Office Manager

Vor 4 Tagen

Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

**Wien**:
**Österreich**:
Wir suchen einen Office Manager, der Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet.

Wofür ist ein Office Manager zuständig?

Zu den Aufgaben und Zuständigkeiten des Office Managers gehören die Planung von Besprechungen und Terminen, die Organisation von Büromaterial, die Begrüßung von Besuchern und die allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeiter. Berufserfahrung als Front Office Manager oder Office Administrator sind von Vorteil. Ein erfolgreicher Office Manager sollte auch Erfahrung mit einer Vielzahl von Office-Software (E-Mail-Tools, Tabellenkalkulationen und Datenbanken) mitbringen und in der Lage sein, administrative Aufgaben genau zu erledigen.

Letztendlich sorgt der Office Manager für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und trägt zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des täglichen Betriebs bei.

**Aufgaben**: Als Ansprechpartner für bürotechnische Aufgaben fungieren, einschließlich:
Wartung

Mailing

Vorräte

Ausrüstung und Geräte

Rechnungen

Besorgungen

Einkäufe

Arrangieren von Meetings und Terminen

Organisieren des Bürolayouts und Bestellen von Büromaterialien und Geräten

Verantwortlich für Bürowartungs
- und -reparaturarbeiten

Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um die Bürorichtlinien bei Bedarf zu aktualisieren

Organisieren der Büroabläufe und -verfahren

Absprache mit der IT-Abteilung zu allen technischen Angelegenheiten

Sicherstellen, dass alle Artikel pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden

Verwalten von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern

Verwalten des allgemeinen Verwaltungsbudgets und für eine genaue und zeitnahe Berichterstattung sorgen

Allgemeine Unterstützung von Besuchern

Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter

Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)

Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit

Planen interner oder externer Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen

**Anforderungen**: Nachgewiesene Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant
Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Aufgaben, -systeme und -verfahren

Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)

Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)

Hervorragende Zeitmanagement
- und Multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung

Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit

Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten

Starke Organisations
- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld

Kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen

Abitur; weitere Qualifikation als Administrative Assistant oder Sekretär sind von Vorteil

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Luxoft Vollzeit

    Vienna, Austria Facilities Operations COST CENTERS 04/11/2024 Req. VR-109231 **Project description**: Join our Vienna team as an Office Manager, where you will enhance the office experience and deliver exceptional service! **Responsibilities**: Oversee office administration and implement efficient procedures. Manage vendor relationships, negotiate...

  • Post Security

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Foreign & Commonwealth Office Vollzeit

    Job Description (Roles and Responsibilities) The British Embassy in Vienna is part of a network, representing British interests overseas. We are looking for a Post Security & Operations Manager. Working to the Regional Overseas Security Manager (ROSM) and the Head of Corporate Services, the jobholder will be responsible for the physical security of the...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    Full-time (M/F/d) Do you want to be part of one of the fastest-growing AI companies in Supply Chain Risk Management? A young and innovative tech Startup, Prewave is constantly in flux, developing and growing by the minute. Our solution allows businesses to have resilient supply chains with unprecedented levels of efficiency. Audi, AbInBev, Kärcher, BMW,...

  • Office Manager in

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich STOWASSER PAINHAUPT PARTNER GmbH Vollzeit

    Unser Klient bietet umfassende Immobilienlösungen aus einer Hand. Das Unternehmen ist eine kompetente Immobilienfirma im Zentrum von Wien mit einem Rundum-Service in Punkto Wohnen und Hausverwaltung. Wir besetzen die Position: Office Manager inAufgaben Sie sind als Office-Managerin das organisatorische Herzstück des Unternehmens und sorgen dafür, dass...

  • Front Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen Front Office Manager für die Verwaltung unseres Empfangsbereichs. Sie fungieren als erste Kontaktperson für Besucher unseres Unternehmens und stellen sicher, dass sie angemessen begrüßt werden. Sie koordinieren auch alle Aktivitäten an der Rezeption, einschließlich Anrufe, Reservierungen und...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich lawyers & more executive search & consulting Vollzeit € 3.400 - € 4.000 pro Jahr

    lawyers & more – wir suchen die besten Köpfe – für die besten Arbeitgeber – heute und morgen.Für unsere Auftraggeberin, ein erfolgreiches österreichisches Beratungsunternehmen mit Sitz in Wien, das seinen Mandantinnen hochwertige Services und individuelle Lösungen bietet, suchen wir zur Verstärkung des Teams eine engagierte und strukturierte...

  • Front Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich HR Group Vollzeit € 45.000 - € 55.000 pro Jahr

    Das erste "Vienna House Easy by Wyndham" der Revo Hospitality Group in Österreich wird am Flughafen Wien errichtet. Mit 510 Zimmern wird es das größte Hotel am Flughafen Wien sein, noch vor NH-Hotel und Moxy.Das Hotel wird nach einem "Eco"-Prinzip gestaltet und betrieben, wobei "Eco" sowohl für "Ökologisch" als auch für "Ökonomisch" steht. Mit einem...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    One World, One Philosophy, One Family - das ist BESTSELLER. Als familiengeführtes internationales Modeunternehmen, gegründet 1975 in Dänemark, beschäftigt BESTSELLER heute weltweit mehr als 18.000 Mitarbeiter, die unsere Marken wie VERO MODA, JACK & JONES, ONLY, ONLY & SONS, VILA, SELECTED, NAME IT, MAMA LICIOUS und PIECES entwickeln und in sämtlichen...

  • Front Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Demner GmbH Vollzeit € 28.200 - € 34.800 pro Jahr

    Als Front Office Manager (m/f/x) bist du unser zentraler Ansprechpartner, du sorgst für einen reibungslosen Agenturalltag. Du liebst es zu unterstützen, bist ein Organisationstalent und kontaktfreudig. Du hast ein gutes Auftreten, bist belastbar, wirst nicht so schnell hektisch – und bist somit der Ruhepol im organisierten Chaos. Ein sicherer,...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Imperial Brands PLC Vollzeit € 45.000 - € 60.000 pro Jahr

    Als Office Manager*in übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Team.In dieser Position sorgen Sie dafür, dass im Büro alles effizient abläuft. Sie unterstützen das Team bei alltäglichen Aufgaben, übernehmen die komplette Reiseorganisation und helfen bei der Planung von internen und externen Veranstaltungen.Wenn nötig, übernehmen Sie auch...