Executive Assistant

vor 4 Wochen

Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit
Jobbeschreibung

Wir suchen einen erfahrenen Executive Assistant, der als rechte Hand des Unternehmenseigentümers agiert und ihn in allen organisatorischen und unternehmensübergreifenden Belangen unterstützt.

Aufgaben
  • Effiziente Entlastung und qualifizierte Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und privaten Belangen
  • Vertrauensperson und kommunikative Schnittstelle zu den internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern
  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses (intern und extern)
  • Weiterleitung von Entscheidungen der Geschäftsführung
  • Bearbeitung des physischen Posteingangs und der Rechnungen der Geschäftsführung
  • Erstellung der Korrespondenz (teils durch Weisung, teils selbstständig)
  • Gesamtes Terminmanagement, wie umfangreiche Termin-/Kalender- und Reiseverwaltung
  • Einladungsmanagement für private Veranstaltungen und Anlässe
  • Organisation von Meetings und Workshops
  • Rechnungsmanagement wie z.B. Kontrolle von Eingangsrechnungen und Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Spesenabrechnungen der Geschäftsführung
  • Vorbereitung und Erstellung diverser Unterlagen und Dokumente
  • Verwaltung von Hotelzimmerkontingenten
  • Sicherstellung eines geordneten und reibungslosen Büroablaufs inklusive Qualitätsmanagement
  • Vorbildfunktion und Ansprechperson für Empfangsmitarbeiter:innen und Assistent:innen
Profil

Fachliche Kompetenzen:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in den o.g. Bereichen oder in der Assistenz mehrerer Geschäftsführer im gehobenen Assistenzbereich
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
  • Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Kompetenzen:

  • Selbstständige, strukturierte, genaue und initiative Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
  • Sehr gute Umgangsformen sowie ausgeprägtes Verantwortungs-, Qualitäts- und Kostenbewusstsein
  • Rasche Auffassungsgabe, logisches Denkvermögen und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen
  • Hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Loyalität
  • Verschwiegenheit und besondere Diskretion, Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Teamorientierung
  • Lösungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit
  • Interesse an interdisziplinären Themen

Wir bieten eine eigenverantwortliche und herausfordernde Tätigkeit in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe mit einem innovativen, ertragsstarken und nachhaltigen Geschäftsmodell. Das Unternehmen bietet ein internationales Umfeld, moderne, agile Organisation mit flachen Hierarchien, attraktivem Arbeitsumfeld und kurzen Entscheidungswegen. Wir suchen nach einem engagierten und motivierten Teammitglied, das sich für die Unternehmensziele einsetzt und sich kontinuierlich weiterentwickelt.

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich DWL Consulting Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly skilled and experienced Executive Assistant to join our team at DWL Consulting. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our senior management team, ensuring the smooth operation of our business.Key Responsibilities:Provide administrative support to senior management team...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen erfahrenen Executive Assistant Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Wien. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Der Executive Assistant Housekeeper wird Teil...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Mandarin Oriental, Wien: Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Wien. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und verfügt über 151 Gästezimmer und Suiten, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich European Society of Radiology Vollzeit

    Job Opportunity at European Society of RadiologyWe are seeking a highly skilled and organized individual to join our Executive Office team as an Executive Assistant. This is a full-time position (38.5 hours) that requires strong communication and organizational skills.Key ResponsibilitiesProvide administrative support to the Executive Director, including...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is a pioneer in integrated therapies for rare diseases and critical care. We are seeking an Executive Assistant to join our team in Vienna.This role involves providing high-level administrative support to our CEOs and CoS, as well as selective support for project management and relationship management activities.Your Key ResponsibilitiesSupport...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is a pioneer in integrated therapies for rare diseases and critical care. We are seeking a highly skilled Executive Assistant to join our team in Vienna.This is a full-time position that requires a high level of administrative coordination, project management, and relationship management skills. The successful candidate will provide support to our...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Mandarin Oriental, Wien: Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Wien. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und bietet 151 Gästezimmer und Suiten, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Executive Housekeeper, der sich für die Erfüllung unserer hohen Standards und die Gewährleistung eines unvergleichlichen Gastereignisses begeistern kann.Aufgaben und VerantwortlichkeitenQualitätssicherung durchführen und sicherstellen, dass alle Gästezimmer und Suiten...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Executive Housekeeper, der sich unserer luxuriösen Residenzen in Wien anschließen möchte.Aufgaben und VerantwortlichkeitenQualitätssicherung durchführen und sicherstellen, dass alle Gästezimmer und Suiten den höchsten Standards entsprechenDie Operationen auf den...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    Job Title: Executive AssistantWe are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Regional Director in a fast-paced and dynamic environment.Key Responsibilities:Oversee and manage the coordination and execution of various projects, ensuring alignment with company objectives.Provide high-level administrative support, including...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Hoxton Vienna Vollzeit

