Executive Assistant

vor 6 Monaten

Wien, Österreich Lingvano GmbH Vollzeit

Gebärdensprache ist der Schlüssel für soziale Inklusion von Gehörlosen. Lingvano’s Mission ist es, Brücken zu bauen und Kommunikation auf Augenhöhe zu ermöglichen. Um das zu erreichen, entwickeln wir benutzer\*innenfreundliche und kostengünstige Online-Kurse für Gebärdensprachen.

Wir suchen eine Person für die Stelle als Executive Assistant & Allrounder, die uns bei unserem Ziel unterstützt, die beste digitale Gebärdensprachbildung der Welt zu liefern, indem sie für reibungslose Abläufe und Prozesse im Unternehmen sorgt.

Tasks
- Du koordinierst Prozesse mit externen Einrichtungen (AUVA, AMS, Anwält\*innen, etc.).
- Du führst Buchhaltungsaufgaben durch (Sammeln & Kategorisieren von Rechnungen, Ausstellen von Rechnungen, Abrechnung von Reisekosten, Gehaltsabrechnung).
- Du bist verantwortlich für eine optimale Büroinfrastruktur, Beschaffung von Versorgungsmaterialien, IT-Ausstattung und dazugehörige Verwaltungsaufgaben.
- Du betreust unseren Office E-Mail-Account und hast den Überblick über Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaube, Dienstreisen und Remote Work des gesamten Teams.
- Du planst und organisierst Firmenveranstaltungen und Geschäftsreisen.
- Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Gebärdensprachdolmetscher\*innen, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.
- Du förderst und unterstützt eine effiziente Zusammenarbeit im Team, damit tägliche Abäufe und Prozesse reibungslos funktionieren.
- Du führst administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem On
- und Offboarding von Mitarbeiter\*innen durch.
- Du bist die erste Ansprechperson für externe Kontakte wie Besucher\*innen und Lieferfirmen.

**Requirements**:

- Du hast mehrere Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.
- Du hast ausgezeichnete Kenntnisse in Deutsch und Englisch mit der Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren.
- Du hast gute Finanzkenntnisse im Bereich der Buchhaltungsfunktionen.
- Du hast einen sicheren Umgang mit digitalen Tools (z. B. Asana, G-Suite, Slack) und Technologien oder eine ausgeprägte Bereitschaft, dich schnell in diese einzuarbeiten.
- Du hast ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten und es fällt dir leicht mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
- Du hast eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise, gepaart mit einer Hands-on Mentalität, schneller Auffassungsgabe und starken organisatorischen Fähigkeiten.
- Du bringst Begeisterung für das Erlernen neuer Dinge mit und es macht dir Spaß in einem schnelllebigen Umfeld zu agieren.
- Kenntnisse der Österreichischen Gebärdensprache sind ein Plus.

**Benefits**:

- Start-up-Flair mit flachen Hierarchien: Beteilige dich am Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens mit klarer sozialer Wirkung.
- Flexible Arbeitszeiten + Remote Work: Work-Life-Balance ist uns wichtig Du wählst deine Arbeitszeiten innerhalb unseres flexiblen Arbeitszeitmodells.
- Lernen & Entwicklung: Wir bieten dir bis zu 10% deiner wöchentlichen Arbeitszeit für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
- Vielfalt & Inklusion: Wir leben Vielfalt Lingvano besteht aus einem internationalen Team von gehörlosen, schwerhörigen und hörenden Mitarbeiter\*innen.
- Kostenlose Gebärdensprachkurse: Kennst du bereits eine Gebärdensprache oder bist hochmotiviert, eine zu lernen? Einmal pro Woche kannst du kostenlos an unserem Anfänger-/Fortgeschrittenenkurs teilnehmen.
- Finanzielle Unterstützung für deinen Arbeitsweg: Wir unterstützen dich finanziell bei deinem umweltfreundlichen Arbeitsweg mit einem (E-)Bike oder einer Wiener Linien Jahreskarte.

Dies ist eine Teilzeitstelle mit einem Minimum von 20-25 Stunden pro Woche und sofortigem Einstieg.

