Office Assistant Wien

vor 6 Monaten

Wien, Österreich tesa Vollzeit

Als Office Assistenz sind Sie, innerhalb unserer europäischen Organisation, Teil unseres DACH-Teams im Cluster Central. Sie sind verantwortlich für einen reibungslosen und effizienten Betrieb des Büros durch das Überwachen und Ausführen von administrativen und operativen Aufgaben. Darüber hinaus organisieren Sie Firmenveranstaltungen und unterstützen die tesa Kultur.

Sie berichten an Britta von Thun, Office Managerin Central: „Ich gebe meinen Mitarbeitern gerne Freiheit und Verantwortung Ihre Arbeit selbst organisieren und planen zu können. Ich suche stets nach Entwicklungsmöglichkeiten für mein Team und glaube, dass Wissensaustausch und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Ich freue mich darauf, Sie zu unterstützen und mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Ihre Weiterentwicklung sicherzustellen und unsere ehrgeizigen Ziele für die Zukunft zu erreichen.“

**Freuen Sie sich auf ein spannendes Aufgabengebiet**:

- Organisation von Büroabläufen und Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs
- Planung und Organisation von Unternehmensveranstaltungen (Konferenzen, Veranstaltungen) sowie Buchung von Dienstreisen inklusive Organisation von Transport und Unterkunft
- Erster Kontakt für alle das Büro betreffende Dienstleister sowie Lieferanten einschließlich Reinigungs-, Wartungs
- und Sicherheitspersonal
- Verwalten von Datenbanken
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und IT-Ausrüstung
- Erledigung von Korrespondenz, Beschwerden und allgemeinen Anfragen
- Unterstützung des Gebäudemanagements durch Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten
- Spesenabrechnung, Datenbereitstellung für die externe Personalverrechnung & Bearbeitung der Zeiterfassung
- Verwalten und Koordinieren des Fuhrparks
- Verwaltung der Post (Verteilung von Schriftsätzen, Versendung von Paketen)
- Einführung, Optimierung und Pflege von Prozessen/Büroverwaltungssystemen
- Unterstützung beim On-/Offboarding von Mitarbeitern (Übergabe von Equipment, Dokumenten,...)
- Sicherstellung der aktuellen Gesundheits
- und Sicherheitsrichtlinien und der Einhaltung der Compliance
- Verantwortung als Sicherheitsvertrauensperson (externer Kurs wird angeboten)

**Begeistern Sie uns mit Ihren Qualifikationen**:

- Berufserfahrung in den Bereichen Betriebswirtschaft, Kommunikation, Büroverwaltung, Unterstützung von Führungskräften, Sekretariat
- Mindestens 2 Jahre im Verwaltungs
- oder Büromanagement
- Fließend Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen mit Matrixorganisation im Bereich Büromanagement, Büroverwaltung
- Organisationstalent, Zeitmanagement
- und Problemlösungskompetenz
- Gute detailorientierte und analytische Fähigkeiten
- Praktische Erfahrung im Umgang mit Büromaschinen und -geräten
- Starke Kundenorientierung mit dem Bestreben, Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung
- Verlässlichkeit und Diskretion
- Anpassungs
- und Teamfähigkeit
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zum Aufbau von Beziehungen
- Eigeninitiative und hands-on Mentalität
- Sehr gute MS Office-/MS Teams-Kenntnisse und die Fähigkeit, sich in neue Systeme und Verfahren einzuarbeiten
- SAP-Kenntnisse wünschenswert (POs)
- Kenntnisse von Vertragsmanagement-, Travel Management-, Fleet Management-, Ticketing
- Systemen wünschenswert

  • Assistant Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Hotel Kaiserhof Wien Vollzeit

    Möchtest du ein Teil unserer über 125 jährigen Geschichte werden? Wir suchen eine/n qualifizierten und motivierten Assistant Front Office Manager (m/w/d) in Vollzeitanstellung mit gepflegtem Äußeren, guten Umgangsformen und Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie. Vollzeit Als Mitarbeiter an der vordersten Front unseres Hauses trägst du maßgeblich...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Star Inn Wien Hauptbahnhof Vollzeit

    **Über uns**: Leonardo Hotels ist für die Zukunft als langfristig sicherer Arbeitgeber gut aufgestellt und auf der Suche nach Persönlichkeiten! Unser Motto BE YOURSELF leben wir. Konformität, strikte Vorschriften und starre Regeln sind bei uns längst Geschichte. Was bei uns zählt ist Deine Persönlichkeit. Niemand muss sich für uns verstecken oder...

