Office Assistant Wien

vor 2 Wochen

Wien, Österreich tesa Vollzeit

Als Office Assistenz sind Sie, innerhalb unserer europäischen Organisation, Teil unseres DACH-Teams im Cluster Central. Sie sind verantwortlich für einen reibungslosen und effizienten Betrieb des Büros durch das Überwachen und Ausführen von administrativen und operativen Aufgaben. Darüber hinaus organisieren Sie Firmenveranstaltungen und unterstützen die tesa Kultur.

Sie berichten an Britta von Thun, Office Managerin Central: „Ich gebe meinen Mitarbeitern gerne Freiheit und Verantwortung Ihre Arbeit selbst organisieren und planen zu können. Ich suche stets nach Entwicklungsmöglichkeiten für mein Team und glaube, dass Wissensaustausch und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Ich freue mich darauf, Sie zu unterstützen und mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Ihre Weiterentwicklung sicherzustellen und unsere ehrgeizigen Ziele für die Zukunft zu erreichen.“

**Freuen Sie sich auf ein spannendes Aufgabengebiet**:

- Organisation von Büroabläufen und Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs
- Planung und Organisation von Unternehmensveranstaltungen (Konferenzen, Veranstaltungen) sowie Buchung von Dienstreisen inklusive Organisation von Transport und Unterkunft
- Erster Kontakt für alle das Büro betreffende Dienstleister sowie Lieferanten einschließlich Reinigungs-, Wartungs
- und Sicherheitspersonal
- Verwalten von Datenbanken
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und IT-Ausrüstung
- Erledigung von Korrespondenz, Beschwerden und allgemeinen Anfragen
- Unterstützung des Gebäudemanagements durch Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten
- Spesenabrechnung, Datenbereitstellung für die externe Personalverrechnung & Bearbeitung der Zeiterfassung
- Verwalten und Koordinieren des Fuhrparks
- Verwaltung der Post (Verteilung von Schriftsätzen, Versendung von Paketen)
- Einführung, Optimierung und Pflege von Prozessen/Büroverwaltungssystemen
- Unterstützung beim On-/Offboarding von Mitarbeitern (Übergabe von Equipment, Dokumenten,...)
- Sicherstellung der aktuellen Gesundheits
- und Sicherheitsrichtlinien und der Einhaltung der Compliance
- Verantwortung als Sicherheitsvertrauensperson (externer Kurs wird angeboten)

**Begeistern Sie uns mit Ihren Qualifikationen**:

- Berufserfahrung in den Bereichen Betriebswirtschaft, Kommunikation, Büroverwaltung, Unterstützung von Führungskräften, Sekretariat
- Mindestens 2 Jahre im Verwaltungs
- oder Büromanagement
- Fließend Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen mit Matrixorganisation im Bereich Büromanagement, Büroverwaltung
- Organisationstalent, Zeitmanagement
- und Problemlösungskompetenz
- Gute detailorientierte und analytische Fähigkeiten
- Praktische Erfahrung im Umgang mit Büromaschinen und -geräten
- Starke Kundenorientierung mit dem Bestreben, Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung
- Verlässlichkeit und Diskretion
- Anpassungs
- und Teamfähigkeit
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zum Aufbau von Beziehungen
- Eigeninitiative und hands-on Mentalität
- Sehr gute MS Office-/MS Teams-Kenntnisse und die Fähigkeit, sich in neue Systeme und Verfahren einzuarbeiten
- SAP-Kenntnisse wünschenswert (POs)
- Kenntnisse von Vertragsmanagement-, Travel Management-, Fleet Management-, Ticketing
- Systemen wünschenswert

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Star Inn Wien Hauptbahnhof Vollzeit