Die Arbeitszeiten sind flexibel einteilbar. Arbeitstage in unserem Büro sind von Montag bis Mittwoch und Remote Work muss mit den Aufgaben und Anforderungen der Rolle abgestimmt werden. Das Bruttomindestgehalt basierend auf 40 Stunden pro Woche beträgt € 40.000 pro Jahr. Abhängig von deinen Qualifikationen und Erfahrungen ist ein höheres Gehalt sehr wahrscheinlich.

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is a pioneer in integrated therapies for rare diseases and critical care. We are seeking a highly skilled Executive Assistant to join our team in Vienna.This is a full-time position that requires a high level of administrative coordination, project management, and relationship management skills. The successful candidate will provide support to our...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

  • Global Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich MANPOWER Vollzeit € 45.000

    Executive Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist ein führender internationaler Händler und ist auf der Suche nach einem Executive Assistant (w/m/d), um das Team zu unterstützen. Wenn Sie ein offener und bodenständiger Teamplayer sind, der Diskretion, Reife und Flexibilität mitbringt, dann sind Sie hier genau richtig. Ihre Aufgaben: Als Executive Assistant...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich DaoPay Vollzeit

    **Be the Backbone of Leadership at DaoPay** Are you an organizational powerhouse, a multitasking guru, and someone who thrives under pressure? Join DaoPay, a global innovator in payment solutions, as we continue to break boundaries. We're looking for a C-Level Executive Assistant to support our leadership team and help them stay one step ahead. With options...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich MANPOWER Vollzeit

    Aufgaben Profil Wir bieten Executive Assistant (w/m/d) Unser Kunde ist ein führender internationaler Händler und ist auf der Suche nach einem Executive Assistant (w/m/d), um das Team zu unterstützen. Wenn Sie ein offener und bodenständiger Teamplayer sind, der Diskretion, Reife und Flexibilität mitbringt, dann sind Sie hier genau richtig. Ihre Aufgaben:...

  • Executive Assistant to Chief Executive Officer

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About Us at Prewave GmbHWe, at Prewave GmbH, are passionate about promoting ethical business practices and ensuring a sustainable, transparent and resilient supply chain for all. Our AI-powered platform provides tools for clients to understand, analyse and anticipate risks. We take pride in our diverse community from over 35 nationalities, working together...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0570 (010616)) Organization: TC-Department of Technical Cooperation Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-09, 12:08:35 AM Closing Date: 2024-10-30, 5:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0577 (014621)) Organization: NSNI-Division of Nuclear Installation Safety Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-01, 5:02:34 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant to Executive Management

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Western Union Vollzeit

    Requires a minimum of 7-10 years of progressively responsible administrative experience. Reports to a Senior Executive (EVP). **Executive Assistant - Vienna, Austria** Do you thrive on working in an environment where the customer is your top priority? Are you a tenacious problem solver, someone who enjoys working in a fast-paced organization, and strives...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Dynamo Technologies Vollzeit

    We are looking for an organized, methodical, and passionate Executive Assistant to support Dynamo's CEO. This opportunity allows you to work closely with the leadership team of a growing company with a vibrant work culture. The primary location for this role is our HQ in Tyson's / Vienna, VA. **Duties/ Responsibilities** - Performs various secretarial,...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    Fulltime Vienna AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an Executive Assistant (f/m/d). In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support for project management and...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich BLOCKBASE Vollzeit

    Are you ready to shape the future of energy? Blockbase is an energy transition technology company that helps prevent blackouts and heating homes with clean energy. We are a young international company headquartered in Vienna, with subsidiaries in Sweden and Hong Kong. As a skilled Executive Assistant, you will play a critical role in ensuring the smooth...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Snapchat Vollzeit

    Snap Inc is a technology company. We believe the camera presents the greatest opportunity to improve the way people live and communicate. Snap contributes to human progress by empowering people to express themselves, live in the moment, learn about the world, and have fun together. The Company’s three core products are Snapchat , a visual messaging app...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit € 2.398

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden. *** The 17 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden. *** The 17 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the...

  • Luxushotel Executive Assistant

    vor 18 Stunden

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Wien Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen eine fähige und motivierte Person für die Stelle eines Luxushotel Executive Assistants bei uns im Hotel Sacher Wien. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Unterstützung unseres Housekeeping-Teams und die Gewährleistung, dass unsere Gäste einen unvergleichlichen Service erleben.Aufgaben und...