Assistant

Vor 5 Tagen

Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 179 Studienrichtungen, ca. 10.000 Mitarbeiter*innen und rund 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer*eines

**Assistent*in**

**in**
**der Dienstleistungseinrichtung**
**Raum
- und Ressourcenmanagement**

***

zu besetzen.

**Kennzahl der Ausschreibung**:
**13170**

Das Raum
- und Ressourcenmanagement ist für die Versorgung der rund 70 Standorte der Universität Wien mit einer Gebäudefläche von rund 520.000 m² mit allen nötigen Ressourcen und Dienstleistungen (Raum, Energie, Bewachung Reinigung etc.) einschließlich der Erfordernisse des technischen Arbeitnehmer*innenschutzes zuständig. In der Abteilung Recht, Raum und Kommunikation suchen wir zur Unterstützung unseres engagierten Teams ehestmöglich eine*n Assistent*in. Befristet auf 1 Jahr mit der Option auf ein unbefristetes Dienstverhältnis.**Dauer der Befristung**: 1 Jahr/e**Beschäftigungsausmaß**: 40 Stunden/Woche.
- Einstufung gemäß Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa
- Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.**Ihre Aufgaben**:
Als Assistent*in in der Abteilung Recht, Raum und Kommunikation sind Sie für folgende Aufgaben zuständig:
Administrative und operative Unterstützung der Abteilung in folgenden Bereichen unter anderem:

- Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben
- Koordination von Besprechungen für die Abteilungsleitung inkl. Besprechungsorganisation/-vorbereitung
- Protokollführung (intern & extern)
- Schriftverkehr anhand von Standarddokumenten für die gesamte Abteilung
- Aktenführung + analoge und digitale Ablage der Abteilungsdaten und -dokumente (Rechnungen, Verträge, Bewilligungen etc.)
- Telefonbetreuung; Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit der Abteilung während der normalen Arbeitszeiten in Abstimmung mit den anderen Assistenzen
- Unterstützung der gesamten Abteilung bei Abfragen aus den elektronischen Systemen des Raum
- und Ressourcenmanagement (SAP/CAFM)
- Selbstständige Erstellung von Bestellungen und Prüfung von Rechnungen der Abteilung
- Unterstützung bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen in der Abteilung samt administrativer Abwicklung
- Abteilungsinterne Urlaubsverwaltung + Führung des Urlaubskalenders der Abteilung
- Allgemeine Koordinations
- und Organisationstätigkeiten
- Interne Informationsschnittstelle der gesamten Abteilung und zu den anderen Abteilungen des Raum
- und Ressourcenmanagements;
Selbstständiges Management/Betreuung des elektronischen Vertragsmanagements des Raum
- und Ressourcenmanagements;
Vertretung im Bereich Personaladministration für das gesamte Raum
- und Ressourcenmanagement unter anderem:

- Administration der Arbeitszeiterfassung und von Abwesenheiten
- Führung der internen Personalakten
- Interne*r Ansprechpartner*in für Fragen im Bereich der Personaladministration

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene Schulausbildung (Maturaniveau) oder facheinschlägiger Lehrabschluss (Bürokauffrau/-mann) mit mehrjähriger fachspezifischer Berufspraxis
- sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office); Kenntnisse von CAFM-Systemen und SAP von Vorteil
- Grundkenntnisse im Bereich Rechtswissenschaften von Vorteil
- Hohes Organisations
- und Koordinationsgeschick, Genauigkeit und Verlässlichkeit
- Eigenverantwortliches und kund*innenorientiertes Arbeiten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Genauigkeit, Verlässlichkeit und Teamfähigkeit

Wir bieten:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit im vielfältigen Umfeld von Forschung und Lehre
- Flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeit auf Home-Office
- Familienfreundliche Rahmenbedingungen und gutes Arbeitsklima
- Ausgezeichnete langfristige Perspektive in einer traditionsreichen Organisation
- Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter öffentlicher Anbindung

