Executive Assistant

vor 3 Monaten

Wien, Österreich Lingvano GmbH Vollzeit

Lingvano’s mission is to break down language barriers and build bridges between Deaf and hearing people. The way we do that is by creating easy-to-use Sign Language courses for real-life situations.

We're looking for an Executive Assistant & Allrounder to take part in our journey of delivering the best digital sign language education in the world by ensuring seamless operations and processes across the organization.

Tasks
- Be the first contact point and host for external contacts such as suppliers, vendors, and visitors.
- Coordinate processes with external entities (AUVA, AMS, lawyers, etc.).
- Manage accounting functions (such as issuing invoices, billing travel expenses, payroll).
- Oversee office infrastructure, supplies, IT equipment, and administrative tasks.
- Handle company mail administration and manage team calendars (including vacations, business trips, remote work, etc.).
- Plan and execute internal company events and business trips.
- Collaborate with and manage sign language interpreters to facilitate seamless communication.
- Promote and support efficient collaboration within the team, including day-to-day business operations and process management (e.g. working time records).
- Manage administrative tasks related to employee onboarding and offboarding.

**Requirements**:

- Several years of experience in a similar role.
- Proficiency in both German and English, with the ability to effectively communicate with different stakeholders.
- Proficiency in Austrian Sign Language is a bonus.
- Financial expertise in managing accounting functions.
- Proficiency in digital tools (e.g., Asana, G-Suite, Slack) and technologies, or a strong willingness to learn and adapt to them.
- Excellent time management skills and the ability to multitask and prioritize work.
- A structured and independent work style, along with a hands-on mentality, quick learning, and strong organizational skills.
- Enthusiasm about learning new things and thriving in a fast-paced environment.

**Benefits**:

- Start-up flair with flat hierarchies: Participate in building a successful business with a clear social impact.
- Flexible working + remote work: Work-life balance matters You choose your working hours within our flexible working scheme.
- Learning & Development: We offer you up to 10% of your weekly working time for personal and professional development.
- Diversity & Inclusion: We live diversity Lingvano consists of an international team of Deaf, hard of hearing, and hearing employees.
- Free Sign Language classes: Do you already know a sign language or are super motivated to learn one? Once a week, you can attend our Beginners/Advanced classes for free.
- Financial support for your commute: We will financially support your eco-friendly commute with an (e-)bike or public transport.

This is a part-time position with a minimum of 20-25 hours per week for an immediate start.

The working hours are flexible, but availability in the office, primarily from Monday to Wednesday, is required, aligning with the tasks and needs of the role. The gross minimum salary based on 40 hours per week is € 40.000 per year. Depending on your qualifications and experience, a higher salary is very likely.

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine kapitalstarke nationale und internationale Immobilien-Investmentgruppe, die in ausgewählten Märkten präsent ist. Spektakuläre und zukunftsweisende Projekte sind seit Generationen das Markenzeichen. Hochwertige Architektur in besten Lagen ist ein wichtiger Aspekt unserer Arbeit. Wir suchen nach einem erfahrenen Executive...

  • Executive Assistant Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Courtyard by Marriott Vienna PraterMesse Vollzeit

    Executive Assistant ManagerWir suchen eine sorgfältige und zahlenaffine Persönlichkeit als Executive Assistant Manager (m/w/d) für unser Admin-Team.Aufgaben und Verantwortlichkeiten:Repräsentation des Hotels gegenüber Gästen, Lieferanten, Kooperationspartnern und unseren MitarbeiternKommunikation mit Behörden und anderen externen...

  • Executive Assistant Manager

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Courtyard by Marriott Vienna PraterMesse Vollzeit

    Executive Assistant ManagerWir suchen eine sorgfältige und zahlenaffine Persönlichkeit als Executive Assistant Manager (m/w/d) für unser Admin-Team.Aufgaben und Verantwortlichkeiten:Repräsentation des Hotels gegenüber Gästen, Lieferanten, Kooperationspartnern und unseren MitarbeiternKommunikation mit Behörden und anderen externen PartnernVerwaltung...

