Executive Assistant

vor 5 Monaten

Wien, Österreich d-fine GmbH Vollzeit

**Vertragslaufzeit**: unbefristet
**Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit
**Einsatzort**: Wien, teilweise remote
**Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Unser Team in Wien wächst stetig und sucht daher nach tatkräftiger Verstärkung für unser Office Management. Die unbefristete Stelle als Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll
- oder Teilzeit (ab 25 Stunden / Woche) zu besetzen. In dieser sehr abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinatorische sowie kommunikative Aufgaben. Die Position erfordert ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und (virtueller) Teamarbeit.

Aufgaben

**Office Administration / Management**
- Unterstützung des Executive Office im Tagesgeschäft
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Vorbereitung von Meetingräumen, Gästebewirtung usw.
- Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Regelwerken (Organisationshandbuch, Reisekostenrichtlinie etc.)

**Personaladministration**
- Anlage der Kandidatenprofile im Bewerbungsadministrationstool (d.vinci) inkl. Prüfung auf Vollständigkeit und einem ersten Screening
- Terminvereinbarung von Bewerbungsgesprächen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufs
- oder Sekretariatsausbildung, alternativ einschlägiges Studium
- Idealerweise bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse
- Fundierte MS Office Kenntnisse
- Professionelles Auftreten und Teamgeist
- Hohes Maß an Selbständigkeit sowie Organisations
- und Koordinationsstärke
- Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Wien mit der Möglichkeit, teilweise auch remote zu arbeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Workation, Teilzeit)
- Attraktive Sozialleistungen (Jobticket, Verpflegungszuschuss, Unfallversicherung etc.)
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
- Tolle Mitarbeitenden-Events

Unser Unternehmen unterliegt dem „Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting“. Es gilt die Verwendungsgruppe III, in der ein Bruttomonatsgehalt auf Basis Vollzeit von EUR 2.179,18 festgelegt ist. d-fine zahlt deutlich über dem kollektivvertraglichen Minimum.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

**Ihre Ansprechpartnerin**: Herr Raphael Proyer
**Telefon**: +43 1512 179 20

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly skilled and experienced Executive Assistant to join our team at DWL Consulting. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our senior management team, ensuring the smooth operation of our business.Key Responsibilities:Provide administrative support to senior management team...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen erfahrenen Executive Assistant Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Wien. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Der Executive Assistant Housekeeper wird Teil...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Mandarin Oriental, Wien: Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Wien. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und verfügt über 151 Gästezimmer und Suiten, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    About the RoleAOP Health is a pioneering company in integrated therapies for rare diseases and critical care. We are seeking an Executive Assistant to join our team in Vienna.Key ResponsibilitiesProvide high-level administrative coordination and support to the CEOs and CoS.Manage day-to-day business activities and strategy-related projects.Keep track of...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich European Society of Radiology Vollzeit

    Job Opportunity at European Society of RadiologyWe are seeking a highly skilled and organized individual to join our Executive Office team as an Executive Assistant. This is a full-time position (38.5 hours) that requires strong communication and organizational skills.Key ResponsibilitiesProvide administrative support to the Executive Director, including...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is a pioneer in integrated therapies for rare diseases and critical care. We are seeking an Executive Assistant to join our team in Vienna.This role involves providing high-level administrative support to our CEOs and CoS, as well as selective support for project management and relationship management activities.Your Key ResponsibilitiesSupport...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper, der sich für die Qualitätssicherung und den reibungslosen Ablauf auf den Etagen einsetzt. Als Teil des Pre-Opening-Teams des Mandarin Oriental, Wien, werden Sie sich um die makellose Gästezimmer und Suiten kümmern und sicherstellen, dass alle Gästeanfragen und...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is a pioneer in integrated therapies for rare diseases and critical care. We are seeking a highly skilled Executive Assistant to join our team in Vienna.This is a full-time position that requires a high level of administrative coordination, project management, and relationship management skills. The successful candidate will provide support to our...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine kapitalstarke nationale und internationale Immobilien-Investmentgruppe, die in ausgewählten Märkten präsent ist. Spektakuläre und zukunftsweisende Projekte sind seit Generationen das Markenzeichen. Hochwertige Architektur in besten Lagen ist ein wichtiger Aspekt unserer Arbeit. Wir suchen nach einem erfahrenen Executive...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Über unsere AuftraggeberUnser Auftraggeber ist eine kapitalstarke nationale und internationale Immobilien-Investmentgruppe mit einer langen Geschichte von Spektakulären und zukunftsweisenden Projekten. Hochwertige Architektur in besten Lagen ist ihr Markenzeichen.Die RolleAls Executive Assistant werden Sie Teil eines erfahrenen Teams und unterstützen...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Mandarin Oriental, Wien: Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Wien. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und bietet 151 Gästezimmer und Suiten, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens...

  • Global Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Executive Housekeeper, der sich unserer luxuriösen Residenzen in Wien anschließen möchte.Aufgaben und VerantwortlichkeitenQualitätssicherung durchführen und sicherstellen, dass alle Gästezimmer und Suiten den höchsten Standards entsprechenDie Operationen auf den...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Executive Housekeeper, der sich für die Erfüllung unserer hohen Standards und die Gewährleistung eines unvergleichlichen Gastereignisses begeistern kann.Aufgaben und VerantwortlichkeitenQualitätssicherung durchführen und sicherstellen, dass alle Gästezimmer und Suiten...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich MANPOWER Vollzeit

    Aufgaben Executive Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist ein führender internationaler Händler und ist auf der Suche nach einem Executive Assistant (w/m/d), um das Team zu unterstützen. Wenn Sie ein offener und bodenständiger Teamplayer sind, der Diskretion, Reife und Flexibilität mitbringt, dann sind Sie hier genau richtig. Ihre Aufgaben: Als Executive...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Hoxton Vienna Vollzeit

    Dein neuer Job bei The Hoxton ViennaWir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die sich für Meetings und Events begeistert und unsere Kunden begeistert. Als Executive Assistant bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und bist für die gesamte Anfragenbearbeitung verantwortlich.Deine Aufgaben:Kundenkommunikation und -betreuungAngebotserstellung...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Regional Director in a fast-paced and dynamic environment.Key Responsibilities:Oversee and manage the coordination and execution of various projects, ensuring alignment with company objectives.Provide high-level administrative support, including...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Regional Director. This is an exciting opportunity for an individual who thrives in a fast-paced, dynamic environment.Key Responsibilities:Oversee and manage the coordination and execution of various projects, ensuring alignment with company...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Hoxton Vienna Vollzeit

    Dein neuer Job bei The Hoxton ViennaWir suchen eine engagierte und organisierte Person, die sich für Meetings und Events begeistert. Als Executive Assistant bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und bist für die gesamte Anfragenbearbeitung verantwortlich. Du pflegst unsere Kundenbeziehungen und triffst sicher dafür, dass unsere Kunden gerne...