Executive Assistant
vor 3 Wochen
**Vertragslaufzeit**: unbefristet
**Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit
**Einsatzort**: Wien, teilweise remote
**Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.
Unser Team in Wien wächst stetig und sucht daher nach tatkräftiger Verstärkung für unser Office Management. Die unbefristete Stelle als Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll
- oder Teilzeit (ab 25 Stunden / Woche) zu besetzen. In dieser sehr abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinatorische sowie kommunikative Aufgaben. Die Position erfordert ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und (virtueller) Teamarbeit.
Aufgaben
**Office Administration / Management**
- Unterstützung des Executive Office im Tagesgeschäft
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Vorbereitung von Meetingräumen, Gästebewirtung usw.
- Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Regelwerken (Organisationshandbuch, Reisekostenrichtlinie etc.)
**Personaladministration**
- Anlage der Kandidatenprofile im Bewerbungsadministrationstool (d.vinci) inkl. Prüfung auf Vollständigkeit und einem ersten Screening
- Terminvereinbarung von Bewerbungsgesprächen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufs
- oder Sekretariatsausbildung, alternativ einschlägiges Studium
- Idealerweise bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse
- Fundierte MS Office Kenntnisse
- Professionelles Auftreten und Teamgeist
- Hohes Maß an Selbständigkeit sowie Organisations
- und Koordinationsstärke
- Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Wien mit der Möglichkeit, teilweise auch remote zu arbeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Workation, Teilzeit)
- Attraktive Sozialleistungen (Jobticket, Verpflegungszuschuss, Unfallversicherung etc.)
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
- Tolle Mitarbeitenden-Events
Unser Unternehmen unterliegt dem „Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting“. Es gilt die Verwendungsgruppe III, in der ein Bruttomonatsgehalt auf Basis Vollzeit von EUR 2.179,18 festgelegt ist. d-fine zahlt deutlich über dem kollektivvertraglichen Minimum.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung
**Ihre Ansprechpartnerin**: Herr Raphael Proyer
**Telefon**: +43 1512 179 20
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit**The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...
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Global Executive Assistant
vor 3 Wochen
Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH VollzeitWe are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich Globe personal services GmbH VollzeitUnser Auftraggeber, ein international agierendes Unternehmen (Fokus Europa, USA und Asien) ist einer der führenden Dienstleister im Bereich Clinical Trial Supply im Life Science Bereich. Er bietet seinen Kunden eine einzigartige Kombination von Logistikdienstleistungen an, welche die gesamte Lieferkette klinischer Studien, von der Beschaffung und...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich Otti & Partner VollzeitSuchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und Präsentationen in...
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Global Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH VollzeitWe are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you'll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You'll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH VollzeitFulltimeViennaAOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d).In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication VollzeitLocation:Austria, Wien & Brunn/Gebirge:The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich DWL Consulting VollzeitUnser Auftraggeber zählt zu den führenden Immobilien-Investmentgesellschaften in Österreich und Mitteleuropa. Als Unternehmensgruppe werden institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis hin zum Asset Management angeboten. Zur...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich Speedinvest VollzeitAbout Speedinvest:Speedinvest is a leading early-stage venture capital firm with more than €1 billion AuM and 40 investors based in Berlin, London, Munich, Paris, and Vienna. Our dedicated sector-focused teams are the first to fund Europe's most innovative technology startups and our in-house operational experts are on-hand to offer founders ongoing...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Wien, Österreich TourRadar GmbH VollzeitTourRadar is a Series D, venture-backed Adventure Booking Platform disrupting a $200 billion industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market and sell their organised adventures to travellers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide. Traditionally, booking...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner VollzeitUnser Kunde ist ein weltweit agierender und überaus erfolgreicher Konzern. Aufgrund des stetigen Wachstumskurses wird zur Verstärkung des erfolgreichen Teams die neu geschaffene Position des Executive Assistant (f/m/d) für den Konzernvorstand gesucht. Es erwartet Sie dort ein höchst spannendes und komplexes Aufgabenfeld ganz nah am Vorstand mit...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication VollzeitLocation: Austria, Wien & Brunn/GebirgeThe executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich Otti & Partner VollzeitUnser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...
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Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich PAIR Finance VollzeitBereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...
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Executive Assistant(G5)
vor 2 Monaten
Wien, Österreich International Atomic Energy Agency VollzeitExecutive Assistant(G5) - (2023/0505 (003795)) Organization: MTHR-Division of Human Resources Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-07-27, 10:29:06 AM Closing Date: 2023-08-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...
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Executive Assistant(G5)
vor 4 Wochen
Wien, Österreich International Atomic Energy Agency VollzeitExecutive Assistant(G5) - (2023/0182 (000330)) Organization: MTBF-Division of Budget and Finance Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-03-08, 6:40:38 AM Closing Date: 2023-04-05, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...
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Executive Assistant(G5)
Vor 7 Tagen
Wien, Österreich International Atomic Energy Agency VollzeitExecutive Assistant(G5) - (2024/0319 (020127)) Organization: SG-Section for Safeguards Programme Coordination Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-06-18, 8:36:09 AM Closing Date: 2024-07-09, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive...
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Executive Personal Assistant
Vor 5 Tagen
Wien, Wien, Österreich PXP Financial VollzeitWorking Model: Hybrid WorkingEmployment status: Full-time, Temporary.Working hours: Monday to Friday, 9:00am – 5:30pm.Office Location: Vienna, AustriaIn this role you will add value to PXP by:The Executive Personal Assistant provides comprehensive support to the CEO, ensuring the efficient operation of the executive office. They are responsible for...
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Executive Assistant Mit Sportspirit
Vor 5 Tagen
Wien . Bezirk (Meidling), W, Österreich FIMA Sportstudio Management VollzeitEINMALIGE KARRIERE BEI FITINN: EXECUTIVE ASSISTANT MIT SPORTSPIRIT (W/M/D)Du liebst ein dynamisches, innovatives Umfeld? Du bist ein smartes Organisationstalent und möchtest einen erfolgreichen Unternehmer auf seinem Weg begleiten? Dann bewirb dich als Executive Assistant mit Sportspirit (w/m/d) und werde Teil eines professionellen Verwaltungsteams. In...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Wien, Österreich Manpower VollzeitUnser Auftraggeber, ein internationales Unternehmen mit Sitz in Wien, sucht nach einer erfahrenen "Executive Assistant (w/m/d)". Diese Rolle bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, Ihre berufliche Laufbahn auf die nächste Stufe zu heben, sondern eröffnet Ihnen auch Tore zu neuen Herausforderungen und Chancen.**Ihr Tätigkeitsbereich**: - Unterstützung...
