Executive Assistant

vor 1 Woche

Wien, Österreich BNP Paribas Vollzeit

Executive Assistant

In Wien suchen wir dich in Vollzeit unbefristet als Executive Assistant (all genders) bei Arval Austria.

In dieser Position spielst Du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit vorausschauend zu handeln, Prioritäten zu setzen und klar zu kommunizieren, ist entscheidend um unseren Geschäftsführer und das Executive Team dabei zu unterstützen, den Fokus auf das Wachstum des Unternehmens zu bewahren.

**ARVAL ÖSTERREICH: WER WIR SIND**

Seit mehr als 20 Jahren Kund:innen mobil: Mit Full-Service-Leasing, modernem Fuhrparkmanagement & Consulting sowie flexiblen und sorgenfreien Mobilitätslösungen. Als Teil der internationalen BNP Paribas Gruppe gestalten unsere Mitarbeitenden alle Aspekte der Mobilität für unsere Kund:innen in einer Welt im Wandel. Wie wir das schaffen? Mit starkem Teamspirit, viel Freude an dem, was wir täglich tun und einer großen Portion Leidenschaft für das Thema „nachhaltige Mobilität“.

**BNP PARIBAS**:
Bei BNP Paribas duzten wir uns gegenseitig. Wir leben Vielfalt, Teamgeist und Nachhaltigkeit. Bei uns findest du einen sicheren Arbeitsplatz, viel Gestaltungsfreiraum und eine passende berufliche Lösung für deine individuelle Lebenssituation. Wir sind die führende Bank der Europäischen Union. Wir sind die „World’s Best Bank for Sustainable Finance 2023“ (Euromoney). Wir sind Top Employer 2024. Wir sind: Die Bank für eine Welt im Wandel.

**AUFGABEN UND VERANTWORTUNG: DAS ERWARTET DICH**

Du organisiert professionel und effizient lokale, regionale und internationale Meetings für unseren General Manager und stellst sicher, dass alle notwendigen Unterlagen und Präsentation termingerecht zur Verfügung gestellt werden.

Du bist für das Travel Management verantwortlich von der Freigabe, über Planung bis zur Abrechnung von Reisen unserer Geschäftsführung und Mitarbeitern.

Du bist der Owner der Travel Policy und stellst sicher, dass diese eingehalten wird und den Vorgaben der Gruppe sowie lokalen, gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Du organisiert Geschäftsunterlagen und stellst sicher, dass diese aktuell sind (zB Eintragungen ins Firmenbuch, Firmenbuchregister)

Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, deren Konsolidierung und stellst sicher dass diese up-to-date sind.

Du kannst Daten in einem ansprechenden Weg aufbereiten und bist es gewohnt diese zu analysieren.

Du arbeitest genau, verlässlich und verschwiegen und kannst mit sensibilen Informationen professionell umgehen.

Du unterstützt in Meetings mit effizienten Meeting Minutes, Vor
- und Nachbereitung, sowie follow up von Action Items

Du unterstützt auch bei ad-hoc Anfragen / Aufgaben um unvorhergesehene Herausforderungen oder Aufgaben professionell zu erledigen.

Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Office, in dem du sicherstellt, dass Büromaterial vorhanden ist, Rechnungen zeitgerecht weitergeleitet werden, und alle lokalen rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Überprüfungen eingehalten werden. Bei letzterem arbeitest du eng mit unserer Sicherheitsfachkraft zusammen.

Du bist ein Mitglied im Projekt Team für Event Organisationen und deine Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und English sind ausgezeichnet.

Du unterstützt bei der Durchführung von Unternehmensprojekten und sorgen für eine lückenlose Überwachung von Fristen, Inhalten und Abgabeterminen sowie eine

Du bist das Bindeglied zwischen internen und externen Ansprechpartnern und gewährst eine effiziente Kommunikation und sorgst für einen reibungslosen Ablauf

**Expertise und Softskills: Das bringst du mit**

**2-4 Jahre Erfahrung in einem internationalen Unternehmen als Executive Assistant der Geschäftsleitung

Fließende Deutsch
- und Englischkenntnisse, (mündlich und schriftlich), Französisch von Vorteil

Aufrechterhaltung ethischer Standards bei berufsbezogenen Aktivitäten und Verhaltensweisen. Immer das Richtige tun, auch wenn niemand zuschaut.

Kritisches Denken: Identifiziert und analysiert Probleme; unterscheidet zwischen relevanten und irrelevanten Informationen, um logische Entscheidungen zu treffen; bietet Lösungen für individuelle und organisatorische Probleme.

Beziehungen aufbauen: Entwickelt professionelle Partnerschaften und nützliche interne Beziehungen durch effektive Kommunikation.

Begabung zur Entscheidungsfindung und zum Umgang mit Zahlen

**Du erfüllst nicht jede Anforderung? Kein Problem, bewirb dich gerne trotzdem.**

Für uns ist es wichtig, dass du dich auf der Position entfalten und weiterentwickeln kannst.

**Diversität ist für uns eine Stärke.**

Wir sind überzeugt von den zahlreichen Vorteilen vielfältiger Perspektiven, Erfahrungen und Kompetenzen.

**BENEFITS: DAS BIETEN WIR DIR**

Bei uns erwartet Dich nicht nur ein Job, sondern ein sicherer Arbeitsplatz, der dich in eine zukunftsweisende Branche führt.

