Workspace Coordinator

**Workspace Coordinator / Office Manager (m/w/d) - Ruby Paul Workspace Wien**:
** At Ruby your personality really matters, your time really matters and we strongly believe we groove way better together. At Ruby we keep breaking new ground. **

Ruby Workspaces gehören zur stark wachsenden Hospitality-Gruppe Ruby, mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsräume in zentraler Lage, ausgestattet auf hohem Niveau.
Wir schaffen Raum für Macher die neue Wege gehen, die Zukunft gestalten und lieber zum Kern der Dinge vordringen, als nur an der Oberfläche zu kratzen, genau wie wir.

Du möchtest mit uns die Zukunft gestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Workspace Coordinator für unseren Ruby Paul in Wien.

**Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du**:

- Bist am Empfang erster Ansprechpartner für alle Mieter und Gäste unseres Workspaces und übernimmst Office-Führungen und Besichtigungen
- Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, bist Gastgeber und Hauptansprechpartner vor Ort und somit verantwortlich für die Kundenzufriedenheit
- Nimmst Anrufe entgegen und bist für die Verteilung und Versendung der Post zuständig
- Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie die Inventur
- Stellst Sauberkeit und Ordnung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
- Übernimmst das Onboarding neuer Mieter und bist Ansprechpartner und Markenbotschafter für alle Belange des Workspaces
- Bist für die Vor
- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
- Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
- Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietern um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting
- und Eventflächen
- Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege der Kundendatei oder der Erstellung von Angebots
- und Vertragsunterlagen
- Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistern

**Melde dich bei uns, wenn du**:

- Bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt hast - vielleicht auch schon im Ausland
- Über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität verfügst
- Eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kollegen mitbringst
- Ein hohes Qualitätsbewusstsein besitzt
- Bedürfnisse erkennst und unseren Mietern hierbei beratend zur Seite stehen kannst
- Ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten bist und professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung umgehst
- Nachhaltig denkst und proaktiv dabei hilfst, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
- Eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken zählen kannst
- Sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen bist
- Deutsch und Englisch fließend beherrschst

**So grooven wir**:
**_ Ruby, Ruby, Ruby, Ruby _**
- Dein Style, dein Lachen, deine Ideen - Bring your personality to work
- Better together - bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur weil Montag ist

**_Cause I’m having a good time, having a good time _**
- Less work, same money - Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt
- LEGENwait for itDARY Staff Rates - für dich, deinen Travel Buddy und deine Family & Friends
- Keine Ausreden mehr - wir unterstützen dein Sportprogramm

**_Money, Money, Money _**
- Sharing is caring - mit unserem Profit Sharing-Bonus, wächst mit Ruby auch dein Konto
- Egal wie du zur Arbeit kommst - einen Mobility Zuschuss gibt's on top
- Take it to the next level - sichere dir extra Cash durch Talent Scouting

**_Ain’t no mountain high enough _**
- Level up your game - mit Ruby geht es für dich hoch hinaus
- Innovation ist Teil unserer DNA - Lean Luxury, paperless, cashless,you name it

**Nicht alles aber dafür das Richtige. Das ist unsere Philosophie: Lean Luxury.**
**Luxus heißt für uns unkomplizierter Komfort anstatt Förmlichkeiten. Inspirierende Menschen statt schöner Fassaden. Seele und Charakter anstatt Hochglanz-Oberflächen. Schlank heißt für uns, nichts bezahlen zu müssen das man nicht braucht oder will. Unwichtiges einfach weglassen, ganz konsequent.

Ruby Workspaces sind frei von großen Verpflichtungen, Vorauszahlungen und versteckten Extras.
Unsere Member können sofort los legen, denn wir haben a