Admin Assistant

vor 4 Wochen

Wien, Österreich Boston Scientific Corporation Vollzeit

**Work mode**:Onsite**Onsite Location(s)**:Vienna, AT**#BOSTON SCIENTIFIC**
- Boston Scientific verändert das Leben durch innovative medizinische Lösungen. Dabei stehen wir an der Spitze der Medizintechnikbranche und entwickeln sie stetig weiter. Bei Boston Scientific geben wir Dir die Möglichkeit, alles was in Dir steckt, einzubringen, indem Du in vielfältigen und leistungsstarken Teams arbeitest und einige der wichtigsten Herausforderungen in der Gesundheitsbranche angehst. Dabei fördern wir Deine Fähigkeiten und Deine Karriere.- Starte Deine Karriere bei Boston Scientific in unserem Office Service & Facility Team als**Admin Assistant (m/w/d) Onsite**
- Wir suchen einen engagierten und gut organisierten **Admin Assistant**, der/die unter allgemeiner Aufsicht moderat komplexe administrative Unterstützung für Einzelpersonen und/oder Abteilungen bietet. In dieser Rolle erhalten Sie nur bei neuen Aufgaben detaillierte Anweisungen und übernehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben, um reibungslose Abläufe im Büro und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.**Dein Verantwortungssbereich**
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben**: Koordination von Telefonaten, Meetings und Terminen, E-Mail-Verwaltung, Schreibarbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Postbearbeitung.
- Fuhrparkmanagement**: Verwaltung von Fahrzeugbestellungen für den Unternehmensfuhrpark, Organisation von Mietfahrzeugen, regelmäßiger Kontakt mit Leasinggesellschaften und Fahrern in Bezug auf Fahrzeugangelegenheiten. Nutzung des Avrios-Fuhrparkmanagementsystems zur Verfolgung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten, Überprüfung und Hochladen von Tankbelegen sowie Durchführung regelmäßiger Führerscheinkontrollen zur Einhaltung der Richtlinien.
- Büroverwaltung**: Ansprechpartner/in für die Bestellung von Büromaterialien, Organisation von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Meetingvorbereitung. Verwaltung und Verteilung von IT-Ausrüstung zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs.
- Einkaufswesen**: Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Verwaltung des Mahnwesens, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen, Überwachung der Lieferantenzahlungen und erste Rechnungsfreigabe im Ariba-System.
- Gebäudemanagement**: Koordination von Büroreparaturen, Verwaltung von Parkplätzen und Zugangskarten, Büroreinigung und Pflanzenpflege sowie Bestellung von Getränken. Verwaltung der Zugangskarten für Mitarbeiter zur Sicherstellung eines geregelten Büroalltags.
- Sicherheitsmanagement**: Erster Ansprechpartner für Fragen der Umwelt-, Gesundheits
- und Arbeitssicherheit (EH&S). Schulung zum lokalen Sicherheitsspezialisten und Organisation der Dosimeter für Mitarbeiter
- Qualitätsanforderungen**: Demonstriert in allen Handlungen ein vorrangiges Engagement für die Patientensicherheit und Produktqualität, indem die Einhaltung der Qualitätspolitik sowie aller dokumentierten Qualitätsprozesse und -verfahren gewährleistet wird.

**Dein Kompetenzprofil**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Position
- Versierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit Avrios und Ariba
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter mínimaler Aufsicht zu arbeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Serviceorientierung

**Deine Vorteile**
- Start & sehr gute Einarbeitung im IO Team: Bei unseren „Welcome Days“ lernst Du uns besser kennen, knüpfst erste Kontakte und wirst vom IO Team sehr gut eingearbeitet
- Motivation: Du trägst täglich dazu bei, das Leben von Menschen zu verbessern
- Flexibilität: Du arbeitest zu 100% remote - vor Ort bei unseren Kunden und aus dem Home-Office
- Entwicklung & Wachstum: Durch Mentoring, Trainings und kontinuierliches Feedback
- Diversität & Gleichstellung: Erlebe es mit uns und nimm an unseren Initiativen „EmpowHer“,„Pride“, „YPN“ und „FOAR“ teil
- Gesundheit: Nutze unser Jobrad-Programm und Fitnessangebote über Wellhub
- Gemeinsame Erfolge: Als Team erzielen wir Erfolge, fördern Stärken und meistern Herausforderungen