    **Über uns**:Leonardo Hotels ist für die Zukunft als langfristig sicherer Arbeitgeber gut aufgestellt und auf der Suche nach Persönlichkeiten Unser Motto BE YOURSELF leben wir. Konformität, strikte Vorschriften und starre Regeln sind bei uns längst Geschichte. Was bei uns zählt ist Deine Persönlichkeit. Niemand muss sich für uns verstecken oder...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Renaissance Hotel Wien Vollzeit

    Sie waren immer eins der wissbegierigen Kinder, die jede Schublade geöffnet und hinter jede Tür geblickt haben und nie verpasst haben "warum" zu fragen, wenn Ihnen etwas erklärt wurde. Heute bringen Sie Ihren persönlichen Stil in jede Erfahrung ein. Sie verbringen Ihr Leben mit dem Entdecken. Wenn das Ihnen vertraut vorkommt, dann sind Sie hier genau...

  • Assistant to Vp Engineering

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Corporate Office Wien Vollzeit

    **Als Assistant to VP Engineering (m/w/d) sind deine Aufgaben u.a.**- unseren Vice President Engineering bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Schriftverkehr und dem Reisemanagement zu unterstützen- Präsentationen, Berichte und Tabellen zu erstellen sowie als Schnittstelle zwischen...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Zeta Holding Vollzeit

    Der biopharmazeutische Markt weist hohe Wachstumsraten auf und weltweit werden Produktionskapazitäten zur Herstellung hochwertiger Medikamente aufgebaut. Die ZETA Gruppe hat sich in diesem herausfordernden Umfeld als verlässlicher und global agierender Engineering Partner etabliert. ZETA designt, baut, automatisiert und qualifiziert Anlagen für aseptische...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa Group Holding GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine moderne Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, dazu zählt auch ein Tourismusbetrieb. In dieser Doppelrolle sind sie eingebettet in das zentrale Headoffice und betreuen gleichzeitig eigenständig ein Appartementhaus in Tirol. Wir suchen eine offene, kommunikative und serviceorientierte Person am Standort in Wien. Office...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa Group Holding GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine moderne Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, dazu zählt auch ein Tourismusbetrieb. In dieser Doppelrolle sind sie eingebettet in das zentrale Headoffice und betreuen gleichzeitig eigenständig ein Appartementhaus in Tirol. Wir suchen eine offene, kommunikative und serviceorientierte Person am Standort in Wien. Office...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa Group Holding GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine moderne Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, dazu zählt auch ein Tourismusbetrieb. In dieser Doppelrolle sind sie eingebettet in das zentrale Headoffice und betreuen gleichzeitig eigenständig ein Appartementhaus in Tirol. Wir suchen eine offene, kommunikative und serviceorientierte Person am Standort in Wien. Office...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arthur D. Little Austria Vollzeit

    **Overview**:- Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Star Inn Wien Hauptbahnhof Vollzeit

    **Über uns**: Leonardo Hotels ist für die Zukunft als langfristig sicherer Arbeitgeber gut aufgestellt und auf der Suche nach Persönlichkeiten! Unser Motto BE YOURSELF leben wir. Konformität, strikte Vorschriften und starre Regeln sind bei uns längst Geschichte. Was bei uns zählt ist Deine Persönlichkeit. Niemand muss sich für uns verstecken oder...

  • Front Office Assistant im Kursalon Hübner

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Sound of Vienna Konzertveranstaltung GmbH Vollzeit