**Sprachen**:
**Sprache**

***

**Sprachniveau**

**Wichtigkeit**
- Deutsch- Sehr gute Kenntnisse- Musskriterium- Englisch- Gute Kenntnisse- Musskriterium**EDV**:
**Art der EDV-Kenntnisse**

***

**Spezifizierte EDV-Kenntnisse**

**Wichtigkeit**
- Anwenderkenntnisse- MS Office- Musskriterium- SAP- Sonstige- Musskriterium**Ihre Bewerbung**:
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Kreuter-Hudec, Alexandra
+43-1-4277-12793

**Kennzahl der Ausschreibung: 13170

  • Executive Assistant, Administrative Assistant

    vor 14 Stunden

    Wien, Österreich OPEC Fund Vollzeit

    The OPEC Fund for International Development A multilateral development finance institution based in Vienna - AUSTRIA has openings for the following positions (Local recruitment) Executive Assistant - Director General’s Office Administrative Assistant - Human Resources Procurement Assistant - Administrative Services PMU Investment Analyst - Private Sector...

  • Assistant Quantity Surveyor

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Unite People Vollzeit

    **Are you looking for a new Assistant Quantity Surveyor role?** Our client is looking for someone to join them in Vienna, Austria on a data centre project. The role will largely be focused on the civils side of the project - mainly enabling works, roads, 278 works, ground works. This is an exciting opportunity in Europe, working for a client who has much...

  • Virtual Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Jouyll Vollzeit

    **Wien**: **Austria**: We are looking for a Virtual Assistant to provide administrative support to our team. For this role, a strong Internet connection is required, along with experience using communication tools. Ultimately, you should be able to handle administrative projects and deliver high-quality work under minimum...

  • Online Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich Halliburton Vollzeit

    The Job Overview We are seeking an individual to perform online assistance/Travel duties and support our business operations. As a virtual assistant, you will be responsible for scheduling and attending meetings, managing calendars, and executing travel arrangements. You will also be expected to complete online research, compile and distribute reports,...

  • Assistant Manager

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Safestay Vollzeit

    Assistant Manager Job description **Requirements**: - Good writing & speaking skills in English and German (B2) - Organizational skills - Multitasking, attentiveness, and ability to concentrate - A polite, hard-working, responsible, positive, friendly and proactive person - Experiences in hospitality advantage - Good knowledge of Windows, Microsoft...

  • Office Assistant

    vor 14 Stunden

    Wien, Österreich Interactive Paper Vollzeit

    We are currently seeking an organized and responsible Office Assistant to join our team. This is a part-time position that requires dedication, multitasking, and a hands-on approach to work. As an Office Assistant, you will be part of the backbone of our company, ensuring smooth operations daily. Tasks - Assist with the day-to-day administrative tasks such...

  • Senior Legal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Senior Legal Assistant | Work Cover & TAC | Inner-NorthThe OpportunityThis is a rare opportunity for an experienced Senior Legal Assistant to join a highly-regarded firm located in the Inner North.You will have the opportunity to work alongside excellent Personal Injury Lawyers in a highly-regarded firm with a great reputation.This firm is renowned for the...

  • Assistant Store Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Claire's Vollzeit

    Claire’s - Stellenangebote Assistant Store Manager Die Position Als Assistant Store Manager bei Claire’s unterstützt du deinen Store Manager bei folgenden Aufgaben: - Umsatz steigern und Storevorgaben erreichen - Tägliche Prioritäten und Aufgaben abstimmen und überwachen - Team zur Umsatzsteigerung und zum bestmöglichen Kundenservice motivieren -...

  • Team Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Team Assistant (m/w/d) Sie sind Teamplayer:in, Organisation sowie Support eines dynamischen Teams sind genau das Ihre? Dann bewerben Sie sich jetzt als Team Assistant (m/w/d) in unserem Advisory & Transaction Team. CBRE ist der weltweit führende Immobiliendienstleister für Eigentümer:innen, Investor:innen und Nutzer:innen von gewerblichen...