  • Sales Assistant in Wien

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Eurest Restaurationsbetriebsgesellschaft m.b.H. Vollzeit

    Wir bieten Ihnen einen langfristigen Arbeitsplatz in einem expandierenden Unternehmen, mit geregelten Arbeitszeiten, ohne Wochenend - und Feiertagsdienste. Werden Sie als **Sales Assistant** Teil eines lebendigen Unternehmens mit Perspektiven in Wien! Ihre Aufgaben: - Unterstützung beim Verkauf von diversen Inhouse Cateringveranstaltungen -...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Hotel Kaiserhof Wien Vollzeit

    Möchtest du ein Teil unserer über 125 jährigen Geschichte werden? Wir suchen eine/n qualifizierten und motivierten Assistant Front Office Manager (m/w/d) in Vollzeitanstellung mit gepflegtem Äußeren, guten Umgangsformen und Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie. Anstellungsart: Vollzeit Als Mitarbeiter an der vordersten Front unseres Hauses...

  • Office Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich CNT Management Consulting GmbH Vollzeit

    Office Assistant / Büroassistenz Wien (w/m/d) **Standort/e**:Wien, AT **Arbeitsmodell**:Vor Ort Als führendes Beratungshaus für SAP Software, insbesondere für SAP S/4HANA Transformationen und SAP Cloud Lösungen, zählt CNT Management Consulting seit 25 Jahren zu den internationalen Top-Beratungen. Mit 450 Prozess - und SAP BeraterInnen in sieben...

  • Back Office Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Makaro GmbH Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: - Als Back Office Assistant sorgst du für reibungslose interne Abläufe bei Makaro. - Du unterstützt aktiv das Management Team bei Projekten und wiederkehrenden Tasks. - Aufgaben wie Unterstützung bei der Buchhaltung, Recherche, Organisation von Projekten, Verfolgung und Dokumentation von Einkaufsbestellungen, etc. fallen in deinen...

  • Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FH Campus Wien Vollzeit

    BeschreibungUnser Team am FH Campus Wien sucht eine qualifizierte und engagierte Person als Executive Assistant, um die Geschäftsführung zu unterstützen.AufgabenUnterstützung bei organisatorischen und administrativen AufgabenBearbeitung von Büroagenden, Dokumenten und SchriftverkehrTerminkoordination und -verwaltungVor- und Nachbereitung von Meetings,...

  • Assistant, Office Services

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Bain & Company Inc Vollzeit

    Bain & Company ist eine international führende Unternehmensberatung, die Führungskräfte in Entscheidungspositionen weltweit bei der Zukunftsgestaltung unterstützt. Bei uns findest du beste Bedingungen für eine besondere Karriere: Herausfordernde Aufgaben, frühzeitige Verantwortung, ein internationales Umfeld und eine einzigartige Unternehmenskultur....

  • Assistant, Office Services

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Bain & Company Inc Vollzeit

    Bain & Company ist eine international führende Unternehmensberatung, die Führungskräfte in Entscheidungspositionen weltweit bei der Zukunftsgestaltung unterstützt. Bei uns findest du beste Bedingungen für eine besondere Karriere: Herausfordernde Aufgaben, frühzeitige Verantwortung, ein internationales Umfeld und eine einzigartige Unternehmenskultur....

  • Assistant Front Office Manager:in

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Hotel Sacher Vollzeit

    Das **HOTEL SACHER WIEN** wurde 1876 von Eduard Sacher, dem Sohn des weltberühmten Erfinders der **ORIGINAL SACHER-TORTE**, eröffnet. Es ist das einzige privat geführte Luxushotel in Wien gleich vis à vis der Staatsoper und steht seit über 140 Jahren für Wiener Charme und zeitgemäßen Luxus, die sich in jedem der 152 Zimmer sowie in unserem...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Hotel Kaiserhof Wien Vollzeit

