Assistant to The CEO

vor 1 Woche

Wien, Wien, Österreich FREQUENTIS AG Vollzeit
Über Uns
- Frequentis Group mit Headquarter in Wien ist ein internationaler Anbieter von Kommunikations
- und Informationssystemen für Leitzentralen mit sicherheitskritischen Aufgaben. Weltweit vertrauen bereits über 500 Kunden in rund 150 Ländern mit mehr als Arbeitsplätzen unserem KnowHow und langjähriger Erfahrung.In dieser
- **Vertrauensposition **sind Sie die
- **Visitenkarte **unseres CEOs und Teil eines gut eingespielten und harmonischen 3köpfigen-Teams bestehend aus Ihnen und zwei Executive Assistants. Sie unterstützen
- **Norbert Haslacher** bei seinen Aufgaben. Dank Ihrer guten sozialen Fähigkeiten gehen Sie gerne auf andere Menschen zu und bauen sich schnell ein internes Netzwerk auf. Sie erhalten umfangreiche und exklusive Einblicke in die operative und strategische Unternehmensführung eines börsenotierten österreichischen Familienunternehmen.Zusammengefasst bieten wir:
- + Eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit im direkten Umfeld des Topmanagements- + Insights in die operative und strategische Unternehmensführung- + Eine wertschätzende Firmenkultur, wo Sie als Person zählen- + Mehrmonatiges Onboarding durch eine erfahrene Tutorin- Aufgaben
- Sie sind die "rechte Hand" unseres CEOs in allen organisatorischen Belangen und steuern ihn behutsam, aber konsequent durch seinen Tag (Time
- & Officemanagement). Dabei behalten Sie den inhaltlichen Überblick über alle aktuellen Themen.
- In dieser Rolle tragen Sie die Verantwortung in einer Schnittstellenfunktion zwischen dem CEO und internen wie externen Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene.
- Sie managen die Planung interner und externer Meetings, Videokonferenzen und alltäglicher Aktivitäten.
- Sie handeln gerne eigeninitiativ und eigenständig und übernehmen in diesem Sinne die organisatorische Abwicklung und Unterstützung bestimmter Projekte, die Organisation umfangreicher, weltweiter Reisen (Flüge, Hotel, Transfer, Visum) sowie die Koordination von Meetings (Konferenzen, Videokonferenzen, etc).
- Dazu gehören zusätzlich die Koordination, Organisation und Nachbereitung von nationalen und internationalen Stakeholder Meetings (Zielsetzung des Meetings, Agenda, Briefing, Einholen/Einrichten von Präsentationen und Unterlagen, Nachverfolgung von To-Do-Listen).
- und Spesenabrechnung bei sämtlichen Dienstreisen. Sie übernehmen weitere administrative Aufgaben wie Urlaubsverwaltung, Rechnungsfreigaben etc.
- Sie stellen den professionellen und reibungslosen Arbeitsablaufs des CEOs sicher und vertreten ihn durch den Empfang von Besuchern und der Organisation von Terminen bei Messen und Firmenveranstaltungen.
- Die inhaltliche Mitarbeit und Unterstützung in einem zu definierenden Vorstandsprojekt (New Business Development, Changemanagement, interne Kommunikation etc) runden das Aufgabengebiet ab.
- Qualifikationen
- Sie haben idealerweise ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium, haben gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und eine mehrjährige fundierte Erfahrung in einer Personal Assistant Rolle auf Eigentümer-, Geschäftsführungs
- oder Vorstandsebene in einem internationalen Umfeld.
- Aufgrund Ihres ausgeprägten Organisationstalents und Ihrer analytischen Fähigkeit sind Sie in der Lage mehrere Projekte in einer komplexen, termingesteuerten Umgebung effektiv zu priorisieren und mit komplexen Meeting-Settings souverän zu jonglieren.
- Werte wie Offenheit, Professionalität, Diskretion, Loyalität und Beständigkeit sind Ihnen wichtig und Sie handeln danach. Anderen Menschen begegnen Sie immer mit Wertschätzung und Respekt. Sie können gut zuhören, sind positiv, lösungsorientiert mit hohem Maß an Motivation, sind flexibel und bereit zu lernen.
- Als eine zentrale Kommunikationsdrehschreibe im Unternehmen können Sie mit unterschiedlichen Charakteren gut umgehen und unterstützen durch Diplomatie und Beharrlichkeit den CEO bei seiner Zielerreichung.
- Sie besitzen sehr gute IT-Anwendungskenntnisse (MS, Word, Kalender, Power Point, SAP..).
- Aufgrund unserer internationalen Ausrichtung läuft ein Großteil Ihrer Kommunikation auf Englisch, das sie schriftlich und mündlich ausgezeichnet beherrschen. Ihre Ausdrucksweise auf Deutsch ist fehlerfrei und professionell. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
- Unsere Werte
- Rund 2.100 Frequentis MitarbeiterInnen engagieren sich mit Ihrer Innovationskraft und Technologieorientierung für eine sichere Welt. Unsere Kultur ist von Fairness und Vertrauen, gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt. Als internationales Unternehmen schätzen wir diese Vielfalt und rekrutieren unabhängig von Alter, Geschlecht, Ethnizität, sexueller Orientierung oder Religion. Wir legen Wert auf faire und gute Arbeitsbedingungen, eine optimale Work-Life-Balance und bieten all unseren MitarbeiterInnen gleiche Entwicklungsmöglichkeiten. Dabei setzen wir auf langfristige Arbeitsbeziehungen, um das wertvolle KnowHow unserer MitarbeiterInnen stabil zu halt

