Workspace Coordinator

Ruby Paul, als Teil von Ruby Workspaces, gehört zu der jungen und schnell wachsenden Hospitality-Gruppe Ruby, mit bestehenden Hotels und Workspaces in Deutschland, Österreich, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich, sowie viele weitere, im Bau befindliche Projekte in ganz Europa. Die in München ansässige Gruppe um den Gründer und CEO Michael Struck bringt mit Ruby Workspaces Lean Luxury in die Bürowelt: ein Standort im Herzen der Stadt, Top-Design und hochwertige Ausstattung. Durch eine schlanke Organisation und die Konzentration auf das Wesentliche schafft Ruby eine zeitgemäße, bezahlbare Form von Luxus für moderne, kosten
- und stilbewusste Kunden.

Flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsräume in zentraler Lage, ausgestattet auf hohem Niveau. Wir schaffen Raum für Macher die neue Wege gehen, die Zukunft gestalten und lieber zum Kern der Dinge vordringen, als nur an der Oberfläche zu kratzen, genau wie wir.

**Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du**:

- Bist am Empfang erster Ansprechpartner für alle Mieter und Gäste unseres Workspaces und übernimmst Office-Führungen und Besichtigungen
- Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, bist Gastgeber und Hauptansprechpartner vor Ort und somit verantwortlich für die Kundenzufriedenheit
- Nimmst Anrufe entgegen und bist für die Verteilung und Versendung der Post zuständig
- Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie die Inventur
- Stellst Sauberkeit und Ordnung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
- Übernimmst das Onboarding neuer Mieter und bist Ansprechpartner und Markenbotschafter für alle Belange des Workspaces
- Bist für die Vor
- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
- Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
- Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietern um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting
- und Eventflächen
- Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege der Kundendatei oder der Erstellung von Angebots
- und Vertragsunterlagen
- Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistern

**Melde dich bei uns, wenn du**:

- Bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt hast - vielleicht auch schon im Ausland
- Über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität verfügst
- Eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kollegen mitbringst
- Ein hohes Qualitätsbewusstsein besitzt
- Bedürfnisse erkennst und unseren Mietern hierbei beratend zur Seite stehen kannst
- Ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten bist und professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung umgehst
- Nachhaltig denkst und proaktiv dabei hilfst, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
- Eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken zählen kannst
- Sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen bist
- Deutsch und Englisch fließend beherrschst

**Ruby bietet dir**:

- Unbefristete Arbeitsverträge, denn du bist Teil unserer Ruby Family von Tag eins
- Viel Platz für Kreativität und Innovation
- Einen nachhaltigen Onboarding-Prozess mit intensiver Einarbeitung und stetiges on-the-job-Training
- Die Möglichkeit, Prozesse in einer stark wachsenden Organisation mitzugestalten
- Stetig neue Möglichkeiten der persönlichen Entwicklung, das Übernehmen von Verantwortung und attraktive Aufstiegschancen - Gestalten steht vor Verwalten
- Reisemöglichkeiten im In
- und Ausland
- Mitarbeiterraten für dich, deine Familie und Freunde in allen Ruby Hotels
- Teamevents und After Work Veranstaltungen
- Corporate Benefits
- Familiäre Atmosphäre, Kommunikation auf Augenhöhe ohne unnötige Floskeln

**Nicht alles aber dafür das Richtige. Das ist unsere Philosophie: Lean Luxury.**:
Luxus heißt für uns unkomplizierter Komfort anstatt Förmlichkeiten. Inspirierende Menschen statt schöner Fassaden. Seele und Charakter anstatt Hochglanz-Oberflächen. Schlank heißt für uns, nichts bezahlen zu müssen das man nicht braucht oder will. Unwichtiges einfach weglassen, ganz konsequent. In einem Hotel im Herzen der Stadt brauchen wir kein Restaurant und keinen Roomservice. Dafür wollen wir eine lässige Bar, die rund um die Uhr geöffnet ist. Wir brauchen keine riesigen Zimmer, weil Luxus auch auf kleiner Fläche geht. Aber wir wollen, dass alles seinen Platz hat und das Wichtigste perfekt funktioniert: Connected sein, schlafen, sich frisch machen.

Wir haben Spaß an dem was wir tun und nehme