Administrative Associate(G6)

vor 1 Woche

Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

Administrative Associate(G6) - (2024/0278 (010735))

Organization: TC-Office of the Deputy Director General

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2024-10-03, 3:05:05 AM

Closing Date: 2024-10-20, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type: Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment: Yes

Organizational Setting

The Department of Technical Cooperation (TC) consists of the Office of the Deputy Director General, four regional Divisions (Africa, Asia and the Pacific, Europe and Latin America and the Caribbean), the Division of Programme Support and Coordination and the Division of the Programme of Action for Cancer Therapy (PACT). It provides strategic direction for the IAEA’s technical cooperation programme, and is responsible (in close collaboration with Member States) for the planning, formulation, implementation and monitoring of the programme.

Main Purpose

Reporting to the Administrative Officer (or the individual with responsibilities equivalent to AO) and working in close collaboration with the relevant Division/Office Director, the Administrative Associate provides administrative support in the areas of human resources, finance, and administration, as needed, to the assigned Division(s) or office(s) to ensure harmonized, effective, and efficient operations and utilization of resources. She/he may provide day-to-day supervision guidance to other staff on administrative matters, as required.

Functions / Key Results Expected

The Administrative Associate performs all or some of the following functions, as required:
Finance:

- Provide support in the planning of financial resources by briefing managers on programme and budget and use of the IAEA's financial system; compile, draft and consolidate information relevant to programme and budget planning and performance assessments; prepare costing, participate in discussions, and finalize inputs for approval and submission to the relevant Division/Office Director and Office of the DDG.
- Prepare financial reports as required and review actual expenditures against budgets to ensure that information on the systems tallies, making corrections when necessary.
- Monitor financial expenditures, facilitate budget forecasting, and initiate funds transfers, as required, using the IAEA's financial systems, providing advice to project and Departmental managers on possible use of funds or proposed efficiencies.
- As designated, act as Alternate Certifying Officer.

Human Resources:

- Provide support in the planning of human resources by briefing managers and staff on HR procedures and processes, initiate and follow up on actions and ensure that correct procedures and deadlines are complied with in the following areas: post management, job descriptions, recruitment, performance reviews, mobility programme, training, administrative entitlements, extensions, temporary assistance and consultancy services, etc.
- Keep abreast of any new or revised administrative guidelines and disseminate accordingly to concerned staff. Monitor the staffing situation of the assigned Division/Office, advise on possible staff movements; compile statistical information and reports.
- Provide administrative support to hiring managers, such as pre-screening applicants, drafting interview questions, administering tests and preparing reports, participate in panel interviews as administrative support and process recommendations for appointment.
- With input from management, support the performance management review process, such as draft justifications for promotion and merit promotion/award reviews upon request.

Administrative/Logistical:

- Brief managers and staff on administrative matters and procedures; coordinate required administrative assignments in the Department including observation of deadlines and serve as administrative liaison with internal and external counterparts.
- Review/issue (as required) requests for procurement of goods and services ensuring funds availability and use of appropriate budget codes.
- Coordinate and review the quarterly travel plan; review travel authorizations ensuring proper procedures are followed including fund allocation prior to Departmental/Divisional approval.
- Provide guidance, instruction, and support to other General Service staff throughout the assigned Division/Office.
- As an administrative focal point, provide guidance and assistance and/or backup to other administrative or office support staff. Plan efficient office space allocation.
- Contribute to the development, implementation or enhancement of activities and process improvement initiatives.

Competencies and Expertise

**Core Competencies**(Competency Framework)

**Name**

**Definition**
- Communication- Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.- Achieving Results- Takes initiative in defin

  • Programme Associate

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Programme Associate (DGO)(G6) - (2024/0572 (249435)) Organization: ORDG-Offices Reporting to the Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-09, 9:09:22 AM Closing Date: 2024-10-30, 5:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive...

  • Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Finance Assistant (Accounts Payable)(G6) - (2024/0554 (000651)) Organization: MTBF- Unit C Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-02, 7:59:35 AM Closing Date: 2024-10-23, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Community Associate

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Regus Vollzeit

    **Empfangsmitarbeiter / Receptionist (m/w/d)** In mehr als **3.300 **Standorten in **120** Ländern und über **1.100** Städten weltweit können Geschäftspartner und Unternehmen aus allen Branchen in unseren Businesscentern arbeiten - wo, wie oder wann immer sie möchten. In Österreich betreibt IWG über **23 **Business Center in **4** Städten. **Zur...

  • Postgraduate Research Associate

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität Für Bodenkultur Vollzeit

    Job Title: Postgraduate Research AssociateWe are seeking a highly motivated Postgraduate Research Associate to join our team at the BOKU Core Facilities, Core Facility Biomolecular & Cellular Analysis.Responsibilities:Contribute to a high-tech research laboratory with a focus on biochemical/biophysical data interpretationSupport users in generating and...

  • Postgraduate Research Associate

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität Für Bodenkultur Vollzeit

    Job Title: Postgraduate or Postdoctoral Research AssociateWe are seeking a highly motivated and experienced Postgraduate or Postdoctoral Research Associate to join our team at the BOKU Core Facilities, Core Facility Biomolecular & Cellular Analysis.Responsibilities:Contribute to a high-tech research laboratory with a focus on interpreting...

  • Postgraduate Research Associate

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität Für Bodenkultur Vollzeit

    Job Title: Postgraduate Research AssociateWe are seeking a highly motivated and experienced Postgraduate Research Associate to join our team at BOKU - Universität Für Bodenkultur. The successful candidate will be responsible for managing and supporting projects and activities with customers from academia and industry.Key Responsibilities:Lead and manage...

