Team Assistant

**Tätigkeitsbeschreibung**:
Wir sind ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit Schwerpunkt auf digitale Plattformlösungen für das Gesundheits
- und Sozialwesen. Mit modernen Technologien, hoher Umsetzungsorientierung und Sinn für strukturiertes Wachstum gestalten wir Transformation aktiv - datengestützt, teamorientiert, menschenzentriert.

Zur Verstärkung unseres internen Managements suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und proaktive **Team Assistant & Operations Specialist (m/w/d)** mit Fokus auf **Assistenz, Qualitätsmanagement und Recruiting**.
Du bist organisatorisch stark, kommunikationssicher und denkst gerne in Prozessen? Dann bist du bei uns richtig.

**Deine Aufgaben**:

- ** Assistenz (50 %)**
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (Termin
- und Reisemanagement, Kommunikationsschnittstelle, Vorbereitung von Unterlagen)
- Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von To-Dos sowie Koordination interner und externer Meetings
- Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Management-Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen
- Planung und Durchführung von Teamevents und Offsites
- ** Qualitätsmanagement (25 %)**
- Begleitung interner Zertifizierungsprozesse (z. B. ISO, AI Act): Koordination mit Fachbereichen, Fristenüberwachung, Dokumentation
- Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse und Vorlagen
- Qualitätssicherung interner Dokumente auf inhaltliche Konsistenz, Layout und Vollständigkeit
- ** Recruiting & HR-Support (25 %)**
- Unterstützung unserer externen Head of People im Recruiting (Stellenpflege, Terminierung von Interviews, Bewerberkommunikation)
- Unterstützung in der Personalverwaltung und beim Onboarding neuer Mitarbeitender
- Pflege von HR-Tools und Bewerbermanagementsystemen

**Dein Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium (z. B. BWL, Office Management, Wirtschaftsadministration)
- Berufserfahrung in Assistenz-, Office
- oder Projektmanagementrollen oder aus dem Recruiting idealerweise in Tech
- oder SaaS-Umfeldern
- Interesse an Themen wie Compliance, Informationssicherheit, Recruiting oder Prozessoptimierung
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenverantwortung und lösungsorientiertes Denken
- Sicherer Umgang mit gängigen Business-Tools (z. B. Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, HR-Systeme)

**Du findest bei uns**:

- Attraktives Gehalt, gemessen an deiner Qualifikation und Erfahrung (Hinweis: Das angegebene Gehalt entspricht einem Vollzeitgehalt in brutto)
- Flexibles Arbeitsmodell
- Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung
- Ausgezeichnetes Arbeitsklima
- Regelmäßige Teamevents

**Hinweis gemäß - 9 Abs. 2 GlBG**:
Als Start-up unterliegen wir keinem spezifischen Kollektivvertrag. Für diese Position orientieren wir uns an branchenüblichen Mindestgehältern im Bereich Health-Tech. Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine marktkonforme Überzahlung vorgesehen. Das tatsächliche Gehalt vereinbaren wir individuell im persönlichen Gespräch, je nach Qualifikation und Erfahrung.

**Kontaktinformationen**:
**Du möchtest Teil vom Team DaphOS werden?**
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung z. H. Maria Hierling (Interim Head of People). Ein Lebenslauf reicht aus. Andere Dokumente fordern wir ggfs. noch nach.

**Über uns**:
**DaphOS.ai** ist ein schnell wachsendes DeepTech-Unternehmen, das KI-basierte Prognose
- und Optimierungssoftware für das Gesundheits
- und Pflegewesen entwickelt. Unsere modulare Plattform kommt bereits in über 150 Einrichtungen zum Einsatz und unterstützt Organisationen dabei, Ressourcen effizienter, nachhaltiger und menschlicher zu planen.