Admin Assistant

vor 1 Monat

Wien, Österreich Boston Scientific Corporation Vollzeit

**Work mode**:Onsite**Onsite Location(s)**:Vienna, AT**#BOSTON SCIENTIFIC**
- Boston Scientific verändert das Leben durch innovative medizinische Lösungen. Dabei stehen wir an der Spitze der Medizintechnikbranche und entwickeln sie stetig weiter. Bei Boston Scientific geben wir Dir die Möglichkeit, alles was in Dir steckt, einzubringen, indem Du in vielfältigen und leistungsstarken Teams arbeitest und einige der wichtigsten Herausforderungen in der Gesundheitsbranche angehst. Dabei fördern wir Deine Fähigkeiten und Deine Karriere.- Starte Deine Karriere bei Boston Scientific in unserem Office Service & Facility Team als**Admin Assistant (m/w/d) Onsite**
- Wir suchen einen engagierten und gut organisierten **Admin Assistant**, der/die unter allgemeiner Aufsicht moderat komplexe administrative Unterstützung für Einzelpersonen und/oder Abteilungen bietet. In dieser Rolle erhalten Sie nur bei neuen Aufgaben detaillierte Anweisungen und übernehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben, um reibungslose Abläufe im Büro und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.**Dein Verantwortungssbereich**
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben**: Koordination von Telefonaten, Meetings und Terminen, E-Mail-Verwaltung, Schreibarbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Postbearbeitung.
- Fuhrparkmanagement**: Verwaltung von Fahrzeugbestellungen für den Unternehmensfuhrpark, Organisation von Mietfahrzeugen, regelmäßiger Kontakt mit Leasinggesellschaften und Fahrern in Bezug auf Fahrzeugangelegenheiten. Nutzung des Avrios-Fuhrparkmanagementsystems zur Verfolgung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten, Überprüfung und Hochladen von Tankbelegen sowie Durchführung regelmäßiger Führerscheinkontrollen zur Einhaltung der Richtlinien.
- Büroverwaltung**: Ansprechpartner/in für die Bestellung von Büromaterialien, Organisation von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Meetingvorbereitung. Verwaltung und Verteilung von IT-Ausrüstung zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs.
- Einkaufswesen**: Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Verwaltung des Mahnwesens, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen, Überwachung der Lieferantenzahlungen und erste Rechnungsfreigabe im Ariba-System.
- Gebäudemanagement**: Koordination von Büroreparaturen, Verwaltung von Parkplätzen und Zugangskarten, Büroreinigung und Pflanzenpflege sowie Bestellung von Getränken. Verwaltung der Zugangskarten für Mitarbeiter zur Sicherstellung eines geregelten Büroalltags.
- Sicherheitsmanagement**: Erster Ansprechpartner für Fragen der Umwelt-, Gesundheits
- und Arbeitssicherheit (EH&S). Schulung zum lokalen Sicherheitsspezialisten und Organisation der Dosimeter für Mitarbeiter
- Qualitätsanforderungen**: Demonstriert in allen Handlungen ein vorrangiges Engagement für die Patientensicherheit und Produktqualität, indem die Einhaltung der Qualitätspolitik sowie aller dokumentierten Qualitätsprozesse und -verfahren gewährleistet wird.

**Dein Kompetenzprofil**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Position
- Versierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit Avrios und Ariba
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter mínimaler Aufsicht zu arbeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Serviceorientierung

**Deine Vorteile**
- Start & sehr gute Einarbeitung im IO Team: Bei unseren „Welcome Days“ lernst Du uns besser kennen, knüpfst erste Kontakte und wirst vom IO Team sehr gut eingearbeitet
- Motivation: Du trägst täglich dazu bei, das Leben von Menschen zu verbessern
- Flexibilität: Du arbeitest zu 100% remote - vor Ort bei unseren Kunden und aus dem Home-Office
- Entwicklung & Wachstum: Durch Mentoring, Trainings und kontinuierliches Feedback
- Diversität & Gleichstellung: Erlebe es mit uns und nimm an unseren Initiativen „EmpowHer“,„Pride“, „YPN“ und „FOAR“ teil
- Gesundheit: Nutze unser Jobrad-Programm und Fitnessangebote über Wellhub
- Gemeinsame Erfolge: Als Team erzielen wir Erfolge, fördern Stärken und meistern Herausforderungen