Wir leben eine herzliche DU-Kultur, die von

  • Executive Assistant, Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich OPEC Fund Vollzeit

    The OPEC Fund for International Development A multilateral development finance institution based in Vienna - AUSTRIA has openings for the following positions (Local recruitment) Executive Assistant - Director General’s Office Administrative Assistant - Human Resources Procurement Assistant - Administrative Services PMU Investment Analyst - Private Sector...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Global Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich DaoPay Vollzeit

    **Be the Backbone of Leadership at DaoPay** Are you an organizational powerhouse, a multitasking guru, and someone who thrives under pressure? Join DaoPay, a global innovator in payment solutions, as we continue to break boundaries. We're looking for a C-Level Executive Assistant to support our leadership team and help them stay one step ahead. With options...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2025/0135 (205803)) Organization: ORDG-Offices Reporting to the Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-04-04, 3:52:07 AM Closing Date: 2025-04-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich TourRadar GmbH Vollzeit

    TourRadar is a Series D, venture-backed Adventure Booking Platform disrupting a $200 billion industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market and sell their organised adventures to travellers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide. Traditionally, booking...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0577 (014621)) Organization: NSNI-Division of Nuclear Installation Safety Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-01, 5:02:34 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant to Executive Management

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Western Union Vollzeit

    Requires a minimum of 7-10 years of progressively responsible administrative experience. Reports to a Senior Executive (EVP). **Executive Assistant - Vienna, Austria** Do you thrive on working in an environment where the customer is your top priority? Are you a tenacious problem solver, someone who enjoys working in a fast-paced organization, and strives...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Dynamo Technologies Vollzeit

    We are looking for an organized, methodical, and passionate Executive Assistant to support Dynamo's CEO. This opportunity allows you to work closely with the leadership team of a growing company with a vibrant work culture. The primary location for this role is our HQ in Tyson's / Vienna, VA. **Duties/ Responsibilities** - Performs various secretarial,...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Cybermoth GmbH Vollzeit

    **Cybermoth GmbH** Leonard-Bernstein-Straße, 1220 Wien, Österreich **Job Position**: Executive Assistant/Assistenz der Geschäftsführung (Full Time Position) Cybermoth betreibt wissenschaftliche Forschung und Entwicklung, erschafft datengesteuerte Technologien, IOT-Sensorlösungen, native Apps und KI Netzwerke, um Probleme im Zusammenhang mit Menschen...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Austrian Standards Teilzeit

    Executive Assistant (m/w/d) Geschäftsleitung I Hybrid I Teilzeit ab 20h oder Vollzeit 40h Dein neuer Job in einem dynamischen Team: Gestalte mit uns die Zukunft von Standards und NormenStandards und Normen sind das unsichtbare Rückgrat unseres Alltags - sie sorgen für Sicherheit, Qualität und Innovation in unzähligen Bereichen unseres Lebens. ...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Austrian Standards Teilzeit

    Executive Assistant (m/w/d) Geschäftsleitung I Hybrid I Teilzeit 20-30h Dein neuer Job in einem dynamischen Team: Gestalte mit uns die Zukunft von Standards und NormenStandards und Normen sind das unsichtbare Rückgrat unseres Alltags - sie sorgen für Sicherheit, Qualität und Innovation in unzähligen Bereichen unseres Lebens. Jetzt suchen wir...

  • Tech Company Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    We are a remote-first British tech company and are growing our team of executive assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The team run significant business operations and processes, supporting their respective leads but also taking central responsibility for logistics, expenses, travel...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Lomography Vollzeit

    **Executive Assistant - People and Culture Coordinator (m/w/d)** **HQ Vienna, Vollzeit** Für unser Headquarter in Wien suchen wir zur Verstärkung eine/n Executive Assistant. In dieser Rolle unterstützt Du das Executive Management bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. **Aufgaben** - Unterstützung des Lomography Managements in diversen...

  • Executive Assistant

    vor 6 Stunden

    Wien, Österreich Lomography Vollzeit

    **Executive Assistant - People and Culture Coordinator (m/w/d)** **HQ Vienna, Vollzeit** Für unser Headquarter in Wien suchen wir zur Verstärkung eine/n Executive Assistant. In dieser Rolle unterstützt Du das Executive Management bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. **Aufgaben** - Unterstützung des Lomography Managements in diversen...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Exscientia Vollzeit

    We are looking for a dynamic and driven Executive Assistant to join our team in Vienna. In this role, you will provide administrative support to the Chief Quantitative Medical Officer (CMO), as well as the VP Precision Medicine and the VP Translational Research. You will be their go-to person, and support the Vienna site for different administrative tasks...

  • Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich Exscientia Vollzeit

    We are looking for a dynamic and driven Executive Assistant to join our team in Vienna. In this role, you will provide administrative support to the Chief Quantitative Medical Officer (CMO), as well as the VP Precision Medicine and the VP Translational Research. You will be their go-to person, and support the Vienna site for different administrative tasks...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Editel Austria GmbH Vollzeit

    EDITEL Austria ist führender Anbieter für IT/EDI-Services, spezialisiert auf den Bereich Supply Chain Management. Als international agierendes und dynamisch wachsendes Unternehmen sind wir in zahlreichen europäischen Ländern vertreten. Für unsere Zentrale in Wien suchen wir ab sofort eine/n Executive Assistant (M/F/d) Aufgaben In der zentralen Rolle...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Editel Austria GmbH Vollzeit

    EDITEL Austria ist führender Anbieter für IT/EDI-Services, spezialisiert auf den Bereich Supply Chain Management. Als international agierendes und dynamisch wachsendes Unternehmen sind wir in zahlreichen europäischen Ländern vertreten. Für unsere Zentrale in Wien suchen wir ab sofort eine/n Executive Assistant (M/F/d) Aufgaben In der zentralen Rolle...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Assistenz der Universitätsleitung** **i** **n der Stabsstelle** **Büro des Rektorats** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13910** Das Rektorat leitet...