    Dein neuer Job bei The Hoxton ViennaWir suchen eine engagierte und organisierte Person, die sich für Meetings und Events begeistert. Als Executive Assistant bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und bist für die gesamte Anfragenbearbeitung verantwortlich. Du pflegst unsere Kundenbeziehungen und triffst sicher dafür, dass unsere Kunden gerne...

  • Executive Assistant to Chief Executive Officer

    vor 5 Stunden

    Wien, Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About Us at Prewave GmbHWe, at Prewave GmbH, are passionate about promoting ethical business practices and ensuring a sustainable, transparent and resilient supply chain for all. Our AI-powered platform provides tools for clients to understand, analyse and anticipate risks. We take pride in our diverse community from over 35 nationalities, working together...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper, der sich auf die Führung eines Housekeeping-Teams spezialisiert hat. Der Kandidat sollte über eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie verfügen und Erfahrung in der Führung eines Housekeeping-Teams haben.AufgabenFühren Sie die Qualitätssicherung...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Assistant Executive HousekeeperWir suchen einen erfahrenen Assistant Executive Housekeeper, der sich auf die Führung eines Housekeeping-Teams spezialisiert hat. Der ideal Kandidat verfügt über eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie und Erfahrung in der Führung eines Housekeeping-Teams. Wir bieten eine spannende Herausforderung in einem...

  • Executive Assistant Housekeeper

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Wien Vollzeit

    Hotel Sacher Wien: Einzigartige Erfahrung in der HaushaltsführungWir suchen eine erfahrene und engagierte Assistant Executive Housekeeper, die sich für die Haushaltsführung in unserem luxuriösen Hotel begeistert. Als Teil unseres Teams werden Sie sich um die Erhaltung unseres hohen Service- und Qualitätstandards kümmern.Verantwortlichkeiten:Die...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    Job Title: Executive Assistant BESTSELLER is a global fashion company with a rich history dating back to 1975. As a family-owned business, we have grown to employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. Our Regional Director is seeking a highly organized and proactive...

  • Executive Housekeeper Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Wien Vollzeit

    Hotel Sacher Wien: A Legacy of ExcellenceSince its founding in 1876 by Eduard Sacher, the Hotel Sacher Wien has been a symbol of Wiener Charme and modern luxury. As the only privately owned luxury hotel in Vienna, it stands opposite the State Opera and has been a benchmark for excellence for over 140 years.Our Commitment to QualityWe are committed to...

  • Executive Assistant to CEO

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About Prewave GmbHWe are a pioneering company in Supply Chain Risk Management, leveraging AI-powered solutions to unlock unprecedented efficiency, transparency, and resilience in the supply chain for our clients. Our platform enables clients to analyze traditional and social media in multiple languages, predicting risks and disruptions worldwide. We strive...

  • Executive Assistant to CEO

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About Prewave GmbHWe are a pioneering company in Supply Chain Risk Management, leveraging AI-powered solutions to analyze traditional and social media in 50+ languages and predict risks and disruptions worldwide. Our mission is to unlock unprecedented efficiency, transparency, and resilience in the supply chain for our customers.We are a trusted partner of...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Hotel Sacher Wien Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene und qualifizierte Person für die Position des Assistant Executive Housekeeper bei unserem Luxushotel Hotel Sacher Wien.AufgabenDie Kontrolle der gereinigten Zimmer und öffentlichen Bereiche hinsichtlich der hohen Sacher- und Leading Hotels of the World-StandardsDie Unterweisung und Anleitung des gesamten...