  • Front Office Associate

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Rosewood Vienna Vollzeit

    JobbeschreibungRosewood Vienna ist ein luxuriöses Hotel in der Wiener Innenstadt, das sich durch seine elegante Architektur und seine exzellente Betreuung auszeichnet. Wir suchen einen Front Office Associate, der sich für die perfekte Gastfreundschaft einsetzt und unsere Gäste mit einem hohen Maß an Professionalität und Diskretion...

  • Associate Legal Officer

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Osce Vollzeit

    Job Title: Associate Legal OfficerThe OSCE is seeking a highly skilled and experienced Associate Legal Officer to join its Office of Legal Affairs. The successful candidate will provide general legal support and advice to OSCE field operations and institutions, with a focus on public international law, financial and contractual matters, and legal issues...

  • After Sales Associate

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Cartier Vollzeit

    Referenzcode: 93403**After Sales Associate (m/w/d) Wien**: - Wien, 9, AT- PermanentDie Geschichte von Cartier basiert auf Mut und Leidenschaft. Seit über 170 Jahren leben wir den kühnen Pioniergeist, der Teams aus allen Berufsfeldern in den Boutiquen, Werkstätten und Geschäftsstellen inspiriert. Mehr als 9000 Kollegen mit 105 Nationalitäten sind...

  • Marketing Associate Immunologie

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Sie sind eine dynamische, anpassungsfähige und selbstmotivierte Person, die schnell neue Fähigkeiten erlernt und nach einer fachlichen sowie persönlichen Weiterentwicklung im Bereich Pharmamarketing strebt? Dann könnte diese Position für Sie von Interesse sein.Unser Kunde, ein führendes und innovatives Unternehmen in der pharmazeutischen Branche,...

  • Senior Policy Support Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    **Background**: The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence - and security-building measures, human rights, combating human trafficking, national minorities,...

  • Marketing Associate im Pharmabereich

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Sie sind eine dynamische, anpassungsfähige und selbstmotivierte Person, die eine schnelle Auffassungsgabe besitzt und nach Möglichkeiten zur fachlichen sowie persönlichen Weiterentwicklung im Bereich Pharmamarketing sucht? Dann könnte diese Position für Sie von Interesse sein.Unser Klient, ein international agierendes, innovatives Unternehmen in der...

  • Marketing Associate im Pharmabereich

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Sie sind eine dynamische, anpassungsfähige und selbstmotivierte Persönlichkeit, die schnell neue Kenntnisse erwirbt und eine fachliche sowie persönliche Weiterentwicklung im Bereich Pharmamarketing anstrebt? Dann könnte diese Position für Sie von Interesse sein.Unser Klient, ein global führendes und innovatives Unternehmen in der pharmazeutischen...

  • Postgraduate Research Associate

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität Für Bodenkultur Vollzeit

    Job DescriptionWe are seeking a highly skilled Postgraduate or Postdoctoral Research Associate to join our team at the BOKU Core Facilities, Core Facility Biomolecular & Cellular Analysis.Key ResponsibilitiesContribute to a high-tech research laboratory with a focus on interpreting biochemical/biophysical dataProvide scientific support to users in the fields...

  • Clinical Research Associate

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich ABBVIE Vollzeit

    Als **Clinical Research Associate** nehmen Sie bei der Umsetzung globaler klinischer Prüfungen unserer Arzneimittel und Medizinprodukte eine Schlüsselrolle ein. Neben Ihrem exzellenten Organisationstalent, Ihrer offenen Persönlichkeit und Flexibilität sind Ihr analytisches Denkvermögen, ausgezeichnete soziale Kompetenz und Überzeugungskraft gefragt. -...

  • Sales Associate

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Van Cleef & Arpels Vollzeit

    Referenzcode: 100899**Sales Associate (m/w/d) Van Cleef & Arpels Boutique Wien**: - Wien, 9, AT- Permanent**Wer sind wir?** Als renommierte Maison der Haute Joaillerie mit einem reichen Erbe, fördert Van Cleef & Arpels herausragendes Know-how in einem inspirierenden und kreativen Arbeitsumfeld. Wir sind auf der Suche nach Talenten, die mit großer...

  • Associate Events

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Associate Events & Public Information Officer(P2) - (2024/0564 (249295)) Organization: OPIC-Media, Multimedia and Public Outreach Section Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-08, 3:32:50 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 12 Contract Type: Temporary Assistance -...

  • Brand Associate Pharmaindustrie

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Brand Associate Pharmaindustrie (alle Geschlechter)Wir suchen eine engagierte und ambitionierte Persönlichkeit, die Teil unseres erfolgreichen Teams am Standort in Wien werden möchte.Ihr spannendes AufgabengebietUnterstützung des Brand Teams Immunologie in der Entwicklung und Umsetzung sämtlicher Marketing Aktivitäten und bei der Erledigung des...

  • Marketing Associate Immunologie

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Sie sind eine dynamische, anpassungsfähige und selbstmotivierte Person, die schnell neue Fähigkeiten erlernt und nach Möglichkeiten zur fachlichen sowie persönlichen Weiterentwicklung im Bereich Pharmamarketing sucht? Dann könnte diese Position genau das Richtige für Sie sein.Unser Kunde, ein international führendes, innovatives Unternehmen in der...

  • Clinical Research Associate I

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich ABBVIE Vollzeit

    AbbVies Mission ist es innovative Medikamente zu entdecken, die im Heute schwerwiegende Gesundheitsprobleme lösen und die medizinischen Herausforderungen von morgen angehen. Wir streben danach, in verschiedensten therapeutischen Schlüsselbereichen einen bemerkenswerten Einfluss auf das Leben der Menschen auszuüben: Immunologie, Onkologie,...