Executive Assistant

Executive Assistant

In Wien suchen wir dich in Vollzeit unbefristet als Executive Assistant (all genders) bei Arval Austria.

In dieser Position spielst Du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit vorausschauend zu handeln, Prioritäten zu setzen und klar zu kommunizieren, ist entscheidend um unseren Geschäftsführer und das Executive Team dabei zu unterstützen, den Fokus auf das Wachstum des Unternehmens zu bewahren.

**ARVAL ÖSTERREICH: WER WIR SIND**

Seit mehr als 20 Jahren Kund:innen mobil: Mit Full-Service-Leasing, modernem Fuhrparkmanagement & Consulting sowie flexiblen und sorgenfreien Mobilitätslösungen. Als Teil der internationalen BNP Paribas Gruppe gestalten unsere Mitarbeitenden alle Aspekte der Mobilität für unsere Kund:innen in einer Welt im Wandel. Wie wir das schaffen? Mit starkem Teamspirit, viel Freude an dem, was wir täglich tun und einer großen Portion Leidenschaft für das Thema „nachhaltige Mobilität“.

**BNP PARIBAS**:
Bei BNP Paribas duzten wir uns gegenseitig. Wir leben Vielfalt, Teamgeist und Nachhaltigkeit. Bei uns findest du einen sicheren Arbeitsplatz, viel Gestaltungsfreiraum und eine passende berufliche Lösung für deine individuelle Lebenssituation. Wir sind die führende Bank der Europäischen Union. Wir sind die „World’s Best Bank for Sustainable Finance 2023“ (Euromoney). Wir sind Top Employer 2024. Wir sind: Die Bank für eine Welt im Wandel.

**AUFGABEN UND VERANTWORTUNG: DAS ERWARTET DICH**

Du organisiert professionel und effizient lokale, regionale und internationale Meetings für unseren General Manager und stellst sicher, dass alle notwendigen Unterlagen und Präsentation termingerecht zur Verfügung gestellt werden.

Du bist für das Travel Management verantwortlich von der Freigabe, über Planung bis zur Abrechnung von Reisen unserer Geschäftsführung und Mitarbeitern.

Du bist der Owner der Travel Policy und stellst sicher, dass diese eingehalten wird und den Vorgaben der Gruppe sowie lokalen, gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Du organisiert Geschäftsunterlagen und stellst sicher, dass diese aktuell sind (zB Eintragungen ins Firmenbuch, Firmenbuchregister)

Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, deren Konsolidierung und stellst sicher dass diese up-to-date sind.

Du kannst Daten in einem ansprechenden Weg aufbereiten und bist es gewohnt diese zu analysieren.

Du arbeitest genau, verlässlich und verschwiegen und kannst mit sensibilen Informationen professionell umgehen.

Du unterstützt in Meetings mit effizienten Meeting Minutes, Vor
- und Nachbereitung, sowie follow up von Action Items

Du unterstützt auch bei ad-hoc Anfragen / Aufgaben um unvorhergesehene Herausforderungen oder Aufgaben professionell zu erledigen.

Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Office, in dem du sicherstellt, dass Büromaterial vorhanden ist, Rechnungen zeitgerecht weitergeleitet werden, und alle lokalen rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Überprüfungen eingehalten werden. Bei letzterem arbeitest du eng mit unserer Sicherheitsfachkraft zusammen.

Du bist ein Mitglied im Projekt Team für Event Organisationen und deine Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und English sind ausgezeichnet.

Du unterstützt bei der Durchführung von Unternehmensprojekten und sorgen für eine lückenlose Überwachung von Fristen, Inhalten und Abgabeterminen sowie eine

Du bist das Bindeglied zwischen internen und externen Ansprechpartnern und gewährst eine effiziente Kommunikation und sorgst für einen reibungslosen Ablauf

**Expertise und Softskills: Das bringst du mit**

**2-4 Jahre Erfahrung in einem internationalen Unternehmen als Executive Assistant der Geschäftsleitung

Fließende Deutsch
- und Englischkenntnisse, (mündlich und schriftlich), Französisch von Vorteil

Aufrechterhaltung ethischer Standards bei berufsbezogenen Aktivitäten und Verhaltensweisen. Immer das Richtige tun, auch wenn niemand zuschaut.

Kritisches Denken: Identifiziert und analysiert Probleme; unterscheidet zwischen relevanten und irrelevanten Informationen, um logische Entscheidungen zu treffen; bietet Lösungen für individuelle und organisatorische Probleme.

Beziehungen aufbauen: Entwickelt professionelle Partnerschaften und nützliche interne Beziehungen durch effektive Kommunikation.

Begabung zur Entscheidungsfindung und zum Umgang mit Zahlen

**Du erfüllst nicht jede Anforderung? Kein Problem, bewirb dich gerne trotzdem.**

Für uns ist es wichtig, dass du dich auf der Position entfalten und weiterentwickeln kannst.

**Diversität ist für uns eine Stärke.**

Wir sind überzeugt von den zahlreichen Vorteilen vielfältiger Perspektiven, Erfahrungen und Kompetenzen.

**BENEFITS: DAS BIETEN WIR DIR**

Bei uns erwartet Dich nicht nur ein Job, sondern ein sicherer Arbeitsplatz, der dich in eine zukunftsweisende Branche führt.

Wir leben eine herzliche DU-Kultur, die von