Facilities Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way.  Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   Für unseren Kundenaccount in Wien suchen wir Sie alsFacilities Coordinator (m/w/d)Gestalten Sie den perfekten Arbeitsplatz und nehmen folgende Aufgaben mit Leidenschaft und Überzeugung wahr:Kunden- & Stakeholder ManagementÜbertreffen Sie Kundenerwartungen durch außergewöhnlichen Service und werden Sie zum geschätzten Ansprechpartner vor OrtKommunizieren Sie souverän auf allen UnternehmensebenenUnterstützen Sie aktiv die Erreichung der von unserem Kunden sowie von JLL definierten KPIs und erstellen Sie aussagekräftige MonatsberichteOperations ManagementFühren Sie die Empfangsdienste zum Erfolg - sorgen Sie für erstklassigen Kundenservice und springen Sie bei Ausfällen kompetent einMeistern Sie unser Ticket-System (Corrigo) als Profi, schließen Sie Work Orders fristgerecht ab und halten Sie unseren Kunden mit professionellen Updates auf dem LaufendenWerden Sie zum Gebäude-Experten durch regelmäßige Inspektionen und Bewertungen - stellen Sie sicher, dass alle Verfahren und Standards jederzeit eingehalten werdenBauen Sie vertrauensvolle Partnerschaften mit allen Dienstleistern auf - vermitteln Sie ihnen unsere Unternehmenskultur und integrieren Sie sie in unser QualitätsteamAgieren Sie als diplomatische Schnittstelle zu Gebäudeeigentümern bei allen operativen AngelegenheitenSichern Sie kontinuierliche Versorgung mit Verbrauchsmaterialien durch vorausschauende BestellungenUnterstützen Sie bei der Administration des Arbeitsplatzbuchungstools und werden Sie zum Ansprechpartner für alle NutzerFinanzmanagementSteuern Sie Beschaffungsaktivitäten für das Facility Management professionell - erstellen Sie Purchase Orders sowohl im Kunden- als auch in JLL-SystemenPrüfen Sie Lieferantenrechnungen akribisch, verwalten diese und lösen Unstimmigkeiten zügig und kompetentKoordinieren Sie die Beschaffung von Büromaterial, Pantry- und Küchenausstattung und behalten Sie dabei stets optimale Lagerbestände im BlickGesundheit, Sicherheit & Qualitätsmanagement Führen Sie regelmäßige Audits durch und stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsverfahren einwandfrei funktionierenÜberwachen Sie alle JLL-Vertragsleistungen auf Einhaltung von JLL-Verfahren, gesetzlichen Anforderungen sowie Kundenrichtlinien für Gesundheit und SicherheitUnterstützen Sie aktiv JLLs Qualitätsmanagement-Programm und leben Sie unsere Standards vorWahren Sie absolute Vertraulichkeit bei Dokumenten und KommunikationDas macht Sie zum perfekten Kandidaten: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, Facility Management oder vergleichbare QualifikationMindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder verwandten BereichenExzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und EnglischAusgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, komplexe Aufgaben parallel zu koordinierenErfahrung mit Ticketing-Systemen und BeschaffungsplattformenKundenorientierte Denkweise gepaart mit lösungsorientiertem HandelnSicherheitsbewusstsein und QualitätsfokusVersierter Umgang mit MS Office und digitalen ArbeitstoolsDas bieten wir IhnenInternationales Arbeitsumfeld mit spannenden PerspektivenAttraktive Vergütung gemäß KollektivvertragEntwicklungsmöglichkeiten in einem führenden UnternehmenAustausch mit Kollegen und direkter KundenkontaktJobsicherheit mit langfristiger PerspektiveJLL mitgestaltenHaben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung.Wir bitten um Ihr Verständnis, dass Papierbewerbungen leider nicht berücksichtigt werden können und aus Datenschutzgründen vernichtet werden.Sie möchten genau wissen, wie es ist, bei JLL zu arbeiten? Dann schauen Sie jetzt auf unserer Karriereseite vorbeiJones Lang LaSalle SEHuman ResourcesStefanie KorteLocation: On-site –Vienna, AUTIf this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don't meet all of the requirements.  We're interested in getting to know you and what you bring to the tableJLL Privacy NoticeJones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL's recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.For additional details please see our career site pages for each country.For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity policy here.Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may email us at This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.