Mail Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich United Nations Vollzeit

This position is located in the Mail Operations, General Support Section (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV).

The incumbent will work under the direct supervision of the Supervisor of the Mail Operations and the overall guidance of the Chief, General Support Section (GSS).


Responsibilities:

Within limits of delegated authority and depending on location, a Mail Assistant at this level may be responsible the following duties: (These duties are generic, and may not be performed by all Mail Assistants.)

  • Assists the Security Officer or other assigned staff to xray incoming mail and incoming pouches.
  • Maintains log of all mail pieces received from couriers intended for mail and pouch units.
  • Counts the number of pieces received, records the quantity in each category, e.g., registered, certified, mail from missions, personal, confidential or other.
  • Takes responsibility for the receipt of mail from courier agents, government and foreign missions.
  • Delivers special mail and packages weighing up to 35 lbs.
  • Assists in coding, sorting, processing, and lookingup address, where insufficient.
  • Compares incoming log sheet against the number of pouches or specials received from couriers, contractors and the government postal service.
  • Advises supervisor, security, and courier or contractor immediately, if a pouch or mail item is missing or has been tampered with, or if suspicious packages or other mail is found lying unattended.
  • Delivers xrayed packages.
  • Provides guidance to other staff on the proper use of diplomatic pouches or other mail service.
  • Opens and inspects parcels intended for forwarding to field offices to ensure compliance with pouch rules.
  • Assists unloading containers; assists in xray, presorts and delivers mail to specified units, agencies and missions and delivers balance to common sorting area.
  • Processes all outgoing official correspondence, publications and informational material.
  • Checks that outgoing mail is official and is dispatched by the most efficient mode.
  • Returns to staff members mail/pouch items deemed to be private in nature.
  • Ensures that mail is clearly and correctly addressed.
  • Weighs the mail in order to determine the postage and to frank accordingly.
  • Determines whether outgoing mail should be posted or sent through the UN pouch network.
  • Tracks the distribution of all mail, as well as the pouch service.
  • Ensures timely distribution of conference documents.
  • Establishes the degree of mail priority based on considerations such as cost effectiveness and schedules.
  • Records and calculates the daily postage charges for individual UN offices.
  • Maintains petty cash to pay for surcharges of official incoming correspondence, which do not have sufficient postage.
  • Monitors the petty cash balance.
  • Checks and verifies invoices for payment.
  • Assists in preparation of yearly budget for Registry subunit in relation to pouch, overnight express service, and mail.
  • Answers inquiries with regards to international postal services, and the UN pouch service and regulations.
  • Signs the credit memos, and summary of enclosures and Diplomatic Pouch tags.
  • Liaises regularly with postal and courier services to keep abreast of new developments in the industry.
  • Operates tow motor, forklift or other equipment, as needed by unit.
  • Rotates services between various subunits.
  • Delivers urgent mail/messages.
  • Ensures prompt delivery of urgent mail.
  • Performs other duties as assigned.
Competencies

  • Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others' ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
  • Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be "clients" and seeks to see things from clients' point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients' needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients' environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.
Education
High school diploma or equivalent is required.

Job - Specific Qualification

Work Experience
Experience in handling mail, pouch, registry operations or related area is required.

Experience in handling confidential documents and experience in Mail shipping and tracking systems is desirable.

Languages
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is

  • Mail Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the General Support Section (GSS), Division for Management (DM), UNOV. The incumbent will work under the supervision of the Mail Operations Supervisor as well as under the overall guidance of the Chief, GSS.Responsibilities: Within assigned authority the incumbent will be responsible for handling a broad range of mail operations...

  • Supervisor, Mail and Registry Operations

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Mail and Registry Operations (MRO), General Support Section (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV). The incumbent will work in close coordination with the General Support Services of UNIDO, CTBTO and IAEA while working under the supervision and overall guidance of the Chief,...

  • Center Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Daniel Prinz Business Service e.U. Mail Boxes Etc. Vollzeit

    Mail Boxes Etc. (MBE) ist ein weltweit führender Anbieter von Bürodienstleistungen. Für unsere Business-Kunden bieten wir maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Grafik & Druck, Verpackung & Versand sowie eCommerce. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ein engagiertes ALLROUND-TALENT ALS CENTER-ASSISTANT.AufgabenAktive Betreuung unserer...

  • Front Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich svarmony Technologies GmbH Vollzeit

    We are looking for a dynamic Front Office Assistant (all genders) to support us at our main office in Vienna on a part-time basis (25 hours).As a Front Office Assistant at svarmony, you are the first point of contact for customers and business partners on the phone and at reception. You have fun and talent in dealing with organisational and administrative...

  • Senior Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Raiffeisen Bank International Vollzeit

    **Senior Assistant (f/m/x) - Group Procurement, Outsourcing & Real Estate Management**:Der Bereich Group Procurement, Outsourcing & Real Estate Management steuert alle Beschaffungsaktivitäten innerhalb des RBI-Konzerns und betreut das Real Estate Management.- Wir suchen eine/n Senior Assistant für den Bereichsleiter, der/die auch das Führungsteam im...