  • Executive Assistant to The CEO

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Thales Vollzeit

    Location: Vienna, AustriaThales people architect solutions that support 85 million mainline and suburban passenger journeys, worldwide, every day. Our Rail Signalling and Communication systems are used on metro lines across major cities, and 72,000 kms of route, 52,000 trains per day in 16 countries are controlled by our Traffic Management Systems. Together...

  • Executive Assistant to The CEO

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich weRECRUITING Vollzeit

    weRECRUITING connects talents and teams As a recruitment specialist for managers and leadership positions within real estate, construction, finance and technology, we build the foundation for sustainable success in cooperation with our clients. Through our highly qualified network in the entire German speaking area, we act with flexibility, effectiveness,...

  • Executive Assistant to The CEO

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich TourRadar GmbH Vollzeit

    TourRadar is a venture-backed Adventure Booking Platform disrupting the $200 billion tourism industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market, and sell their organized adventures to travelers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide.Traditionally, booking...

  • Executive Assistant to The CEO

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Ryanair Vollzeit

    Ryanair Group is currently recruiting an enthusiastic and hard-working person to provide executive assistant and administrative support to the Laudamotion CEO & Spokesperson for Ryanair DACH. Carrying 165+m guests p.a. on more than 3,000 daily flights from 80+ bases, the group connects over 200 destinations in 40 countries on a fleet of over 550 aircraft.The...

  • Executive Assistant to The CEO

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FREQUENTIS AG Vollzeit

    Über Uns- Frequentis Group mit Headquarter in Wien ist ein internationaler Anbieter von Kommunikations- und Informationssystemen für Leitzentralen mit sicherheitskritischen Aufgaben. Weltweit vertrauen bereits über 500 Kunden in rund 150 Ländern mit mehr als Arbeitsplätzen unserem Knowhow und langjähriger Erfahrung.In dieser Vertrauensposition legen...

  • Executive Assistant to The Coo and to The

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich SOS Children's Villages Vollzeit

    :SOS Children's Villages, founded in 1949, is the world's largest non-governmental organization focused on supporting children and young people without parental care, or at risk of losing it.Child neglect, abuse and abandonment is everywhere. Families are at risk of separation. Locally led, we work in more than 130 countries and territories to strengthen...

  • Executive Assistant to The Coo and to The

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich SOS Children's Villages International Vollzeit

    SOS Children's Villages, founded in 1949, is the world's largest non-governmental organization focused on supporting children and young people without parental care, or at risk of losing it.- Child neglect, abuse and abandonment is everywhere. Families are at risk of separation. Locally led, we work in more than 130 countries and territories to strengthen...

  • Office Assistant to CEO

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich TTTech Auto AG Vollzeit

    In this long term internship, you will ensure that day-to-day operations are handled professionally at board level. In addition, in this responsible role you will gain deep insights into corporate management and strategy and will be supporting in different projects. You will also act as vacation replacement for our Assistant to the Executive Board.Your...