**Unsere Werte: Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance**
- Wenn Du Lust auf eine neue Herausforderung hast und ein wertvolles Teammitglied von Boston Scientific werden möchtest, dann bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung.- Wir freuen uns auf Dich- Boston Scientific Medizintechnik GmbH | Human Resources | Richard Vasquez- Unsere Karriereseite: Boston Scientific Jobs**Job Segment**:Administrative Assistant, Facilities, Administra

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Boston Scientific Vollzeit

    Job Title: Admin AssistantBoston Scientific ist eine führende Medizintechnikfirma, die innovative Lösungen für die Gesundheitsbranche entwickelt. Wir suchen einen engagierten und organisierten Admin Assistant, der unsere Teams bei der Verwaltung von Büroarbeiten unterstützt.Verantwortungsbereich:Verwaltung von Büroarbeiten, einschließlich Telefonaten,...

  • Digital Solutions Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4456** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:56,137** **EUR** Application Deadline**:12-Sep-2024**, 11:59 PM...

  • Accountant and HR Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Total AUSTRIA GmbH Vollzeit

    Sie möchten in einem der größten Energieunternehmen der Welt arbeiten - dann sind Sie bei TotalEnergies richtig! Wir suchen motivierte und engagierte Mitarbeiter/innen, die unsere Zukunft gemeinsam mit uns gestalten möchten. **Das Unternehmen TotalEnergies**: Für TotalEnergies sind 100.000 Mitarbeiter/innen in mehr als 130 Ländern tätig - sie alle...

  • Team Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4433** Grade**:G4** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:48,527** **EUR** Application Deadline**:3-Sept-2024, 11:59 PM...

  • Inventory Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4422** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:External and Internal** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:56,137** **EUR** Application Deadline**:5**-Sep**t-2024, 11:59 PM...

  • Assistant to The Cpo

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Journi GmbH Vollzeit

    **WHO ARE WE LOOKING FOR?**: Looking for an opportunity to excel in a fast-paced environment, navigate ambiguity, and adapt to shifting priorities? As the Executive Assistant to the Chief Product Officer, Bianca, at Journi, you'll become an integral part of the Design & Product Team, ensuring transparent communication and meticulous organization. You'll be a...

  • Gef/gcf/af Team Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4706** Grade**:G4** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:48,527** **EUR** Application Deadline**:05-Nov-2024**, 11:59 PM (CEST) **Vacancy...

  • Sales Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Sim Local Vollzeit

    **Part-Time** **Permanent Contract** **Location**: **Vienna Airport** **Background** We have a simple mission in SIM Local. We want to enable you to avoid expensive roaming charges. Whether you are travelling for business or pleasure, you should be able to use your phone abroad without the fear of a large bill when you get home. We do this by selling...

  • Administrative Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Valneva Vollzeit

    or only-in-class vaccine solutions. We have a strong track record, having advanced multiple vaccines from early R&D to approvals, and currently market three proprietary travel vaccines, including the world’s first and only chikungunya vaccine, as well as certain third-party vaccines. **Responsibilities**: In this role, you will support our Admin Team...

  • Finance Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4404** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:56,137** **EUR** Application Deadline**:05-Sept-2024**, 11:59 PM (CEST) **Vacancy...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich 25Hours Hotels Vollzeit

    SHOW HOW YOU CARE... ...in a 4-day-workweek Enjoy every week 3 days off and the possiblity to plan your freetime flexible In this way, you’ll be making our hotel something special... - You’ll take care of resource planning, manage the team, and support your colleagues’ development - You’ll make sure the accounts are correct and admin processes run...

  • Finance Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4476** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:56,137** **EUR** Application Deadline**:01-Oct-2024, 11:59 PM...

  • Team Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4430** Grade**:G4** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal/External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Number of openings**: 4 positions** Indicative Minimum Net Annual Salary**:48,527** **EUR** Application...

  • Senior Office Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4528** Grade**:G6** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:64,965** **EUR** Application Deadline**:25-Sep-2024**, 11:59 PM...

  • Senior Strategic Planning Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4410** Grade**:G6** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:64,965** **EUR** Application Deadline**:5-Sep-2024**, 11:59 PM...

  • G-77 Team Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4701** Grade**:G4** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:48,527** **EUR** Application Deadline**:29-Oct-2024**, 11:59 PM...