  • Assistant Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Manager - BanquetsHilton Austria3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen.1 Familie. 1 Team. 1 Traum.Die Hotellerie und der Eventbereich sind deine Leidenschaft?Als**Assistant C&E; Operations Manager**vereinst du beide Bereiche und kreierst fur unsere Gaste unvergessliche Events. Ausserdem unterstutzt du als engagierter Leader dein Team und agierst als...

  • Online Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Fidelis Recruitment Vollzeit

    WE ARE URGENTLY HIRINGJOB TITLE :Online AssistantCan be done without affecting your current jobJOB TIME :Part time and full timeDaily wage : €125 -€255BENEFITSFlexible working hours.Overtime possible.Must be 20 years of age and older.No experience is required.No experience required to start, one-on-one guidance providedTraining will be provided by the...

  • E-commerce Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich EDUSCHO Vollzeit

    **Wirklich Gutes entdecken: Tchibo überrascht Mit immer neuen Ideen, die wir durch die Leidenschaft und den großen Einsatz unserer Mitarbeiter*innen bis ins Regal bringen. Lass auch du dich von hochwertigen Kaffees und einer einmaligen Artikelvielfalt faszinieren. Nutze die Chance, im kollegialen Mitarbeiter*innenumfeld an neuen Herausforderungen zu...

  • Digital Services Assistant(G3)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Digital Services Assistant(G / Organization: MTGS-Digital and Mail Services UnitPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 8:49:43 AMClosing Date: , 5:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational SettingThe Department of Management's...

  • Information Technology Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Core Operations Unit (COU), Information Technology Service (ITS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna /United Nations Office on Drugs and Crime (UNOV/UNODC), in Vienna, Austria. The Information Technology Assistant will work under the direct supervision of Senior Information Technology Assistant (Team...

  • Administration Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Cubicure GmbH Vollzeit

    **Cubicure** ist ein international tätiges Hightechunternehmen mit Sitz im Herzen Europas. Wir entwickeln, produzierenund vertreiben Systemlösungen für die industrielle additive Fertigung. Unser patentiertes Hot Lithography Verfahrenermöglicht den beispiellosen 3D-Druck von widerstandsfähigen Präzisionsbauteilen.**Cubicure GmbH** | Tech Park Vienna...

  • Assistant Night Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Night ManagerHilton Austria3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen.1 Familie. 1 Team. 1 Traum.Unsere nationalen und internationalen Gäste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu erleben.Als Multitasking Genie stellst du dich jeder Herausforderung und lächelst jeden unserer Gäste an, denn du bist das HERZ des...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The OPEC Fund for International Development Vollzeit

    Vacancy Number: 1946Department/Unit:Office of the PresidentDeadline of Applications: May 1, 2024Required Languages: EnglishContract Type: Temporary Contract (364 days)Job Category:AdministrativeGrade Level: DJob ProfileThe Executive Assistant is responsible for providing secretarial/clerical services to the Office of the President, performs auxiliary...

  • Assistant Director of Finance

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Director of FinanceHilton Austria3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen.1 Familie. 1 Team. 1 Traum.Als**Assistant Director of Finance (m/w/d)**unterstutzt dudas Team mit deinem Know-How fur unsere drei Hilton Hauser in Wien. Du bist insbesondere fur die Ausfuhrung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der hochsten Standards verantwortlich:- Einhaltung...

  • Real Estate Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Ulreich Verwaltungs GmbH Vollzeit

    Real Estate Management AssistantWir bieten dir...... Mitarbeit in einem starkem, jungem, familiären & dynamischem Team... ein krisensicheres, erfolgreiches Unternehmen mit flachen Hierarchien... ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld... ein Büro mit Wohlfühlatmosphäre und modernstem Arbeitsequipment... Arbeitsflexibilität & Home Office... eine gute...

  • Assistant Night Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Night ManagerHilton Austria3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen.1 Familie. 1 Team. 1 Traum.Unsere nationalen und internationalen Gaste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu erleben.Als Multitasking Genie stellst du dich jeder Herausforderung und lachelst jeden unserer Gaste an, denn du bist das HERZ des...

  • Assistant Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Hilton Austria3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen.1 Familie. 1 Team. 1 Traum.Die Hotellerie und der Eventbereich sind deine Leidenschaft?Als**Assistant C&E; Operations Manager**vereinst du beide Bereiche und kreierst fur unsere Gaste unvergessliche Events. Ausserdem unterstutzt du als engagierter Leader dein Team und agierst als Vorbild.Was auf dich als...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich C.O.P GmbH Vollzeit

    Bei C.O.P. (Collection of Produce) stehen sowohl qualitativ hochwertige Produkte als auch die Menschen im Vordergrund, die dazu ihre Geschichte erzählen. Frische und Nachhaltigkeit sind uns ein großes Anliegen und schaffen gemeinsam mit viel Leidenschaft der ProduzentInnen eine Art kulinarische Galerie. Kein komplexes Kochen und kein zeremonieller Service...

  • Customer Relations Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich SAVD Videodolmetschen GmbH Vollzeit

    **Motivierte:r Customer Relations Assistant (w/m/d) gesucht**Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine:n motivierte:n **Customer Relations Assistant:in**. Es erwartet dich ein spannender und verantwortungsvoller Aufgabenbereich in einem zukunftsorientierten Unternehmen.**Wer sind wir?**Markführer im DACH-Raum im Bereich der Remote Vermittlung...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern?Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung unserer...