  • Executive Associate to The CEO

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Storebox Holding GmbH Vollzeit

    Storebox ist die erste komplett digitale Selfstorage- und Logistiklösung in Europa. Mit über 280 Filialen in über 130Städten ist Storebox eines der am schnellst wachsenden Tech-Unternehmen. Gemeinsam lösen wir die Problemeder Urbanisierung und gestalten die Logistik von morgen.Du möchtest deine Ideen in einem schnell wachsenden Scale-Up einbringen und...

  • Senior Assistant to The Division Head

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Raiffeisen Bank International Vollzeit

    Senior Assistant to the Division Head (f/m/x):We are looking for a Senior Assistant to the Division Head and the leadership team in the Head Office Operations department. Head Office Operations embraces all of RBI Vienna activities with corporates and financial institutions customers concerning mid- and back-office tasks. Overall, the Senior Assistant will...

  • Assistant to The Board

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich IMMOFINANZ Vollzeit

    IMMOFINANZ is an international real estate company. We offer you the structure of a large corporation, outstanding development opportunities within a modern working environment and a young and inspiring team. Find out more about IMMOFINANZ and what it means to be part of an international, dynamic organization. See how we design the way towards a new era of...

  • Assistant to The Managing Director

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich CF Energy GmbH Vollzeit

    Job Title: Assistant to the Managing DirectorStart Date:July 10, 2023Location: Vienna, AustriaAbout Us:Along with other members of the CF Energy group, CF Energy GmbH ("CFE") strives to build a clean and sustainable energy future for the planet. Through innovative energy storage systems, we equip customers throughout Europe and the broader region, from the...

  • Assistant to The Director Global Affairs and

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich FOUR PAWS International Vollzeit

    Full-time | 40 hours per week | Vienna Headquarters, AustriaWould you like to contribute to something meaningful and work with us along our mission? This is your chance. We are looking for dedicated people to enrich our team.Your contribution will be Supporting the Director with any organisational, administrative, or animal welfarerelated topics including...

  • Proactive Personal Assistant for CEO

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Arbitrage Media GmbH Vollzeit

    Hey there! We are Arbitrage. Let's get to know each other better, shall we?Are you enthusiastic about managing a busy executive schedule while working remotely?Great, because that's precisely what we are seeking!But that's not all. By the end of 2024, our goal is to be the go-to growth partner for ambitious eCommerce brands aiming to expand their businesses....

  • Personal Assistant to CEO

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Covollini Vollzeit

    Scheduling appointments, booking and arranging travel Type documents and handle post office packages Reminding the manager of important tasks and deadlines Detailed oriented, structured thinking Passion for sales and fashion German and English spoken and written (Russian is an advantage) Wellgroomed appearance, calmWe offer: 20 hours/week with flexible...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    Location: Austria, Wien & Brunn/GebirgeThe executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity, professionalism,...

  • Personal Assistant to General Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich The Ritz-Carlton Vollzeit

    Job Number Job Category AdministrativeLocation The Ritz-Carlton Vienna, Schubertring 5-7, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP Schedule Full-TimeLocated Remotely? NRelocation? NPosition Type Non-Management At more than 100 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create experiences so exceptional that long after a guest stays...

  • Personal Assistant to General Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Ritz-Carlton Vollzeit

    Job Number Job Category AdministrativeLocation The Ritz-Carlton Vienna, Schubertring 5-7, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP Schedule Full-TimeLocated Remotely? NRelocation? NPosition Type Non-Management At more than 100 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create experiences so exceptional that long after a guest stays...

  • Assistant to CEO Mit Fokus Travel-management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Soravia Vollzeit

    Wir sind auf der Suche nach einer engagierten Assistentin mit ausgeprägten Fähigkeiten im Reisemanagement. Als zweite Assistentin unterstützen Sie unseren CEO bei administrativen Aufgaben und koordinieren effektiv die Reisepläne.- Sie verantworten die gesamte Reiseorganisation (Buchung von Hotels, Flügen, Mietfahrzeugen, Seminarräumen, Transfers,...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich BLOCKBASE Vollzeit

    Are you ready to shape the future of energy?Blockbase is an energy transition technology company that helps prevent blackouts and heating homes with clean energy.We are a young international company headquartered in Vienna, with subsidiaries in Sweden and Hong Kong.As a skilled Executive Assistant, you will play a critical role in ensuring the smooth...