Executive Assistant

vor 7 Monaten

Wien, Österreich d-fine GmbH Vollzeit

**Vertragslaufzeit**: unbefristet
**Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit
**Einsatzort**: Wien, teilweise remote
**Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Unser Team in Wien wächst stetig und sucht daher nach tatkräftiger Verstärkung für unser Office Management. Die unbefristete Stelle als Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll
- oder Teilzeit (ab 25 Stunden / Woche) zu besetzen. In dieser sehr abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinatorische sowie kommunikative Aufgaben. Die Position erfordert ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und (virtueller) Teamarbeit.

Aufgaben

**Office Administration / Management**
- Unterstützung des Executive Office im Tagesgeschäft
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Vorbereitung von Meetingräumen, Gästebewirtung usw.
- Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Regelwerken (Organisationshandbuch, Reisekostenrichtlinie etc.)

**Personaladministration**
- Anlage der Kandidatenprofile im Bewerbungsadministrationstool (d.vinci) inkl. Prüfung auf Vollständigkeit und einem ersten Screening
- Terminvereinbarung von Bewerbungsgesprächen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufs
- oder Sekretariatsausbildung, alternativ einschlägiges Studium
- Idealerweise bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse
- Fundierte MS Office Kenntnisse
- Professionelles Auftreten und Teamgeist
- Hohes Maß an Selbständigkeit sowie Organisations
- und Koordinationsstärke
- Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Wien mit der Möglichkeit, teilweise auch remote zu arbeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Workation, Teilzeit)
- Attraktive Sozialleistungen (Jobticket, Verpflegungszuschuss, Unfallversicherung etc.)
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
- Tolle Mitarbeitenden-Events

Unser Unternehmen unterliegt dem „Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting“. Es gilt die Verwendungsgruppe III, in der ein Bruttomonatsgehalt auf Basis Vollzeit von EUR 2.179,18 festgelegt ist. d-fine zahlt deutlich über dem kollektivvertraglichen Minimum.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

**Ihre Ansprechpartnerin**: Herr Raphael Proyer
**Telefon**: +43 1512 179 20

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

  • Global Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich DaoPay Vollzeit

    **Be the Backbone of Leadership at DaoPay** Are you an organizational powerhouse, a multitasking guru, and someone who thrives under pressure? Join DaoPay, a global innovator in payment solutions, as we continue to break boundaries. We're looking for a C-Level Executive Assistant to support our leadership team and help them stay one step ahead. With options...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0570 (010616)) Organization: TC-Department of Technical Cooperation Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-09, 12:08:35 AM Closing Date: 2024-10-30, 5:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0577 (014621)) Organization: NSNI-Division of Nuclear Installation Safety Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-01, 5:02:34 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Dynamo Technologies Vollzeit

    We are looking for an organized, methodical, and passionate Executive Assistant to support Dynamo's CEO. This opportunity allows you to work closely with the leadership team of a growing company with a vibrant work culture. The primary location for this role is our HQ in Tyson's / Vienna, VA. **Duties/ Responsibilities** - Performs various secretarial,...

  • Executive Assistant(G6)

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G6) - (2024/0646 (009845)) Organization: SG-Office of the Deputy Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-12-03, 1:55:18 AM Closing Date: 2024-12-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    Fulltime Vienna AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d). In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Snapchat Vollzeit

    Snap Inc is a technology company. We believe the camera presents the greatest opportunity to improve the way people live and communicate. Snap contributes to human progress by empowering people to express themselves, live in the moment, learn about the world, and have fun together. The Company’s three core products are Snapchat , a visual messaging app...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit € 2.398

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Luxushotel Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Wien Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen eine fähige und motivierte Person für die Stelle eines Luxushotel Executive Assistants bei uns im Hotel Sacher Wien. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Unterstützung unseres Housekeeping-Teams und die Gewährleistung, dass unsere Gäste einen unvergleichlichen Service erleben.Aufgaben und...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    **Location: Austria, Wien & Brunn/Gebirge**: **The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity,...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit € 2.398

    Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden. *** The 17 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben Erstellung von Berichten und Präsentationen in...

  • Executive Assistant to CEO

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About Prewave GmbHWe are a pioneering AI company in Supply Chain Risk Management, dedicated to unlocking unprecedented efficiency, transparency, and resilience for our clients.We operate in multiple languages, analyzing traditional and social media to predict risks and disruptions worldwide. Our solutions help clients achieve sustainable supply chains and...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0484 (016546)) Organization: OLA-Office of Legal Affairs Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-08-16, 5:36:49 AM Closing Date: 2024-08-30, 4:59:00 PM Duration in Months: 12 Contract Type: Temporary Assistance - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

    Unser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Anantara Holding GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant (m/w/d)***: **Standort**: Wien**: Vollzeit **McSHARK** ist seit 2014 **der größte Apple Premium Reseller Österreichs** und kompetenter Ansprechpartner für B2C und B2B Kund:innen. In 17 Stores, sowie im eigenen Onlineshop, wird die gesamte Produktwelt von Apple und eine Vielzahl an Services geboten. **Deine Aufgaben**: - Du...