**Unsere Werte: Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance**
- Wenn Du Lust auf eine neue Herausforderung hast und ein wertvolles Teammitglied von Boston Scientific werden möchtest, dann bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung.- Wir freuen uns auf Dich- Boston Scientific Medizintechnik GmbH | Human Resources | Richard Vasquez- Unsere Karriereseite: Boston Scientific Jobs**Job Segment**:Administrative Assistant, Facilities, Administra

  • Sales and Admin Support

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Hop Lun Group Vollzeit

    **HOP LUN**, a company in lifestyle intimates brand of lingerie, swimwear and loungewear with headquarters in Hong Kong, is looking for Sales & Admin Support in Austria (Wien). **Job Title** Sales Support & Admin Assistant **Responsibilities**: **SHIPMENT TRACKING** - Updating the Delivery schedule with the shipping information as provided by CHINA...

  • People & Culture Admin

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Jumio Corporation Vollzeit

    **Role Purpose**: You will be one of Jumio’s key persons for administrative tasks and through self-sufficient working provide great support to the People & Culture team. You will be responsible for ensuring seamless office operations and contribute to the virtual employee experience at Jumio. **Role Value**: This role will add tangible value by improving...

  • People & Culture Admin

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Jumio Corporation Vollzeit

    **Role Purpose**: You will be one of Jumio’s key persons for administrative tasks and through self-sufficient working provide great support to the People & Culture team. You will be responsible for ensuring seamless office operations and contribute to the virtual employee experience at Jumio. **Role Value**: This role will add tangible value by improving...

  • Online Tourism Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich TalentShark Recruitment Vollzeit

    Job details Here’s how the job details align with your job preferences. Manage job preferences anytime in your profile. Pay 120€ - 300€ a day Job type Part-time Shift and schedule Overtime Urgent Hiring!!! Travel online Assistant Salary - ( 120€ - 300€ per day) for part time - Flexible and free schedule - Assist with online...

  • Fresher Trainee Customer Service Remote

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich THE NEW JOB Vollzeit

    Best Industry **Stellenbeschreibung**: WhatsApp Us For InterviewAppointment+917900880236 Management Group (A) HR Executive/HR Manager/Asst Manager/Admin Executive/Admin Manager/ Project Manager, Management Trainee, Business Executive, Management Executive, Management Trainee (MBA’s, Hotel Management & Admin), Team Leader, Supervisor. Finance Group...

  • Online Admin

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich DHR Global Vollzeit

    Yes, we are currently hiring; Online Tourism Assistants - Monday to Saturday - Working Time: Part Time 2Hrs-4Hrs and Full Time 8Hrs - Daily Wage: €100 part time -€200 full time - No experience required (Induction training provided) - Can be carried out without affecting your current job. Must be 20 and above - (Flexible working time). **Job Types**:...

  • Admin Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Enery Development GmbH Vollzeit

    Enery is an operations-led renewable power infrastructure investment company which provides affordable and reliable clean energy to customers. Our main goal is to develop renewable energy projects. To do this we have to identify potential sites and secure them. After that we must do a detailed technical plan so that the zoning progress as well as the...

  • Fresher Trainee Customer Service Remote

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich THE NEW JOB Vollzeit

    Land **:Österreich** Bundesland **:Wien** Stadt **:WIEN** Berufsfelder **:Handel** Vertragsform **:Praktikum/Traineeship** Arbeitszeit **:Vollzeit** Berufserfahrung **:Student** **Vorstellung des Unternehmens**: Best Industry **Stellenbeschreibung**: **WhatsApp Us For InterviewAppointment+917900880236** Management Group (A) HR Executive/HR...