    Möchtest du ein Teil unserer über 125 jährigen Geschichte werden? Wir suchen eine/n qualifizierten und motivierten Assistant Front Office Manager (m/w/d) in Vollzeitanstellung mit gepflegtem Äußeren, guten Umgangsformen und Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie. Anstellungsart: Vollzeit Aufgaben Als Mitarbeiter an der vordersten Front unseres...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Hotel Kaiserhof Wien Vollzeit

    Möchtest du ein Teil unserer über 125 jährigen Geschichte werden? Wir suchen eine/n qualifizierten und motivierten Assistant Front Office Manager (m/w/d) in Vollzeitanstellung mit gepflegtem Äußeren, guten Umgangsformen und Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie. Anstellungsart: VollzeitAufgaben Als Mitarbeiter an der vordersten Front unseres...

  • Front Office Assistant im Kursalon Hübner

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Sound of Vienna Konzertveranstaltung GmbH Vollzeit

    Front Office Assistant im Kursalon Hübner bei Sound of Vienna Konzertveranstaltung GmbH | softgarden View job here Front Office Assistant im Kursalon Hübner Voll- oder Teilzeit Johannesgasse 33, 1010 Wien,...

  • Front Office Assistant Im Kursalon Hübner

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Sound of Vienna Konzertveranstaltung GmbH Vollzeit

    Der Kursalon Hübner am Rande des Wiener Stadtparks ist im In - und Ausland als renommierte Konzert - & Kulturveranstaltungslocation bekannt. An jenem Ort, an dem bereits der Walzerkönig Johann Strauss II. höchstpersönlich sein musikalisches Können zum Besten gab, verzaubert heute das Team von Sound of Vienna seine internationalen Gäste täglich mit...

  • Front Office Mitarbeiter im H2 Hotel Wien

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich H2 Hotel Wien Vollzeit

    Wir suchen nach Ihnen!">Beschreibung der StelleUnser H2 Hotel Wien bietet exklusive Unterbringungsmöglichkeiten mitten in Wien. Als Front Office Mitarbeiter/ Hausmeister (m/w) werden Sie Teil unseres engagierten Teams und unterstützen uns bei der Erfüllung unserer Mission.Zu Ihren Aufgaben gehören:Empfangs-Experte: Dreh- und Angelpunkt am...

  • Office Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Die Firma Fittydent International wurde 1982 in Österreich gegründet und ist auf die Herstellung und den weltweiten Verkauf von Medizinprodukten für Zahnprothesenträger:Innen spezialisiert. Für unser Headoffice in 1230 Wien suchen wir ab Jänner 2025 einen Office Assistant (w/m/d) Vollzeit oder Te... Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt...

  • Front Office Mitarbeiterin für die Sucht- und Drogenkoordination Wien

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Sucht- und Drogenkoordination Wien Vollzeit

    Beschreibung:Unsere Organisation ist eine sehr innovative und effektive Einheit, die sich mit der Umsetzung der Wiener Sucht- und Drogenstrategie befasst. Wir suchen eine motivierte Person im Front Office / Organisation (w/m/d) für 37 Wochenstunden.Aufgaben:Klient*innenaufnahme / ErstinformationVergabe und Koordination der Klient*innen-TermineDurchführung...

  • Sekretariatsleiterin in Wien

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich FH Campus Wien Vollzeit

    Wir suchen eine Sekretariatsleiterin für unser Team an der FH Campus Wien.BeschreibungDie FH Campus Wien ist eine führende Hochschule in Österreich und bietet ein umfassendes Angebot an Studiengängen. Wir sind auf der Suche nach einer erfahrenen Sekretariatsleiterin, die unsere Geschäftsführung unterstützen kann.Gehalt: Das Gehalt richtet sich nach...

  • Sales Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich JACK & JONES Vollzeit

    Eine Welt - eine Philosophie - eine Familie, dafür steht die Unternehmenskultur von BESTSELLER. 1975 als Familienunternehmen in Dänemark gegründet, beschäftigen wir heute mehr als 18.000 Mitarbeiter in über 3.000 Stores weltweit und sind damit eines der größten europäischen Modeunternehmen. Zu unseren Marken zählen VERO MODA, JACK&JONES, NAME IT,...

  • Office Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Arthur D. Little Austria Vollzeit

    **Overview**: - Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...