  • Assistant Centre Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Assistant Centre Manager – Southport Park Shopping CentreJVL Investment Group is a private company which owns and manages a diversified portfolio of retail, commercial and industrial properties throughout Queensland and New South Wales. We currently have an exciting opportunity for an Assistant Centre Manager to join our team at Southport Park Shopping...

  • Safety Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Amerikanische Botschaft Vollzeit

    Join the U.S. Embassy in Austria's Facility Management Office as a:Safety Assistant / Inventory Specialist (f/m/d)Duties and Responsibilities:The position is in the Facility Management Office of the U.S. Mission in Vienna. The incumbent supports the Safety Program with assisting a small team of Safety Officers and Coordinators, dealing with assessments,...

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    **Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.** - ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people._ Please visit our _career site_ _to view our Statement of Faith and _Doctrinal Distinctives. **Administrative...

  • Office Management Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich xrxes Holding GmbH Teilzeit

    Office Management Assistant (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit Flexible Arbeitszeit und Home-Office möglich xrxes.cc ist ein innovatives und leistungsstarkes Holdingunternehmen, das sich auf die Beratung, Entwicklung und Unterstützung digitaler Prozesse, Anwendungen und Projekte für den öffentlichen Sektor konzentriert.xrxes.cc umfasst vier...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Borealis AG Vollzeit

    Executive Assistant (m/f/d) for Group Controlling & Procurement About the role Location: Austria - ViennaHours: Full-TimeType of Contract: PermanentApplication deadline: 28.02.2025Make Teamwork RealWe are looking for an Executive Assistant (m/f/d) to provide proactive support for Group Controlling & Procurement. In this role, you will carry out a wide...

  • Assistant Store Manager

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Mango Vollzeit

    Wir bei Mango inspirieren und vereinen uns durch unsere Leidenschaft für Stil und Kultur. Wir sind in mehr als 115 Ländern vertreten und unsere Online-Präsenz erstreckt sich auf mehr als 110 Länder. Unser Team besteht aus Mitarbeitern mit 112 Nationalitäten, 78% von ihnen sind Frauen. Wir sind auf der Suche nach ein/er ASSISTANT STORE MANAGER **WIE...

  • Tourist Information Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich SFC Plus Vollzeit

    Are you ready to be a Tourism Assistant? As the Executive Online Assistant, your role is the ultimate blend of high-level support and dynamic responsibilities. No prior experience is required. Free training is provided. Make sure you have a gadget that can connect to the internet. Flexible working hours. Working from home...

  • Assistant Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Assistant Manager - Varsity Lakes Tavern$74,000+ base salary + Super + Half yearly bonusAssistant Manager - Varsity Lakes Tavern$74,000 salary + Bonus + Team BenefitsCareer and training opportunities - your development is important to usAmazing perks - check out our full benefits at the bottom of this adSitting amongst the lakes of Burleigh Waters, on Santa...

  • Assistant Director

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Childcare & Outside School Hours Care (Education & Training)Full timeBe part of a dynamic leadership team that will guide and create innovative approaches to educational programs and inclusive practices.We are looking for an Assistant Director who has a minimum of three years' experience working within this role in an Early Childhood Education and Care...

  • Organisational Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    The University of Vienna (20 faculties and centres, 179 fields of study, approx. 10.000 members of staff, about 90.000 students) seeks to fill the position as soon as possible of a **Organisational Assistant** **at** **the** **Department of Astrophysics** **Reference number***: **13278** The Department of Astrophysics at the University of Vienna is...

  • HR Assistant, PxT

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Amazon Europe Core Vollzeit

    Unser großartiges Kundenerlebnis bei Amazon verdanken wir nicht zuletzt unserer Personalabteilung, die sicherstellt, dass wir von einem fantastischen Team unterstützt werden. Wir brauchen agile Mitarbeitende und Talente, um die Bedürfnisse unserer Kund:innen zu erfüllen. Als HR Assistant motivierst und bindest Du unsere Mitarbeitenden, indem Du für ein...