  • Assistant (F/m/x) Karenzvertretung - 2 Jahre

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Raiffeisen Bank International Vollzeit

    Internationale Geschäfte brauchen eine internationale Unternehmensphilosophie. Sind Sie offen für Neues und lieben kulturelle Vielfalt? Wir von der Raiffeisen Bank International freuen uns über mehr als 16 Millionen Kunden in 13 CEE-Ländern. Und unsere Reise geht weiter - mit spannenden neuen Themen wie Digitalisierung oder veränderten Kundenwünschen....

  • Japanese-speaking Sales

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Centre People Appointments Ltd Vollzeit

    ** All applicants must have the right to work in the UK as the Company is not able to offer visa support. A leading financial institution is looking for a Sales & GA Assistant to support the Relationship Manager & GM at their busy central Vienna office. Business level English is essential for this role with good German and Japanese skills preferred. **the...

  • Digital Solutions Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4456** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:56,137** **EUR** Application Deadline**:12-Sep-2024**, 11:59 PM...

  • Accountant and HR Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Total AUSTRIA GmbH Vollzeit

    Sie möchten in einem der größten Energieunternehmen der Welt arbeiten - dann sind Sie bei TotalEnergies richtig! Wir suchen motivierte und engagierte Mitarbeiter/innen, die unsere Zukunft gemeinsam mit uns gestalten möchten. **Das Unternehmen TotalEnergies**: Für TotalEnergies sind 100.000 Mitarbeiter/innen in mehr als 130 Ländern tätig - sie alle...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich 25Hours Hotels Vollzeit

    From check-in to “See you again”: our 10-strong team at the 25hours Hotel reception ensures guests are happy from their first moment there till their last. We’re looking forward to welcoming you to the Front Office as Assistant FO Manager (f/m/d) In this way, you’ll be making our hotel something special... - You’ll take care of resource planning,...

  • Information Technology Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    Org. Setting and Reporting - This position is located on the Core Operations Unit (COU), Information Technology Service (ITS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV) and United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC), in Vienna, Austria. The incumbent will work under the direct supervision of the Servers Team Supervisor, COU...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Sircle Collection Vollzeit

    Miznon is the wild brainchild of celebrated Israeli chef Eyal Shani in Vienna’s First District. The first Miznon opened in Tel Aviv in 2011, followed by Paris, Singapore, Vienna, Melbourne and NYC. Shani aims to capture every sense of Tel Aviv’s street food scene in a loud, rustic, casual space, infusing each pita and dish with his trademark originality....

  • Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4433** Grade**:G4** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:48,527** **EUR** Application Deadline**:3-Sept-2024, 11:59 PM...

  • Inventory Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:4422** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:External and Internal** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:56,137** **EUR** Application Deadline**:5**-Sep**t-2024, 11:59 PM...

  • Assistant to The Cpo

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Journi GmbH Vollzeit

    **WHO ARE WE LOOKING FOR?**: Looking for an opportunity to excel in a fast-paced environment, navigate ambiguity, and adapt to shifting priorities? As the Executive Assistant to the Chief Product Officer, Bianca, at Journi, you'll become an integral part of the Design & Product Team, ensuring transparent communication and meticulous organization. You'll be a...

  • External Relations Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) Vollzeit

    Requisition ID**:5202** Grade**:G5** Country**:Austria** Duty Station**:Vienna** Category**:General Service/Admin. Support** Type of Job Posting**:Internal and External** Employment Type**:Staff-Full-time** Appointment Type**:Fixed Term - 100 series** Indicative Minimum Net Annual Salary**:57,876** **EUR** Application Deadline**:28-Feb-2025**, 11:59 PM...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich GoStudent Vollzeit

    At GoStudent, we work passionately every day to fulfill our mission in building the #1 global school! We want to enable every student in the world to unlock their full potential - through affordable and inspiring classes from quality teachers. Our goal is to ensure long-term learning success - for a self-determined future for our students! **Your...