Mitarbeiter:in Für Besucherservice- Und Backoffice

vor 6 Monaten


Wien, Österreich Liechtenstein Gruppe Vollzeit

Die **Liechtenstein Gruppe **ist eine Unternehmensgruppe im Besitz der Stiftung Fürst Liechtenstein und die Dachmarke für das **GARTEN- und STADTPALAIS Liechtenstein**.

Seit über 300 Jahren sind diese beiden Palais der fürstlichen Familie fest verwurzelt in der Geschichte Wiens. Beide Häuser sind exklusive und beliebte Veranstaltungslocations und beherbergen Teile der privaten Kunstsammlung des Fürsten von und zu Liechtenstein.

Die Besichtigung unserer Palais ist ausschließlich über die Buchung von Führungen möglich. Ausgewählte Kunstvermittler:innen führen unsere Gäste durch die beeindruckenden Räumlichkeiten und geben spannende Einblicke in 400 Jahre Sammeltradition einer der bedeutendsten Kunstsammlungen der Welt.

**Unser erfahrenes Event-Team sucht Sie ab sofort als Schnittstelle zwischen Eventabteilung, Kunstvermittlern und Kunden für folgende Position**:
**Besucherservice
- und Backoffice-Management**

Wien | Vollzeit | Mo-Fr 9-17 Uhr | ab sofort

***

**AUFGABEN IM BESUCHERSERVICE**
- Professionelle und eigenständige Vermarktung, Planung und Betreuung von Führungen durch die Fürstlichen Sammlungen
- Betreuung der Führungsgäste vor Ort
- Selbstverantwortliche Betreuung von KunstvermittlerInnen
- Personaleinteilung, An
- und Abmeldung sowie Abrechnung der KunstvermittlerInnen
- Erstellung von Angeboten und Verträgen
- Betreuung und Organisation von Kundenanfragen (Besucherservice, Event)
- Akkreditierungen Fremdenführer
- Urlaubsvertretung bei Bedarf

**AUFGABEN IM BACKOFFICE**
- Eigenständige Führung und Organisation des Backoffice
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Eventabteilung
- Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Schriftverkehr/E-Mailkorrespondenz
- Empfang und Bewirtung von Kunden und Besuchern
- Terminplanung und -koordination
- Proaktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung durch zuverlässige Erledigung administrativer und organisatorischer Agenden
- Vorbereitung von Präsentationsunterlagen und anderen Projektunterlagen
- Pflege und Ergänzung der Datenbank (Erfassung von Kunden
- und Partnerkontakten)
- Bestellwesen
- Kassenführung und Rechnungskontrolle
- Schnittstelle zu anderen Abteilungen sowie definierten externen Stellen
- Steuerung, Briefing und Monitoring externer Dienstleister und Aushilfen
- Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen
- Unterstützung bei Eigenveranstaltungen bei Bedarf

**ANFORDERUNGEN**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HBLA, kaufmännische Lehre o.ä.) mit fundierter Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. im Office Management
- Ausbildung im Bereich Event-/ Veranstaltungsmanagement, Tourismus, Kunst und-Kulturmanagement von Vorteil
- Hohes Maß an Eigenständigkeit, Teamfähigkeit, Organisationstalent, Flexibilität Stressresistenz, Kommunikationsstärke und Lernbereitschaft
- Überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Repräsentatives, höfliches und kundenorientiertes Auftreten
- Sehr gute MS-Office und Mac-Kenntnisse
- Ausgezeichnete Deutsch
- und Englischkenntnisse (Wort & Schrift), weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Kunsthistorisches Interesse von Vorteil

**ARBEITSBEDINGUNGEN, DIE INSPIRIEREN**
- Direkter Kundenkontakt und hohe Eigenverantwortung (nach der ersten Einschulungsphase)
- Eingliederung in ein motiviertes und hilfsbereites Team
- Zentral gelegenes Büro im Areal des Gartenpalais im 9. Bezirk
- Ein exklusives Arbeitsumfeld und freundliches Arbeitsklima bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zielorientiert und selbstständig umzusetzen.

Die Anstellung (Vollzeit, 40h-Woche, kein All-In-Vertrag) ist auf ein Jahr befristet mit der Option auf Verlängerung des Dienstverhältnisses bei erfolgreicher Zusammenarbeit.

Das Mindestbruttogehalt für diese Position beträgt € 2.600,-. Die Bereitschaft zur Überzahlung ist bei entsprechender Qualifikation gegeben.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung Bitte laden Sie Ihren Lebenslauf, ein kurzes Anschreiben und ggf weitere Unterlagen in unserem Bewerbungsportal hoch.

**KONTAKT**

Frau Gabriela Ogoralek, BA
Leitung Event Management & Marketing
Fürstengasse 1
1090 Wien



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