  • Global Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Regional Director in a fast-paced and dynamic environment.Key Responsibilities:Oversee and manage the coordination and execution of various projects, ensuring alignment with company objectives.Provide high-level administrative support, including...

  • Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Wien, Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Regional Director in a fast-paced and dynamic environment.Key Responsibilities:Oversee and manage the coordination and execution of various projects, ensuring alignment with company objectives.Provide high-level administrative support, including...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine kapitalstarke nationale und internationale Immobilien-Investmentgruppe mit einer langen Geschichte. Sie ist bekannt für ihre spektakulären und zukunftsweisenden Projekte, die in ausgewählten Märkten präsent sind. Hochwertige Architektur in besten Lagen ist ihr Markenzeichen.Als Executive Assistant bei DWL Consulting werden...

  • Executive Assistant to Executive Management

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Western Union Vollzeit

    Requires a minimum of 7-10 years of progressively responsible administrative experience. Reports to a Senior Executive (EVP). **Executive Assistant - Vienna, Austria** Do you thrive on working in an environment where the customer is your top priority? Are you a tenacious problem solver, someone who enjoys working in a fast-paced organization, and strives...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Dynamo Technologies Vollzeit

    We are looking for an organized, methodical, and passionate Executive Assistant to support Dynamo's CEO. This opportunity allows you to work closely with the leadership team of a growing company with a vibrant work culture. The primary location for this role is our HQ in Tyson's / Vienna, VA. **Duties/ Responsibilities** - Performs various secretarial,...

  • Executive Assistant Housekeeper

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Wien Vollzeit

    Hotel Sacher Wien: Einzigartige Erfahrung in der HaushaltsführungWir suchen eine erfahrene und engagierte Assistant Executive Housekeeper, die sich für die Haushaltsführung in unserem luxuriösen Hotel begeistert. Als Teil unseres Teams werden Sie sich um die Erhaltung unseres hohen Service- und Qualitätstandards kümmern.Verantwortlichkeiten:Die...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    Fulltime Vienna AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d). In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Snapchat Vollzeit

    Snap Inc is a technology company. We believe the camera presents the greatest opportunity to improve the way people live and communicate. Snap contributes to human progress by empowering people to express themselves, live in the moment, learn about the world, and have fun together. The Company’s three core products are Snapchat , a visual messaging app...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich BLOCKBASE Vollzeit

    Are you ready to shape the future of energy? Blockbase is an energy transition technology company that helps prevent blackouts and heating homes with clean energy. We are a young international company headquartered in Vienna, with subsidiaries in Sweden and Hong Kong. As a skilled Executive Assistant, you will play a critical role in ensuring the smooth...

  • Executive Assistant Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Courtyard by Marriott Vienna PraterMesse Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Admin - Teams suchen wir ab sofort eine sorgfältige und zahlenaffine Persönlichkeit als Executive Assistant Manager (m/w/d) Anstellungsart: Vollzeit Repräsentation des Hotels gegenüber Gästen, Lieferanten, Kooperationspartnern und unseren Mitarbeitern Kommunikation mit Beh... Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    **Location: Austria, Wien & Brunn/Gebirge**: **The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity,...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene und engagierte Executive Assistant, die sich in einer dynamischen und innovativen Unternehmensgruppe einbringen möchte. Als rechte Hand des Geschäftsführers werden Sie Teil eines engagierten Teams sein und sich auf die Unterstützung in administrativen, organisatorischen und privaten Belangen...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben Erstellung von Berichten und Präsentationen in...

  • Junior Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    **One World, One Philosophy, One Family** - das ist BESTSELLER. Als familiengeführtes internationales Modeunternehmen, gegründet 1975 in Dänemark, beschäftigt BESTSELLER heute weltweit mehr als 18.000 Mitarbeiter, die unsere Marken wie VERO MODA, JACK & JONES, ONLY, ONLY & SONS, VILA, SELECTED, NAME IT, MAMA LICIOUS und PIECES entwickeln und in...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

    Unser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    **Location**: Austria, Wien & Brunn/Gebirge The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity,...