    Front Office Assistant im Kursalon Hübner bei Sound of Vienna Konzertveranstaltung GmbH | softgardenView job here Front Office Assistant im Kursalon HübnerVoll- oder Teilzeit Johannesgasse 33, 1010 Wien, Österreich Ohne Berufserfahrung Ansprechpartner Matthias Christian Wenninger Chief Strategy Officer (CSO Der Kursalon Hübner am Rande des...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa Group Holding GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine moderne Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, dazu zählt auch ein Tourismusbetrieb. In dieser Doppelrolle sind sie eingebettet in das zentrale Headoffice und betreuen gleichzeitig eigenständig ein Appartementhaus in Tirol. Wir suchen eine offene, kommunikative und serviceorientierte Person am Standort in Wien. Office...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa Group Holding GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine moderne Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, dazu zählt auch ein Tourismusbetrieb. In dieser Doppelrolle sind sie eingebettet in das zentrale Headoffice und betreuen gleichzeitig eigenständig ein Appartementhaus in Tirol. Wir suchen eine offene, kommunikative und serviceorientierte Person am Standort in Wien. Office...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa Group Holding GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist eine moderne Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, dazu zählt auch ein Tourismusbetrieb. In dieser Doppelrolle sind sie eingebettet in das zentrale Headoffice und betreuen gleichzeitig eigenständig ein Appartementhaus in Tirol. Wir suchen eine offene, kommunikative und serviceorientierte Person am Standort in Wien. Office...

  • Assistant to Vp Engineering

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Corporate Office Wien Vollzeit

    **Als Assistant to VP Engineering (m/w/d) sind deine Aufgaben u.a.** - unseren Vice President Engineering bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten sowie Vor - und Nachbereitung von Terminen, Schriftverkehr und dem Reisemanagement zu unterstützen - Präsentationen, Berichte und Tabellen zu erstellen sowie als Schnittstelle zwischen...

  • Assistant to Vp Engineering

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Corporate Office Wien Vollzeit

    **Als Assistant to VP Engineering (m/w/d) sind deine Aufgaben u.a.** - unseren Vice President Engineering bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten sowie Vor - und Nachbereitung von Terminen, Schriftverkehr und dem Reisemanagement zu unterstützen - Präsentationen, Berichte und Tabellen zu erstellen sowie als Schnittstelle zwischen...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich CNT Management Consulting GmbH Vollzeit

    Office Assistant / Büroassistenz Wien (w/m/d) **Standort/e**:Wien, AT **Arbeitsmodell**:Vor Ort Als führendes Beratungshaus für SAP Software, insbesondere für SAP S/4HANA Transformationen und SAP Cloud Lösungen, zählt CNT Management Consulting seit 25 Jahren zu den internationalen Top-Beratungen. Mit 450 Prozess - und SAP BeraterInnen in sieben...

  • Back Office Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Makaro GmbH Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: - Als Back Office Assistant sorgst du für reibungslose interne Abläufe bei Makaro. - Du unterstützt aktiv das Management Team bei Projekten und wiederkehrenden Tasks. - Aufgaben wie Unterstützung bei der Buchhaltung, Recherche, Organisation von Projekten, Verfolgung und Dokumentation von Einkaufsbestellungen, etc. fallen in deinen...

  • Assistant, Office Services

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Bain & Company Inc Vollzeit

    Bain & Company ist eine international führende Unternehmensberatung, die Führungskräfte in Entscheidungspositionen weltweit bei der Zukunftsgestaltung unterstützt. Bei uns findest du beste Bedingungen für eine besondere Karriere: Herausfordernde Aufgaben, frühzeitige Verantwortung, ein internationales Umfeld und eine einzigartige Unternehmenskultur....

  • Office Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Interactive Paper Vollzeit

    We are currently seeking an organized and responsible Office Assistant to join our team. This is a part-time position that requires dedication, multitasking, and a hands-on approach to work. As an Office Assistant, you will be part of the backbone of our company, ensuring smooth operations daily. Tasks - Assist with the day-to-day administrative tasks such...

  • Assistant, Office Services

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Bain & Company Inc Vollzeit

    Bain & Company ist eine international führende Unternehmensberatung, die Führungskräfte in Entscheidungspositionen weltweit bei der Zukunftsgestaltung unterstützt. Bei uns findest du beste Bedingungen für eine besondere Karriere: Herausfordernde Aufgaben, frühzeitige Verantwortung, ein internationales Umfeld und eine einzigartige Unternehmenskultur....