Job details Here’s how the job details align with your job preferences. Manage job preferences anytime in your profile. Pay 120€ - 300€ a day Job type Part-time Shift and schedule Overtime Urgent Hiring!!! Travel online Assistant Salary - ( 120€ - 300€ per day) for part time - Flexible and free schedule - Assist with online...

  • Online Admin

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich DHR Global Vollzeit

    Yes, we are currently hiring; Online Tourism Assistants - Monday to Saturday - Working Time: Part Time 2Hrs-4Hrs and Full Time 8Hrs - Daily Wage: €100 part time -€200 full time - No experience required (Induction training provided) - Can be carried out without affecting your current job. Must be 20 and above - (Flexible working time). **Job Types**:...

  • Assistant Property Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Assistant Property Manager / Junior Property ManagerOur client is a well-established agency servicing the Northern suburbs of Brisbane. With state-of-the-art technology, exceptional marketing strategies, and a passion for providing outstanding customer service, they have become market leaders.Due to continued growth, this highly successful business is...

  • Assistant (F/m/x) Karenzvertretung - 2 Jahre

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Raiffeisen Bank International Vollzeit

    Internationale Geschäfte brauchen eine internationale Unternehmensphilosophie. Sind Sie offen für Neues und lieben kulturelle Vielfalt? Wir von der Raiffeisen Bank International freuen uns über mehr als 16 Millionen Kunden in 13 CEE-Ländern. Und unsere Reise geht weiter - mit spannenden neuen Themen wie Digitalisierung oder veränderten Kundenwünschen....

  • Receptionist / assistant Property manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Receptionist / Assistant Property ManagerAre you a people person with a passion for customer service and organisation? Beyond Real Estate is looking for a friendly and professional Receptionist to be the face of our busy officeWhat You'll Do:Greet clients and provide excellent customer serviceAnswer calls and emails professionally and efficientlyManage...

  • Japanese-speaking Sales

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Centre People Appointments Ltd Vollzeit

    ** All applicants must have the right to work in the UK as the Company is not able to offer visa support. A leading financial institution is looking for a Sales & GA Assistant to support the Relationship Manager & GM at their busy central Vienna office. Business level English is essential for this role with good German and Japanese skills preferred. **the...

  • Accountant and HR Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Total AUSTRIA GmbH Vollzeit

    Sie möchten in einem der größten Energieunternehmen der Welt arbeiten - dann sind Sie bei TotalEnergies richtig! Wir suchen motivierte und engagierte Mitarbeiter/innen, die unsere Zukunft gemeinsam mit uns gestalten möchten. **Das Unternehmen TotalEnergies**: Für TotalEnergies sind 100.000 Mitarbeiter/innen in mehr als 130 Ländern tätig - sie alle...

  • Marketing Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Add expected salary to your profile for insightsGrow Your Career With a Team That's Growing TooAt TradieMate, we're on a mission to change the way Tradies do business—helping them stand out online, generate quality leads, and build sustainable brands.We work with small family-run businesses to large national trade companies, delivering tailored strategies...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Sircle Collection Vollzeit

    Miznon is the wild brainchild of celebrated Israeli chef Eyal Shani in Vienna’s First District. The first Miznon opened in Tel Aviv in 2011, followed by Paris, Singapore, Vienna, Melbourne and NYC. Shani aims to capture every sense of Tel Aviv’s street food scene in a loud, rustic, casual space, infusing each pita and dish with his trademark originality....

  • Assistant to The Cpo

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich Journi GmbH Vollzeit

    **WHO ARE WE LOOKING FOR?**: Looking for an opportunity to excel in a fast-paced environment, navigate ambiguity, and adapt to shifting priorities? As the Executive Assistant to the Chief Product Officer, Bianca, at Journi, you'll become an integral part of the Design & Product Team, ensuring transparent communication and meticulous organization. You'll be a...

  • Senior Property Manager | Brisbane | 100-105K

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Senior Property Manager | Brisbane | 100-105KSenior Property Manager | Brisbane OfficeThis is a rare role, to suit an experienced Property Manager, a 3-4 day/week WFH Role, come into a Senior Property Manager to become a potential future Team Leader with this leading Property Management company.The role is to manage 120 properties, spread across Brisbane,...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich GoStudent Vollzeit

    At GoStudent, we work passionately every day to fulfill our mission in building the #1 global school! We want to enable every student in the world to unlock their full potential - through affordable and inspiring classes from quality teachers. Our goal is to ensure long-term learning success - for a self-determined future for our students! **Your...

  • Property Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Property Manager - Flexibility, Support & Fabulous Culture - North Portfolio$80,000 – $90,000 per year including bonusesAre you looking for a role where you can have flexibility over your working hours, mainly working from home while being well supported, rewarded and acknowledged for the work you do? If so, this may be the role for youKey benefits...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Valneva Vollzeit

    or only-in-class vaccine solutions. We have a strong track record, having advanced multiple vaccines from early R&D to approvals, and currently market three proprietary travel vaccines, including the world’s first and only chikungunya vaccine, as well as certain third-party vaccines. **Responsibilities**: In this role, you will support our Admin Team...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich 25Hours Hotels Vollzeit

    SHOW HOW YOU CARE... ...in a 4-day-workweek Enjoy every week 3 days off and the possiblity to plan your freetime flexible In this way, you’ll be making our hotel something special... - You’ll take care of resource planning, manage the team, and support your colleagues’ development - You’ll make sure the accounts are correct and admin processes run...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Wien 6. Bezirk (Mariahilf), W, Österreich Otago Online Consulting GmbH Vollzeit

    **Teilzeit (25 h)**: Fachbereich Online Marketing Sales Du suchst ein inspiriertes Team in einem wachsenden Unternehmen, das sich erfolgreich am Markt positioniert hat, und möchtest unser Online Marketing Team mit deinen Orga-nisations-Skills tatkräftig unterstützen? Dann möchten wir dich kennenlernen! **Dein Profil**: - Du hast eine **abgeschlossene...

  • OOSH OSHC Senior educor

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Warrawee Care Centre is looking to employ another OOSH assistant director. Perfect for a dedicated and experienced educator with at least 3 years in OOSH, looking to grow into a new role. We are a large service with a licence of 300 children a day and ready to increase our senior staff team. We are open 7.15am – 9.30am in the mornings and 2.30-6.30pm in...

  • Senior Office Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4528** Grade**:G6** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:64,965** **EUR** Application Deadline**:25-Sep-2024**, 11:59 PM...

  • Cluster Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Teaching - Early Childhood (Education & Training)Experience managing ECEC services and looking for a new direction? Passionate about the ongoing delivery of quality ECEC services being delivered to our children in the regional areas? Look no furtherABOUT USRegional Early Education and Development Inc. (REED) is a not-for-profit organisation established to...